In één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag!

In één dag met het nieuwe werken aan de slag, kan dat? Jazeker, het kan zelfs in 15 minuten! Onlangs werd mij tijdens een bijeenkomst gevraagd naar mijn mening over de stelling: “Je kunt binnen 15 minuten aan de slag met Het Nieuwe Werken”. Door alle spanning, het werd opgenomen voor HNWblog.tv, stamelde ik: “Natuurlijk, het gaat om de mentale switch, dat kan in een seconde”. Ik vergat helemaal te vertellen dat ook de uitvoering in 15 minuten kan. Dat had ik nota bene een week eerder eigenhandig bij een klant gerealiseerd. Een klein bedrijf weliswaar, maar toch. Okay, het was misschien iets meer dan 15 minuten, een uur misschien, laten we het verruimen tot één dag. Iets reëeler en het rijmt dan leuk: ‘In één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag!’ Of in het engels: ‘HNW in one day’. In dit artikel een uitgewerkt praktijkvoorbeeld. Als voorproefje van een praktijkmiddag vol cases en demo’s.

Casus ‘zwangerschapsverlof’

Een goed lopend online handelshuis met internationale ambitie is 7×24 uur in bedrijf. Het kernteam bestaat uit twee, het totale team uit drie personen. Veel taken zijn uitbesteed, het kernteam voert daarover de regie. Men heeft geen invloed op de door zakenrelaties gebruikte hard- en software. Er wordt gewerkt op drie locaties: thuis, op kantoor en in het magazijn. Er is behalve internetverbinding thuis en op kantoor geen ict-infrastructuur. De communicatie met klanten en zakenrelaties verloopt volledig via email en telefoon. De directrice doet alles vanaf haar laptop met een externe harddisk als back-up. Feitelijk wordt het hele bedrijfssproces ondesteund door drie Office applicaties: Outlook, Word en Excel. Deze werkwijze bevalt op zich goed, behalve dat informatie, taken en acties moeilijk overdraagbaar zijn. En dat is wel nodig want over twee maanden wordt een kind verwacht. De vraagstelling: “Anticiperen op internationale groei en zwangerschapsverlof door ingebruikname van aanvullende, slimme software om efficient en effectief informatie te delen bij een gelijkblijvend proces.” Randvoorwaarden: snel te realiseren, eenvoudig, niet duur en ook bruikbaar zonder internetverbinding.

Dropbox

Mijn antwoord: Dropbox! Hélemaal geknipt voor deze situatie: multiplatform, werkt on- en offline, mobiele toegang tot documenten en foto’s, deze kunnen delen, synchroniseren en back-uppen, tot 100GB. Oneindige hoeveelheid gebruikers bovendien, voor enkele tientjes per maand. Ik heb het ter plekke op haar laptop geïnstalleerd, uitgelegd, snel de bestanden ge-upload en relevante folders gedeeld met collega’s. Hen ook kort geïnstrueerd. Meer was niet nodig, want na het klikken op de email-link ‘er zijn bestanden met u gedeeld’, wijst het zich vanzelf. Als het bij elkaar een uur heeft geduurd is het lang, inclusief de koffie.

Inmiddels gaat de opdrachtgeefster fluitend aan de slag. Naar volle tevredenheid werkt ze ‘altijd, overal en met iedereen samen’, zo bleek bij navraag. Haar plannen om na afloop van haar verlof over te stappen op geïntegreerde pakketsoftware had ze laten varen, ze zei: “Nergens voor nodig, dit werkt uitstekend, ik kan er met gerust hart een paar maanden tussenuit. Daarna houd ik het hierbij, bespaart me een hoop geld en gedoe.”

Succesfactoren

Dit bedrijf is letterlijk ‘in één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag’. Waarom is dat gelukt? Ik denk dat de volgende factoren bepalend zijn geweest voor het succes: een informatie-intensief digitaal primair proces, een beslissingsbevoegde en actiegerichte opdrachtgever, focus op businessdoelen, pragmatische visie op gebruik van ICT, noodzakelijke samenwerking over bedrijfsgrenzen heen, wens tot minder email- en telefoonverkeer, geen beperkende ICT-afdeling of -regelgeving, internet zien als oplossing.

Nieuw denken

Dit is een simpel voorbeeld van hoe het nieuwe werken in één dag te doen is. Ik kan wel meer voorbeelden geven. Rode draad is daarbij dat het om ondernemers gaat die allang ‘nieuw denken’, maar door hun ICT-leverancier niets te horen krijgen over ‘nieuw doen’. Met online software bijvoorbeeld. Tegen variabele kosten, zonder investeringen en met ‘unlimited users’. Daarvan wordt ‘de aarde tenminste echt plat!’ Innovatief werken hoeft niet perse gepaard te gaan met moeilijke cultuurtrajecten. Zullen grotere bedrijven hun data op Dropbox zetten? Waarschijnlijk niet. Zullen ze de online oplossingen van Microsoft, IBM, Google en Salesforce gaan gebruiken? Waarschijnlijk wel. Althans, volgens Gartner. Zij voorspellen dat bedrijven uiterlijk in 2020 samenwerking ondersteunen met online software van een van deze partijen.

Praktijkmiddag

In dit artikel komt slechts één casus aan bod. Er zijn er veel meer. Van ondernemers die ‘in één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag’ zijn gegaan. Zij komen daarover 25 mei uitgebreid vertellen tijdens het event ‘Nederland Werkt Online’. Het is een middag vol cases, demo’s en workshops ‘slimmer werken’. Naar mijn bescheiden mening zijn dat voor ondernemers de belangrijkste ingrediënten om daadwerkelijk aan de slag te gaan met Het Nieuwe Werken.

Ben je er nog niet van overtuigd dat de wereld er op dit vlak een stuk eenvoudiger uit zou kunnen zien? Schrijf je dan in voor dit event en kom 25 mei naar Utrecht! Voor lezers van HNWblog is er een speciale kortingsactie.