Het Nieuwe (Samen) Denken

Een voorwaarde om goed te kunnen samenwerken is dat we leren om effectief samen te denken. Dat is nog niet zo eenvoudig als het lijkt. Dit artikel gaat over visueel vastleggen en ondersteunen van sessies en vanuit een gezamenlijk denkmodel als team gericht tot actie overgaan. Verder bekijken we de mogelijkheden van WEB 2.0 technologie om dit te ondersteunen.

Niet productieve denksessies

De resultaten van brainstormsessies en vergaderingen voldoen vaak niet aan de verwachtingen. In mijn trainingen vraag ik mensen vaak naar de productiviteit van dit soort sessies en over het algemeen zijn ze er niet tevreden over.

Veel gehoorde oorzaken zijn:

• niet iedereen doet mee
• het is moeilijk om de samenhang te zien (grotere geheel)
• het is moeilijk om geconcentreerd en gefocust te blijven
• ik herken me vaak niet in de rapportage van de sessie.

Herken je dit? Hoe kunt je effectiever samen denken en daarmee productiever worden als team?

Van gezamenlijk denkmodel naar actie

In de inleiding zei ik al dat effectief samen denken een voorwaarde voor teams is om ook echt productief te kunnen samenwerken. Een term die in dit verband vaak genoemd wordt is “shared mental models” ofwel gezamenlijke denkmodellen. In literatuur en onderzoek hiernaar komt iedere keer weer het begrip “visualisatie” in de een of andere vorm naar voren. Een denkmodel kan het beste visueel weergegeven worden.

Aan de universiteit van St. Gallen en Lugano is onderzoek naar verricht naar het effect van visualisatie tijdens management vergaderingen. De conclusies zijn interessant.

Managers die gebruik maken van visuele ondersteuning tijdens hun bijeenkomsten:

• zijn productiever – produceren significant meer ideeën
• herinneren zich meer details
• leren meer van de besprekingen
• komen sneller tot gerichte actie

Buiten deze bevindingen werd ook gezegd dat de resultaten waarschijnlijk afgevlakt zijn omdat het moeilijk is voor mensen om over te schakelen van de “oude” manier van vergaderen naar vergaderingen die live visueel worden vastgelegd. Hieronder een filmpje waarin Martin Eppler de resultaten toelicht.

Visueel vergaderen en gamestorming

Door sessies visueel te ondersteunen en vast te leggen bouw je samen een denkmodel. Daardoor tackel je vrijwel automatisch veel van de eerder genoemde oorzaken die een sessie minder productief maken want:

• Iedereen doet mee en bouwt aan het gezamenlijke model
• De samenhang is meteen duidelijk omdat het model het “grotere geheel” weergeeft
• Door de combinatie van interactie en visualisatie is het gemakkelijker om gefocust te blijven
• Het gezamenlijke denkmodel is tevens de rapportage.

Het is daarom ook niet vreemd dat er een beweging gaande is om sessies visueel vast te leggen. Dit is mede dankzij David Sibbet die met zijn bedrijf “The Grove“‘ een van de grondleggers van visuele vergaderingen is. Hij heeft zijn 35 jarige ervaring gebundeld in een boek “Visual Meetings” wat zeer zeker een aanrader is voor iedereen die met denksessies te maken heeft.

Ook het boek “Gamestorming” van Dave Gray en Sunni Brown is beslist de moeite waard. Het herdefinieert “brainstroming” en voegt er een extra creatieve component aan toe. Aan de hand van praktische voorbeelden kun je inspiratie opdoen wat de beste “game” is om met je groep te spelen. Al deze games zijn methoden om ideeën te genereren.

Als laatste noem ik de methode “Back of the Napkin” van Dan Roam. Het beschrijft het proces van visueel denken en is minder gericht op groepen.

Al deze boeken gaan uit van fysieke aanwezigheid van de deelnemers en het gebruik van papier en stiften. Het Nieuwe Werken gaat ook over onafhankelijk van tijd en plaats met elkaar kunnen samenwerken. Kunnen we nieuwe WEB 2.0 technologie inzetten om sessies visueel te ondersteunen en denkmodellen vast te leggen? Jazeker!

Online sessies ondersteunen

Dankzij de nieuwe technologie is het makkelijker dan ooit om ideeën te delen en dat kan ook op een visuele manier.

Het meest eenvoudige en zeer doeltreffend zijn de online whiteboard applicaties zoals dabbleboard, virtual-whiteboard of Scriblink. Dit zijn webapplicaties waarmee je samen tegelijkertijd kunt werken. Je kunt foto’s en soms ook bestanden uploaden en delen. De meeste services zijn zeer laagdrempelig en hebben een gratis versie.

Verder zijn er de online mindmap applicaties. Hiermee kun je eenvoudig samen mindmaps maken. Veel van deze webapplicaties bieden ook de mogelijkheid om documenten te linken of te embedden, hyperlinks te gebruiken en taakinformatie weer te geven waardoor ze zeer geschikt zijn voor projectgroepen. Veel gebruikt zijn MindMeister, Comapping, MindManager Catalyst, Xmind en Seavus Dropmind.

Als laatste wil ik de software noemen die gemaakt is naar aanleiding van het besproken onderzoek op de universiteit van St. Gallen en Lugano. Deze sofware “Let’s Focus” genaamd geeft je de mogelijkheid om metaforen en (eigen) modellen te gebruiken als onderlegger voor de ideeën of objecten. Een voorbeeld:

Ik hoop dat dit artikel je geïnspireerd heeft om eens op een andere manier samen te denken en hoe je daarbij gebruik kunt maken van moderne technologie. Je kunt gerust contact met me opnemen voor vragen of plaats je commentaar onder aan de blog.