Het nieuwe samenwerken: mix van wensen en tools

Het nieuwe samenwerken. Honderd wensen. Duizend tools. Duizend en één oplossingen. Kortom, meegaand in de ‘vrijwillige’ noodzaak van de cultuurverandering op de werkvloer, verdwalen beslissers nog weleens in een woud van wensen en keuzen. En hoe groter de organisatie, hoe meer stakeholders en hoe meer wensen, dus: hoe moeilijker de keuze. Of niet?

In het samenwerkingsproces is communicatie key. Nu medewerkers steeds vaker flexibel werken – thuiswerken, papa- en mamadagen, flexibele werkplekken – wordt het overbruggen van afstand en tijd belangrijker. Gelukkig kan online alles. Maar juist door het grote aanbod, zijn directeuren en managers genoodzaakt tot het maken van keuzes. En daarbij ligt de nadruk de ene keer op het sociale-, de andere keer op het werkproces. Een goede mix van social en business vormt de basis voor een optimale samenwerking. Echter, het feit dat tools gespecialiseerd zijn en er nu eenmaal gekozen moet worden, maakt dat er nog weleens gaten vallen in de online samenwerking.

Daarom is een platform dat the best of both worlds combineert wenselijk voor optimale samenwerking. Denk aan een interactief intranet met daarop de mogelijkheid om statische content te plaatsen, door middel van bijvoorbeeld een mappenstructuur. Met daarnaast een centrale timeline voor de interactie, aangevuld met een app waarmee informatie te raadplegen is en waarop kan worden gereageerd.

Intranet, waar kies je voor?

Om te beginnen moet worden besloten of het intranet wordt ingezet voor samenwerken of niet. Ook kan worden gekozen voor een combinatie: én een intranet, én een sociaal mediaplatform. Nadat is gekozen welke functies benodigd zijn, is het van belang je als organisatie af te vragen voor wie het intranet precies bedoeld is. Als het ook buiten de organisatie moet functioneren – er wordt nu eenmaal veel met externe partijen samengewerkt – dan slaat dat ‘intra’ natuurlijk nergens op.

In een dergelijk geval zou je voor LinkedIn kunnen kiezen, waarop immers iedereen met elkaar in verbinding staat, zowel binnen als buiten de organisatie. Daarbij rijst de vraag: kan dat volwaardig worden gebruikt  als intranet? Of je kiest voor Yammer, de organisatiebrede microblog, die de koffiepraat erin houdt, of je nu op kantoor bent of niet. Maar wil je daar dan wel ‘buitenstaanders’ op toelaten? Het overheidsplatform Pleio laat medewerkers over organisatiegrenzen heen werken, niet onbelangrijk met het oog op de vele ketensamenwerkingen tussen provincies, gemeenten en derde partijen. Iets dergelijks doen tools als METT en Viadesk ook, maar dan voor alle organisaties.

Documenten delen en meer

Wat komt er verder kijken bij het nieuwe samenwerken? In ieder geval dat je elkaars documenten makkelijk kunt bekijken, downloaden, uploaden, erop reageren, et cetera. En bij grote projecten liefst niet via mail. Voor je het weet verzeilt zo’n document in de krochten van de mailbox. Hoe meer deelnemers, des te groter de kans dat je door de vele bijdragen via verschillende kanalen het overzicht verliest.

Dus liefst centraal opslaan, en dus makkelijk vindbaar (groepen, mappen, taggen) voor alle betrokkenen. Bovendien is alles zo overal vandaan benaderbaar. Maar bij samenwerking draait het niet om documenten alleen. Juist ook de (kennis)werkers zelf en het raadplegen van hun expertise zijn van belang. Projectmanagement, netwerken. Inspiratie en creatie. Deze nieuwe basisbehoeften van samenwerken zijn met een beetje handigheid redelijk naadloos te verenigen via diverse platforms, tools en apps. Toch zou je bijna verlangen naar het ideaalplaatje met slechts één platform waarop alle functies gebundeld zijn. Projectplace doet een poging, Viadesk ook, en Sharepoint met Yammer.

Mobiel

Over mobiel samenwerken is bijna nog niets gezegd. Nu dan. Doordat medewerkers steeds minder op een vaste plek zitten, veel onderweg zijn of op andere plekken werken, wordt al snel naar een iPad of Android gegrepen. Het opstarten daarvan is immers sneller dan van een notebook. Het nauw aansluiten van mobiele apps op de desktoptoepassingen is dus onontbeerlijk. Juist op een flexplek, onderweg of thuis. En tijdens vergaderingen is het van belang ideeën te kunnen delen, beslissing te forceren en definitieve documenten te uploaden.

Oplossingen zijn voor Mac/iOS-gebruikers de verschillende iWork-apps voor zowel desktop als iPad/iPhone, waardoor werknemers mobiel met Pages, Numbers en Keynote kunnen werken. Ook handig is de zeer praktische mobiele app Wunderlist.

Uiteindelijk leidt die mobiele samenwerking tot meer flexibiliteit, inspiratie en creativiteit. Precies wat we willen. Volgende keer meer over de toepassing en mogelijkheden van bovenstaande apps.