Het Nieuwe Vergaderen, 10 tips

Bij een nieuwe manier van werken hoort echt een nieuwe manier van vergaderen. Het werkoverleg wordt steeds meer de enige plek waar collega’s elkaar “zien” (tussen aanhalingstekens, want soms kan een overleg natuurlijk ook prima virtueel). De koffieautomaatgesprekken worden minder en voor informatie-uitwisseling hoeven we echt niet meer bij elkaar te komen.

Onlangs kreeg Centraal Beheer Achmea veel aandacht omdat ze een vergadervrije week hadden ingesteld. Of, nou ja, bijna vergadervrij, want de enige spelregel was: maximaal een halfuur per keer met een collega overleggen. De initiatiefnemers wilden de collega’s laten ervaren dat je ook met een snel en informeel overleg veel kunt bereiken.

Een mooi plan – goed dat er wordt gewerkt aan bewustwording – maar het lijkt toch vooral te gaan om de ‘nummers’: de hoeveelheid en de lengte van de vergaderingen. Terwijl het volgens mij juist zou moeten gaan over de kwaliteit van vergaderingen. Een vergadering voelt vaak te lang, zelfs al duurt die maar een halfuur.

De hoe

Emesa (het succesvolle bedrijf achter Vakantieveilingen.nl) heeft één keer per week werkoverleg. Ze hebben geen vooraf vastgestelde agenda, maar de afspraak dat alleen zaken worden besproken waarvoor collega’s nodig zijn om verder te komen. De ene week duurt het overleg vijftien minuten, de andere week tweeënhalf uur…. Tweeënhalf uur, ja. En die voelen niet als verspilde, inefficiënte tijd.

Hoog tijd om eens te gaan nadenken over ‘de hoe’, over je manier van overleggen. Het met elkaar om de tafel zitten en een agenda aflopen is een manier van overleggen. En zo zijn er nog veel meer. Tien tips om mee te experimenteren in je overleg:

1. Werk, net als Emesa, zonder vooraf vastgestelde agenda, maar maak deze aan het begin.
2. Maak werkoverleggen facultatief. Daardoor heb je als ‘voorzitter’ ook de taak het overleg aantrekkelijk te maken.
3. Overleg op een andere plek. Dat kan zowel fysiek (café, vergaderruimte van een ander bedrijf) als virtueel (Skype, Haucer.nl, Google+).
4. Weg met de tafel! Zet de stoelen in een cirkel, of overleg staand.
5. Probeer eens een dagelijks korte (tien minuten, geen koffie) ‘stand-up’ waarin iedereen drie vragen beantwoordt. Bijvoorbeeld: wat heb je gisteren gedaan, wat ga je vandaag doen, waar verwacht je hulp van anderen bij nodig te hebben?
6. Geef de deelnemers een rol. Denk aan de positivo, de criticaster, de wilde ideeën-spuier, et cetera. Of kijk nog eens naar de profielen uit ManagementDrives, Insights, MBTI (gebruik je die ook nog eens).
7. Maak je overleg visueel; gebruik borden, muren, ramen, vloer.
8. Start met een (rond)vraag. Als deelnemers in de eerste tien minuten iets zeggen, zullen ze actiever deelnemen in de rest van het overleg.
9. Varieer in werkvorm. Een goede vorm ondersteunt en versterkt de inhoud. Wil je ergens over discussiëren, doe het dan eerst eens in drietallen en ga dan pas plenair.
10. Zorg voor iets te drinken en te eten. Als je langer vergadert, helpen koffie, thee, water, frisdrank, snoep, fruit, koekjes en broodjes de aandacht erbij te houden.

Aan de slag! En varieer

Natuurlijk moet je niet alles in een keer willen doen en sommige tips passen ook niet in hetzelfde overleg. Maar ga vooral aan de slag en varieer. Als je iets vindt dat werkt, mooi! Maar waak dan voor nieuwe sleetsheid. Je bent niet klaar met een eenmalige werkoverleg-reparatie-actie. Scherp blijven op de kwaliteit van je overleg en blijven variëren kan ervoor zorgen dat collega’s graag naar je overleg komen en met energie weer vertrekken.

Meer weten?
Kom dan bijvoorbeeld 17 mei naar de gratis workshop ‘Het Nieuwe Werkoverleg’, voor tips, trucs en nadenkertjes over vorm, ‘voorzitten’ en structuren.