Het Nieuwe Werken begint bij een schoon bureau
De zomerperiode is het ideale moment om je archieven weer eens op te ruimen. Binnen Eneco zijn we bezig met de voorbereidingen op Het Nieuwe Werken en daar hoort ook digitaal werken bij. De zomerperiode is dus zeker voor ons hét moment om voor eens en voor altijd de troep op te ruimen die niet meer nodig is.
Ik werk zelf inmiddels al negen maanden volgens de nieuwe manier. Vrij gemakkelijk ben ik overgestapt op totaal papierloos te werken. Mijn laptop is mijn beste vriend geworden. Deze heb ik altijd bij me en daardoor heb ik ook altijd al mijn documenten bij de hand. De enige kastruimte die ik nog gebruik is mijn locker waar mijn laptop en mijn tas in staan. Meer heb ik niet meer nodig. Dit zorgt voor een enorme flexibiliteit. Er is niets meer dat me aan mijn werkplek bindt. Mijn laptop kan ik op ieder moment oppakken en meenemen.
Keuzes van Het Nieuwe Werken
Het enige dat nu nog aan mij knaagt is mijn oude ladeblok. Op mijn voormalige werkplek staat nog een kastje met ‘oude zooi’. Ik heb al een aantal keer een poging gewaagd om dit op te gaan ruimen, maar schrik steeds weer terug van alle keuzes die ik hierbij zal moeten maken. Niets wat erin ligt is nog actueel en heb ik al zeker een jaar niet meer nodig gehad, maar het zijn allemaal dingen die ooit heel belangrijk waren. Kan echt alles in de container verdwijnen? Of moet ik het juist actief gaan inscannen?
Intussen zijn we bezig om alle afdelingen van Eneco te helpen bij het begeleiden van de overgang naar papierloos werken. Daarbij hanteren we de volgende stappen om de archieven aan te pakken:
1. Vernietigen
2. Overbrengen naar archief
3. Herordenen
4. Scannen
De verwachting is daarmee dat alle afdelingen van Eneco voor 1 maart 2012 alle archieven hebben teruggebracht tot één strekkende meter per persoon. Dat scheelt enorm veel ruimte in Eneco World, het nieuwe hoofdkantoor. Maar dat is niet de belangrijkste reden. De reden waarom we papierloos willen gaan werken is dat papier je bindt aan je werkplek. Als de stapel op je bureau te groot wordt, krijg je de neiging deze te laten liggen en daardoor dus toch steeds weer op dezelfde plek te gaan zitten.
‘Schoon bureau’-beleid
In het nieuwe hoofdkantoor van Eneco wordt het de afspraak dat je elke keer dat je je bureau verlaat – ook voor een afspraak van een uurtje – je het bureau leeg en schoon achterlaat. Dan wíl je geen grote stapels papier moeten meesjouwen.
Het zal zeker niet verboden worden om te printen of een notitieblok te gebruiken, wel wordt de medewerker gevraagd vooral te proberen er goed over na te denken of hij het papier daarna nog nodig heeft of dat het de papierbak in kan. Dit leidt zeker tot minder printen, wat een goede bijdrage levert aan de beperking van de CO2-uitstoot. Een mooie bijkomstigheid (hoewel: als CO2-uitstoot het doel is, kun je zelfs beter thuis gaan werken).
En hoe opgeruimd ben jij? Gebruik jij de vakantieperiode ook voor de grote schoonmaak of blijft het – net als bij mij nu weer – bij plannen?
Laden ...
woensdag, 10 augustus, 2011 at 7:11
Leuk artikel, maar als je het leest kan het komisch overkomen:
Stappen suggereren volgens mij normaliter een bepaalde volgordelijkheid… En dan vraag ik me af waarom je begint met vernietigen om daarna de snippers te willen gaan scannen… 😉
EdB
woensdag, 10 augustus, 2011 at 19:56
Ik kan me voorstellen dat het zo overkomt. De gedachte er achter is inderdaad dat je het in de volgorde van de stappen doet. Eerst het grove werk, dus vernietigen en daarna wegbrengen wat kan en tot slot wat er dan nog over is herordenen en inscannen.
donderdag, 11 augustus, 2011 at 7:16
Hoe bereiken jullie dat medewerkers de afspraak van een opgeruimd bureau ook tot uitvoer brengen? Wij hebben een dergelijke afspraak ook binnen onze eigen eenheid gemaakt (vanuit de gedachte dat dit inderdaad een mooie start is voor HNW) maar ik zie dat hier maar zeer beperkt invulling aan wordt gegeven. Terwijl het zo makkelijk is, als je maar eenmaal flink de tijd neemt om je bureau, kast en ladenblok op te schonen (en dat inplannen en dan ook doen is best lastig!). Zelf heb ik enkele maanden geleden mijn ladenblok laten afvoeren, dat voorkomt dat ik weer nieuwe dingen opspaar die feitelijk niet nodig zijn.
vrijdag, 2 maart, 2012 at 15:25
We kiezen steeds de werkplek die het beste past bij de activiteit die we uitvoeren. Niemand heeft dus een eigen bureau. Flexplekken die langer dan een half uur onbezet zijn, mogen door iemand anders gebruikt worden. Een opgeruimd bureau is dus onderdeel van dezelfde dagelijkse routine als koffiebeker wegbrengen, jas ophangen en computer afsluiten.