Integrale benadering vergroot kans op succes Het Nieuwe Werken
In dit blogartikel een pleidooi voor een integrale aanpak bij het definiëren en implementeren van Het Nieuwe Werken. Het maakt niet uit welke definitie je hanteert maar een integrale benadering vergroot de kans op een succesvol eindresultaat en verkleint de kans op mislukken. Het is in mijn ogen een cruciale succesfactor voor Het Nieuwe Werken in grotere organisaties. Ere wie ere toekomt, in de tijd dat ik bij SNS REAAL als interim programma manager HNW werkte, heeft Veldhoen+Company er keer op keer op gehamerd om het veranderproces integraal te blijven benaderen. In dit artikel lees je waarom!
Veranderende verhoudingen
Bij het vormgeven van Het Nieuwe Werken veranderen er allerlei verhoudingen in de organisatie. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid en veelal een werkuitrusting met meer functionaliteit. Deze verandering schept ook noodzaak tot ander gedrag en verplichtingen. Zowel voor de medewerkers als leidinggevende.
Goede afspraken maken over resultaat, ruimte geven en nemen, elkaar blijven motiveren en aanspreken op gedrag. Dit is het domein waar HR een voortrekkers rol moet spelen.
Ook de rol van kantoor verandert. Wanneer medewerkers plaatsonafhankelijk kunnen werken en het kantoor meer een ontmoetingsplek wordt, heeft dit effect op de bezetting van werkplek, de zgn. werkplekfactor. Een lagere werkplekfactor vereist nieuwe afspraken en een inrichting van kantoor die afgestemd is op activiteiten van de medewerkers. Nauwe afstemming tussen facilitair – en IT verantwoordelijke zijn noodzakelijk om tot een optimaal eindresultaat te komen.
Hierbij is vooraf gezamenlijk goed nadenken essentieel. Want eenmaal “in productie” kosten aanpassingen veel meer moeite en geld.
Ook de financiële verhoudingen veranderen door Het Nieuwe Werken. Veelal zal er moeten worden geïnvesteerd in de medewerkers en leidinggevende, de kantoor omgeving en in Informatie Technologie. Besparingen zijn te vinden in minder kosten voor huisvesting, minder verzuim, reizen, etc. De manier waarop de gesprekken over de financiën verlopen is een goede indicator voor soepele samenwerking, of juist niet.
Integrale vraagstukken
Om te komen tot een goede implementatie moeten er flink wat keuzes worden gemaakt. De werkplekfactor op kantoor hangt samen met mate van thuiswerken, de bijbehorende arbeidsvoorwaarde, overeenkomsten en/of instructies. Digitaal werken vereist veelal grote(re) beeldscherm. Wanneer medewerkers op kantoor juist meer samenwerken en elkaar ontmoeten, stelt dit eisen aan de hoeveelheid en soorten ruimtes voor overleg, het klimaat en akoestiek daarvan. Video conferentie, chat en presence functionaliteit zijn geen toverdrank maar compenseren voor een deel minder fysiek contact. Hoe leert een organisatie omgaan met de nieuwe overvloed aan keuzemogelijkheden zoals waar, wanneer en hoe (samen)werken. Allemaal integrale vraagstukken die je prima in gezamenlijkheid kunt oplossen.
Is dit alles nieuw?
Er is veel discussie of Het Nieuwe Werken nu wel nieuw is of niet. Persoonlijk denk ik dat het niet nieuw is. Alle individuele disciplines zoals HR, Facilitair en IT zijn altijd bezig te vernieuwen, te verbeteren, te moderniseren en slimmer te werken. De kunst bij Het Nieuwe Werken is om alle initiatieven en ontwikkelingen te richten op een gezamenlijk einddoel. En laat dat vooral een aantrekkelijker en modernere organisatie voor klant en medewerker zijn en niet een goedkopere organisatie. De kostenbesparingen zijn en moeten vooral een (natuurlijk) gevolg blijven.
Overwin vooroordelen
Bij de verandering naar een moderne manier van werken spelen Facility Management, Human Resource Management (P&O) en Informatie Technologie een cruciale rol. Soms wordt een samenwerking tussen deze organisatieonderdelen belemmert door bestaande vooroordelen. Neem de volgende voorbeelden:
- Een HR directeur die, geïnspireerd door een congres, mogelijkheden ziet de om medewerkers meer keuzevrijheid en flexibiliteit te bieden. Maar vervolgens zakt hem de moed in de schoenen als hij denkt aan zijn collega van IT waarbij altijd alles moeilijk is en veel geld en tijd kost.
- Verantwoordelijke voor huisvesting zien al jaren lang grote mate van verspilling in de kantooromgeving en dat ook kunnen aantonen. Maar collega’s blijven vrolijk suboptimaal koninkrijkjes creëren en bellen voor meer werkplekken en het verplaatsen van wandjes.
- ICT-ers die graag toekomst bestendige architecturen willen realiseren maar dan denken aan collega’s van Facilitair die in hun ogen operationeel goed werk doen maar waar geen gezamenlijke visie mee kan worden gecreëerd. En dan ook nog de collega’s van P&O die al jarenlang totaal niet projectmatig kunnen werken
Albert Einstein heeft eens gezegd dat het eenvoudiger is om een atoom te splitsen dan iemand met een vooroordeel te overtuigen van het tegendeel. Gelukkig is Het Nieuwe Werken voor veel organisaties een inspirerend doel met aantrekkelijke voordelen, waarbij het ook lukt om wederzijdse vooroordelen te overwinnen of op zijn minst tijdelijk opzij te zetten.
Niet eenvoudig
Natuurlijk neemt de complexiteit toe met het aantal relevante betrokkenen. Een bijkomend voordeel is dat daarmee wel het draagvlak toeneemt. Partijen hebben uiteenlopende belangen, andere werkwijzen, andere taal en manieren van met elkaar omgaan. Integraal betekent overigens niet dat met iedereen over alles gesproken moet worden of dat oplossingen de optelsom zijn van alle ideaal beelden. Het gaat er juist om dat de juiste partijen worden betrokken, medeverantwoordelijkheid krijgen en dragen.
Kortom integraal veranderen: niet eenvoudig. Toch doen of niet … Wat vindt u?
Laden ...
woensdag, 27 oktober, 2010 at 10:42
De kunst bij Het Nieuwe Werken is om alle initiatieven en ontwikkelingen te richten op een gezamenlijk einddoel. En laat dat vooral een aantrekkelijker en modernere organisatie voor klant en medewerker zijn.
Dit is wel een erg abstract doel. Hoewel dat wellicht ook juist het aantrekkelijke is. Ik denk dat Het Nieuwe Werken heel veel verschillende doelen te realiseren zijn die deels individueel bepaald worden deels in een team of de gehele organisatie en niet te vergeten ook samen allerlei contacten buiten de organisatie.
Met andere woorden is dat ene gemeenschappelijk doel volgens mij erg moeilijk te realiseren tenzij je het precies zo abstract formuleerd, maar de vraag is of dat dan weer voldoende motiveert om er mee aan de slag te gaan.
Het Nieuwe Werken biedt veel voordelen, misschien juist wel dat die niet door dat ene gezamelijk geformuleerde doel gedekt worden, maar dat die in vrijheid ook gewoon jouw individuele doel kunnen zijn of het doel met een paar collega’s binnen en/of buiten de organisatie.
donderdag, 28 oktober, 2010 at 7:07
Dank voor je mooie reactie! Het aantrekkelijke doel is natuurlijk veel verder uit te schrijven dan in deze column zou kunnen en dat is ook gebeurd. Maar je stelt terecht dat het ook niet te veel uitgeschreven, bepaal en/of gedetailleerd moet zijn. Ieder individu, team, discipline, organisatieonderdeel heeft zijn of haar eigen beeld bij bijvoorbeeld een aantrekkelijkere werkgever. Het vinden van een balans is dan ook de kunst. Gezamenlijk doel zo concreet maken dat er een beweging op gang komt in een organisatie of barrières wegvallen, maar juist met ruimte voor individuele keuzes, vrijheid en diversiteit.
donderdag, 28 oktober, 2010 at 7:39
In heel veel bedrijven wordt informeel al gewerkt volgens het principe van HNW. Men werkt thuis, onderweg, ’s avonds, ’s nachts. Het papier is langzamerhand al een beetje aan het verdwijnen. (als je veel onderweg bent wil je alles digitaal hebben). Thuis en onderweg kunnen netwerken vaak al benaderd worden. Alleen er zijn een aantal dingen niet geregeld. Het kantoor is traditioneel ingericht en de thuiswerkplek is juridisch en financieel (ergonomisch) niet geregeld. Er hoeven dus nog maar een paar stappen gezet te worden om helemaal te gaan werken volgens HNW.
Natuurlijk moeten eerst de doelen vastgesteld worden (vergeet daarbij ook de marketing niet. Het nieuwe kantoor van Interpolis is nadrukkelijk meegenomen in hun marketing). Zoek daar een groot draagvlak voor en dat kan alleen maar door veel mensen en disciplines te betrekken bij het formuleren van die doelen. Vervolgens kunnen kantoor, ICT, werkproces en veranderproces vormgegeven worden. Dan de vooroordelen; die kunnen worden weggenomen door creatieve sessies (hoe wil jij dat de werkomgeving er uitziet, hoe zou jij een veranderproces willen zien, kortom hoe overkom je zelf je vooroordelen), door bezoek aan bedrijven die al ingericht zijn volgens HNW. Blijven er dan nog vooroordelen dan is het goed om ook eens de cijfers te bekijken er is al veel onderzoek gedaan naar productiviteit, tevredenheid, ziekteverzuim etc. Die cijfers zouden het management moeetn overtuigen. De medewerker die ondanks de cijfers, de wil van het management en zijn collega’s nog steeds niet gelooft in HNW zou moeten weten dat werken niet vrijblijvend is. Als een onderneming wil werken volgens HNW vanwege de voordelen hoe kan je dan als medewerker nog steeds de voet dwars zetten?
donderdag, 28 oktober, 2010 at 7:43
Ik denk dat deze zin cruciaal is in de implementatie: “Hoe leert een organisatie omgaan met de nieuwe overvloed aan keuzemogelijkheden zoals waar, wanneer en hoe (samen)werken”. Dit gaat namelijk uit van de personen die uiteindelijk moeten gaan werken met het concept hnw. Hoe krijg je medewerkers, managers mee om ‘nieuw te gaan werken’? Een cursus hoe gebruik ik mijn smartphone, en de vernieuwing van het pand zijn beide zaken die je kan kopen. Nu kan ik geen atoom splitsen, maar hoe dat te doen kan je googlen. Hoe ik mensen kan overtuigen? Dat is lastig googlen.
woensdag, 3 november, 2010 at 8:23
Hi Arjen, misschien open deuren maar probeer een setting te creëren waarin mensen zelf overtuigd kunnen raken en/of elkaar kunnen overtuigen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat op alle onderdelen (ICT, huisvesting, regelingen, instructies, mentaal (workshops, opleiding, begeleiding, coaching) een andere en/of nieuwe manier van werken goed ondersteunen, mogelijk maken of op zijn minst niet belemmeren. Ook is het belangrijk er de tijd voor te nemen. Veel mensen, veel meningen, veel verschillende werkwijzen, verschillende standpunten, it takes time …
maandag, 1 november, 2010 at 12:43
100% mee eens, het gaat altijd om een integrale aanpak. De techniek moet werken, de werkplek kan je het mee financieren en moet ook ingericht zijn op anders werken, maar het komt samen in ‘hr’ (de mentaliteit, de cultuur van het bedrijf. Zonder deze drie peilers is het project gedoemd om te mislukken. Natuurlijk kan je de ene pijler soms wel iets sneller laten gaan dan de ander, je kan werkende techniek hebben voor video conferencing, op afstand werken etc zonder dat het nieuwe pand klaar is (andersom is dat lastiger), maar het moet één integraal concept zijn.
woensdag, 3 november, 2010 at 8:25
Beste Bas, dank voor je reactie en aanvulling.
dinsdag, 2 november, 2010 at 20:44
Beste allemaal, op dit moment ben ik bezig mijn masterscriptie aan het schrijven voor de studie Business Administration. Het onderwerp hiervan is Het Nieuwe Werken en ik focus me hierbij op de integrale aanpak van HNW. Op de volgende site vinden jullie een artikel naar aanleiding van mijn (voorlopige) scriptieresultaten: http://overhetnieuwewerken.nl/hrm/achtergrond/hr-ict-en-facility-management-de-drie-musketiers-van-hnw
Uit de ruim 20 interviews die ik heb gehouden bij 10 verschillende organisaties blijkt inderdaad dat een integrale visie als essentieel wordt gezien binnen HNW!
woensdag, 3 november, 2010 at 8:27
Hallo Evelien, leuk om te zien dat onderzoek de praktijk ervaring bevestigd. Je stuk ziet er gedegen uit en helder geschreven. Ben benieuwd naar je vervolg publicaties. Op naar een mooi cijfer voor je scriptie!
maandag, 13 december, 2010 at 20:20
Albert Einstein is een genie. Als iemand daar een antwoord op heeft dan komt de implementatie van HNW in een stroomversnelling anders gaat het zeer geleidelijk door de nieuwe aanwas van genratie Einstein collega’s.