Het Nieuwe Werken: een opfrisser

Doordat werknemers steeds meer plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, zijn ze mogelijk productiever en werken ze efficiënter. Populair samengevat: Het Nieuwe Werken. Maar met alleen wat moderne tools en technieken ben je er nog niet… Dat is inmiddels een ding dat zeker is. De mogelijkheden op een rijtje. Als opfrisser.

Aan de tijd dat we veertig jaar lang, vijf dagen per week om acht uur ’s ochtends naast dezelfde collega plaatsnamen en op woensdag na de lunch grapten dat de week weer doormidden was, lijkt langzaam maar voorgoed een einde te komen. Voor een groot deel van ons, althans. Werken waar en wanneer je wilt, dát is het nieuwe credo. En er zijn dan ook tal van slimme technologieën die deze vorm van werken faciliteren.

In de cloud

Werken in de cloud, om af te trappen. Werken in de cloud komt er eenvoudigweg op neer dat zowel de data als programma’s waarin we werken via internet toegankelijk zijn. Bestanden staan dus niet meer lokaal op je computer, tablet of telefoon, maar je kunt ze via cloud-diensten opslaan of bewerken. Een belangrijke voorwaarde daarbij is natuurlijk wel dat je toegang hebt tot het internet.

Om een abstracte term als ‘de cloud’ wat tastbaarder te maken: Hotmail en Gmail zijn cloud-diensten avant la lettre. Je hebt er internet voor nodig, anders kun je niet bij je e-mail. Het voordeel van deze manier van werken is dat je je documenten via cloud-diensten gemakkelijker kunt delen met collega’s, maar ook samen aan documenten kunt werken terwijl je niet bij elkaar in de buurt bent.

Slimmer communiceren

Werken in de cloud geeft daarmee een enorme impuls aan slim samenwerken en gemakkelijk en snel kennis delen. Nieuwe technologieën voor slimmer communiceren doen dat ook. En ook die zijn onmisbaar. Je werkt dan wel thuis of onderweg, maar dat wil niet zeggen dat je niet bereikbaar wilt zijn voor je collega’s, en vice versa. Via tools als Lync en Skype zie je welke collega’s er aan het werk zijn, wie (waar) in een vergadering zit en kun je aangeven of je beschikbaar bent.

Het daadwerkelijke gebruik van deze tools staat of valt echter bij goede afspraken met je collega’s en in je team. Maar ook daaraan is gedacht: via chatfuncties en instant messaging kun je elkaar gemakkelijk en snel korte vragen stellen. Als de ander bereikbaar is, heb je via deze chatfuncties snel een antwoord terug. Je zult zien dat we zo steeds minder e-mails gaan sturen naar de al overvolle mailboxen en écht tijd gaan winnen.

Ver weg is dichtbij

In feite komt het er met deze technologie en trends op neer dat het verschil tussen ver weg en dichtbij verdwijnt en we overal en altijd in contact staan zijn met elkaar. Toch is alleen het simpelweg introduceren van de juiste tools niet voldoende. Je medewerkers een nieuwe tablet in de hand duwen, hun vaste werkplek afpakken en dan maar afwachten? Niet the way to go.

Ze zijn er zeker, de bedrijven die een spiksplinternieuw kantoor inrichten, een barista in de koffiebar zetten, iedereen een tablet geven en dan verwachten dat medewerkers op een andere manier gaan werken. Maar zo werkt het niet. Vooral traditionele organisaties, organisaties waar de baas de medewerkers fysiek wil zíen om te geloven dát ze werken, moeten een hele omschakeling doormaken. Het Nieuwe Werken is méér dan werken met nieuwe technologie. Het vergt niet alleen een verandering in cultuur en gedrag, maar ook een duidelijke bedrijfsvisie en een andere mentaliteit.

De ontmoeting blijft

En hoe zit het met het fysieke kantoor, over twintig jaar? Komen we daar met alle nieuwe tools en technieken dan helemaal nooit meer? Mensen zijn er inderdaad weleens bang voor. Ze denken dat alles koud en afstandelijk gaat worden. Maar technologie komt niet in plaats van face-to-face contact. Het kan naast elkaar bestaan. De fúnctie van het kantoor gaat natuurlijk wel veranderen. Het wordt een plek waar we naartoe gaan om collega’s te ontmoeten. Het krijgt een sociale werkfunctie en is niet per se meer werkplek. Maar live contact zal nooit verdwijnen. De ontmoeting blijft.

Met dank aan Rosan Gompers, eigenaar van adviesbureau NewCompany Creations, auteur van ‘De Kunst van Het Nieuwe Werken’ en vast auteur van HNWBlog, en Marco Visser, eigenaar van ICT-adviesbureau itsourbusiness.