Het Nieuwe Werken: flexibele werkplekken, digitalisering en clean desk

Het Nieuwe Werken brengt – het woord zegt het al – nieuwe manieren van werken met zich mee en dit heeft ontegenzeggelijk een aantal consequenties. Niet per se allemaal tegelijkertijd of in een bepaalde volgorde, maar de gevolgen ervan zijn wel zichtbaar. In de vorm van flexplekken, clean desk werken en digitaal (papierarm) werken met de iPad of tablet. Wat verandert er precies en hoe pas je je hierop aan?

Flexplekken

De gedachte achter flexplekken is dat je met minder plekken toekomt bij een bezetting onder een bepaald percentage. Wil het werken met flexplekken ook daadwerkelijk ‘werken’ dan moeten werkplekken ook flexibel gebruikt worden, anders is er namelijk altijd een tekort aan en werkt het flexconcept niet. Rouleren is dus een voorwaarde.

Niemand wil echter aanschuiven aan een rommelig bureau – laat staan met de rommel van een ander. Daarnaast: wanneer er spullen liggen, zóu dat moeten betekenen dat deze plek bezet is. En dus is het devies: opruimen als je je werkplek verlaat. Of dat bij elke kop koffie is die je gaat halen of als je meer dan een uur weg bent van je plek, wordt bepaald door het beleid van de werkgever.

Digitalisering

Digitalisering is vaak onderdeel van Het Nieuwe Werken. De argumenten om digitaal te werken zijn divers: het zou efficiënter zijn (vooral bij gemeenten en het digitale loket) en daarnaast maakt het digitaal beschikbaar maken van informatie het voor veel groepen medewerkers mogelijk om op elke gewenste plek (uit of thuis, op kantoor of in de kroeg) aan de slag te kunnen. Ook milieuoverwegingen spelen soms een rol.

Voor veel medewerkers is digitaal werken niet vanzelfsprekend of gemakkelijk. Het kan zelfs grote weerstand oproepen. Maar alleen al je werk en documenten digitaal goed organiseren, maakt het al een stuk makkelijker om efficiënt te werken met bovendien een clean desk.

Verhoging van de efficiency

Efficiënt werken gaat ook over het feit dat je hersens getriggerd worden op het moment dat je aan een taak bezig bent en je ogen vallen op een stapel werk. Effect: concentratie verstoord. Op het moment dat mensen denken: o ja, dat moet ik ook nog doen, is de kans aanzienlijk dat ze dat dat waarmee ze bezig zijn uit hun handen laten vallen om verder te gaan met hetgeen waarop hun oog was gevallen. Zo word je zelf de grootste onderbreker van je werkprocessen. Je helpt je eigen concentratie een behoorlijk handje door al die afleiders van je bureau te halen. (Eerlijk is eerlijk: voor de ene persoon geldt dat meer dan voor de andere persoon.)

Hoeveel tijd ben jij kwijt met zoeken?

Voor efficiencytrainers geldt een gemiddelde zoektijd naar een document van dertig seconden als acceptabel. Heb je langer nodig, dan heb je je zaakjes niet goed georganiseerd. En je kunt je voorstellen dat je in een pc makkelijker zoekt dan in de stapels zelf.

Een kleine tien jaar geleden is er voor het laatst onderzoek gedaan naar hoeveel tijd een gemiddelde manager kwijt was met het zoeken naar documenten. En wat bleek: zes weken per jaar. Als je terugrekent hoeveel dat per week is, kom je op vijf uur. Dat is dus een uur per dag, na aftrek van de vakanties. Dat is dus veel tijdverlies. Tip: ga eens bijhouden hoeveel tijd jij per dag, week en maand tijd kwijt bent aan het zoeken naar spullen. En houd in gedachten: alles waar je langer dan dertig seconden naar moet zoeken, is niet goed opgeborgen.

Het streven – en tevens handvat – is om een hoeveelheid documenten over te houden die in je locker of in je meter kast past. Dat betekent in de meeste gevallen dat je je actieve en actuele werkarchief overhoudt: de documenten waar nog een actie voor je in zit.

Volgende week: praktische tips en handvatten hoe dit op eenvoudige wijze voor elkaar te krijgen.