Het Nieuwe Werken invoeren? Dit zijn 5 essentiële stappen

Het Nieuwe Werken invoeren is beslist geen makkelijke klus. Bij HNW denken mensen vaak aan een hippe kantooromgeving, moderne ICT-middelen en/of thuiswerken. Minder vaak gaat het over de veranderkundige kant, terwijl daar vaak de grootste uitdaging ligt.

Hét Nieuwe Werken bestaat niet

Het Nieuwe Werken, wat is het nu eigenlijk? Vaak gaat het over telewerken of thuiswerken, of over een kleiner kantoor zonder vaste werkplekken. In het kader van dit artikel hanteren we de volgende omschrijving:

In organisaties waar HNW is ingevoerd, zijn medewerkers meer dan nu verantwoordelijk voor hun werkzaamheden. Ze dragen daadwerkelijk bij aan de doelstellingen (of missie) van de organisatie en kunnen dat ook benoemen. Ze zijn zelf verantwoordelijk hoe ze hun werk uitvoeren: waar, wanneer, met welke middelen en welke collega’s.

Het is een werkstijl waarbij medewerkers letterlijk meer verantwoordelijkheid dragen en helder weten wat van hen wordt verwacht.

Invoering van een nieuwe manier van werken is een proces

HNW is dus niet thuiswerken. Of de nieuwste ICT. Bij HNW gaat het erom dat medewerkers in staat worden gesteld zelf weloverwogen en bewust een keuze te maken waar en wanneer ze hun werk doen. Is dat het geval, dan is er sprake van een moderne manier van werken.

Anders gezegd: bij HNW gaat het dus om een fundamentele en ingrijpende verandering van werken, om een andere cultuur (overtuigingen en gedrag), om een andere structuur en om andere ondersteuning (faciliteiten zoals een andere kantoorinrichting en moderne ICT die bijvoorbeeld virtueel samenwerken ondersteunt).

En voor alle helderheid: hét nieuwe werken bestaat niet. Een werkstijl is altijd uniek en gebaseerd op de identiteit en ambities van een organisatie en aangepast aan de activiteiten die worden verricht.

Een werkstijl is altijd uniek en gebaseerd op de identiteit en ambities van een organisatie 

Invoering van een nieuwe manier van werken is een proces. Het is een fundamentele verandering die eigenlijk nooit alleen projectmatig kan worden aangepakt. Een projectmatige aanpak past bij de bouw van een nieuw kantoor of de introductie van nieuwe ICT, maar niet bij het realiseren van een nieuwe manier van werken. Dan gaat het over houding en gedrag. Dat kun je alleen zelf veranderen. Onderstaand een aanpak in vijf stappen.

Het Nieuwe Werken invoeren: 5 essentiële stappen

Stap 1: Start op de juiste manier
Het is aantrekkelijk om te denken dat we geld kunnen besparen met een kleiner kantoor of door mensen thuis te laten werken. Als dat de aanleiding is om HNW in te voeren, roept het direct allerlei vragen op. Hoe werken we samen, hoe zorgen dat we een team blijven als niemand meer een eigen plek heeft, hoe gaan we om met bereikbaarheid en beschikbaarheid? Legitieme vragen waar het antwoord eigenlijk altijd geconstrueerd is. De aanleiding is namelijk kostenreductie en dat is geen antwoord dat medewerkers inspireert.

De échte aanleiding om na te denken over een nieuwe manier van werken c.q. een andere organisatiecultuur, heeft te maken met de noodzaak aan te sluiten bij een veranderende wereld. Door de moderne technologie gaan klanten veel meer zelf doen. Ze nemen veel werk over, bijvoorbeeld door zelf geld over te boeken in plaats van dat de bank dat doet. Fysieke winkels worden beconcurreerd door webwinkels die bij wijze van spreken in de garage worden gestart en nauwelijks kosten maken.

Ook medewerkers veranderen. Zij willen niet urenlang in de file staan om van en naar hun werk te gaan, waardoor hun werk/privé-balans steeds slechter wordt. Ze willen meer zeggenschap over hoe en wanneer ze hun werk uitoefenen. Het is cruciaal voor bevlogenheid en werkplezier. Elke organisatie wordt geconfronteerd met deze veranderde wereld en nieuwe eisen van klanten en medewerkers. En daarom is er behoefte aan een nieuwe manier van werken, waarvoor logischerwijs ook andere faciliteiten en een misschien een innovatieve kantooromgeving noodzakelijk is.

Elke organisatie wordt geconfronteerd met deze veranderde wereld

Change story

Een goede manier om te beginnen met een veranderproces is het maken van een change story, het ‘waarom’ van de verandering. Een goed veranderverhaal vertelt over de bestaansreden van de organisatie. Het gaat over waar een organisatie in gelooft en wat hen drijft, zoals Simon Sinek beschrijft in zijn verhaal over de Gouden Cirkel of Wouter Hart in zijn boek ‘Verdraaide organisaties’, waar hij spreekt over de bedoeling van een organisatie.

Het ‘waarom’ van een organisatie is dus belangrijk. In de change story staat beschreven ‘waarom’ de organisatie überhaupt bestaansrecht heeft en relevant is. En welke ontwikkelingen in de externe omgeving, bij klanten en medewerkers plaatshebben die relevant zijn voor het succes van de organisatie, met andere woorden: de reden voor de verandering.

Stap 2: Het is een proces, geen project
Zoals gezegd heeft HNW alles te maken met een cultuurverandering. Maar hoe bereik je dat? Het veranderen van een cultuur (of een werkstijl) is veel ingewikkelder dan het vervangen van een technisch systeem. Onder andere hoogleraar verandermanagement Jaap Boonstra stelt dat bij fundamentele veranderingen in organisatie (zoals een cultuurverandering) een projectmatige aanpak niet werkt. 80 procent van de veranderprojecten levert geen meetbare resultaten op.

Invoeren van HNW gaat over twee vormen van veranderen. Projectmatig veranderen werkt goed als het gaat om verbeteren, bijvoorbeeld het invoeren van een nieuw softwarepakket. In dat geval is het doel helder en ook de methode: implementeren.

Maar als het doel al wat onduidelijker wordt, of de oplossing nog niet helder is, spreken we over veranderen. Het gaat dan bijvoorbeeld het invoeren van resultaatgericht leidinggeven. Het is dan verstandig om eerst te onderzoeken wat we eigenlijk eronder verstaan, zodat er een gedeeld begrip is.

De echt fundamentele verandering, vernieuwing van de werkstijl en de cultuur, kan echter nooit projectmatig worden aangepakt.

Een goed veranderverhaal verleidt mensen tot deelname

Stap 3: Netwerken activeren
Een veranderproces lukt alleen als mensen bereid zijn er werkelijk in te participeren. Een goed veranderverhaal verleidt mensen tot deelname. Ze worden letterlijk uitgenodigd mee te doen. De begeleider van het proces faciliteert de ontmoeting tussen de mensen die geïnteresseerd zijn in het veranderverhaal. Dat kan fysiek, door bijeenkomsten te organiseren waar mensen met elkaar in dialoog gaan over de verandering en de nieuwe toekomst in co-creatie vormgeven, of virtueel, via sites en sociale media.

Voor de veranderkundige begeleider is het van groot belang nieuwe netwerken te stimuleren en activeren. Het is een vorm van organisch veranderen, langs de principes van het nieuwe werken: mensen krijgen de vrijheid én de verantwoordelijkheid om zelf meer invulling te geven aan hoe en met wie zij hun werk verrichten.

Op deze manier kan iedereen de verandering in zijn eigen tempo vormgeven. En dat zorgt voor meer draagvlak.

Stap 4: Daag uit én faciliteer
Het is zaak medewerkers uit te dagen zelf meer verantwoordelijkheid te nemen en zich – opnieuw – te verbinden met de bestaansreden en de doelstellingen van de organisatie. Dat is niet vrijblijvend. De organisatie heeft namelijk een duidelijke keuze gemaakt. Als medewerker heb je de keus: doe ik mee of niet? In het laatste geval plaatst een medewerker zich letterlijk buiten de organisatie en dat zou ook niet zonder consequenties mogen blijven. In het eerste geval wordt de betrokkenheid van de medewerker vergroot.

Het uitdagen van medewerkers is één kant van het veranderproces. De tweede kant is het faciliteren van de verandering. Het gaat daarbij om de juiste ICT-faciliteiten die werken op elke plek en tijd mogelijk maken, aanpassing van de HR-procedures en regels als die in de weg staan en eventueel ook het verbouwen van het kantoor. Het faciliteren van deze materiële dingen gebeurt projectmatig en ondersteunt medewerkers die willen veranderen optimaal.

Maar ook het veranderproces zelf moet worden gefaciliteerd. Met trainingen en workshops over onderwerpen als outputgericht sturen, leidinggeven op afstand, virtueel samenwerken en allerlei ander nieuw gedrag dat wenselijk is.

Voor de leidinggevenden is toch een belangrijke rol weggelegd als een organisatie HNW invoert. Zij moeten zélf veranderen omdat verantwoordelijkheden meer bij medewerkers worden gelegd, terwijl ze ook de medewerkers moeten ondersteunen in de verandering en samen met de medewerkers het werk anders moeten organiseren.

Een gerichte ondersteuning van de managers is belangrijk

Een gerichte ondersteuning van de managers is belangrijk, waarbij ze het veranderverhaal weten te vertalen naar hun eigen situatie (bijvoorbeeld door ze de techniek van storytelling te leren) en de nieuwe stijl van leidinggeven kunnen ontdekken en aanleren.

Stap 5: communiceer!
Vaak wordt interne communicatie vooral gebruikt voor informatie over het werk en om de boodschap van de directie te verkondingen. Bij invoering van HNW streven we naar een cultuurverandering. Interne communicatie richt zich dan ook minder op het vertellen hoe het is, dan wel het laten zien wat er gebeurt en leeft in een organisatie. Een video waarin medewerkers zelf vertellen over de verandering en hoe ze die ervaren is daarvoor een krachtig middel. Medewerkers nemen namelijk eerder iets aan van een collega dan van hun manager of een communicatieprofessional.

De communicatieafdeling heeft verder de taak virtuele platformen te creëren waar medewerkers in dialoog kunnen gaan over het nieuwe werken. Waar ze hun vragen kwijt kunnen en waar collega’s die de nieuwe werkstijl omarmen of al ingevoerd hebben de antwoorden kunnen geven. De afdeling interne communicatie faciliteert en daagt uit. Maar geeft vooral geen antwoorden. Medewerkers zijn heel goed in staat die antwoorden zelf te formuleren!

*Henny van Egmond is partner bij Yolk, bureau voor Ontwikkeling en groei. Henny is voormalig programmamanager van Rabo Unplugged en heeft in de afgelopen jaar meer dan 70 organisaties begeleid bij het realiseren van complexe vraagstukken op het gebied van organiseren en werken, zowel in Nederland als daarbuiten. Hij is auteur van diverse boeken, zoals ‘Het Nieuwe Werken voorbij’ over het nieuwe werken en veelgevraagd spreker.

Henny geeft op het congres over Het Nieuwe Werken op 8 december a.s. in Veenendaal een presentatie over de 7 succesfactoren van Het Nieuwe Werken. KLIK HIER voor meer informatie over het programma?