Het Nieuwe Werken: Regulatie of inspiratie?

Het Nieuwe Werken biedt een voortdurende uitnodiging om buiten bestaande kaders, systemen en structuren te treden. Uiteraard ontginnen we daarmee onbekend terrein. De vraag is: zijn we bereid ons te laten inspireren door wat we misschien nog niet in vorm kennen of timmeren we bij voorbaat alles dicht met regels en richtlijnen?

Een afdeling van een Nederlandse organisatie kampte met een buitenproportioneel hoog ziekteverzuim. Na anderhalf jaar van onderbezetting en verslechterde onderlinge verhoudingen, besloot het managementteam dat het tijd was voor een ultimatum: Of een driedaagse heidesessie zou verandering brengen, of er zouden ontslagen vallen. Mij werd gevraagd deze sessie te faciliteren.

Regels scheppen verwachtingen

Op dag één kwam al snel het grootste knelpunt bloot te liggen; er zou een te zware werkdruk zijn als gevolg van de bestaande verwachtingen. Deze verwachtingen zouden zijn geschapen door de heersende regeltjes- en kaderscultuur. Het was voor mij de aanleiding om één van m’n favoriete knuppels in het hoenderhok te gooien: Ik nodigde iedereen uit om alle bestaande structuren, kaders, systemen, functieomschrijvingen en logistiek eens overboord te kieperen. Wellicht dat dit vrij baan gaf aan een nieuw soort samenwerking die het individu en het collectief zou ondersteunen in plaats van beknellen. De ruimte was opeens te klein. Hoe kon ik zoiets voorstellen? Regels waren nodig, nog striktere kaders waren nodig. Mensen en organisaties kunnen nu eenmaal niet zonder…

Kwaliteiten krijgen geen ruimte

Deze zelfde afdeling had in heldere bewoordingen aangegeven dat de overgereguleerde, rigide organisatiestructuur geen ruimte bood om gewoon mens te zijn en je kwaliteiten op natuurlijke wijze tot uitdrukking te laten komen. Maar o wee wanneer de stop eruit getrokken wordt en het overvolle bad van regels, richtlijnen en kaders opeens leegloopt. Paniek! Weerstand! Pas na twee dagen van intensieve reflectie en dialoog ebde het verweer weg. En opeens kwam de afdeling zelf met voorstellen om bepaalde verouderde werkstructuren en systemen te vervangen.

Regels funest voor inspiratie

Een paar weken geleden kreeg ik een bericht van een collega. Een internationale leiderschapsorganisatie was op zoek naar vernieuwende leiderschapsartikelen en hij dacht dat een stuk over Leidingschap hiertussen hoorde. 3000 Woorden en een flink aantal uren later zocht ik uit waar ik het naartoe kon sturen. Ik werd getrakteerd op een Submission rules-document van maar liefst 3700 woorden, oftewel 9 pagina’s. Toen ik me erdoorheen had geworsteld en mijn document in de vereiste vorm had gegoten – dacht ik – drukte ik op Send.

Diezelfde dag kreeg ik uit de Verenigde Staten een kort bericht: “Uw ingediende artikel voldoet niet aan de gestelde regels. We hebben daarom besloten het niet te plaatsen.”Punt! Wat bleek na een speurtocht van 2 uur? Ik had ook in m’n e-mail een telefoonnummer en adres dienen te vermelden. Dat deze gegevens bovenaan het document zelf stonden was niet voldoende. Al voldeed mijn werk voor 99,9% aan alle regels, er was nog steeds een doorn in het oog van de zogeheten Communications coordinator. En dat deed haar besluiten aan de inhoud geen enkele aandacht te schenken. De regels hadden elke mogelijke inspiratie al bij voorbaat de das omgedaan.

Regulatie en vernieuwing

In alle teleurstelling besloot ik m’n tijd en energie op iets sprankelends te richten: de Olympische Spelen en dan met name het mannen- en vrouwenhockey. En opeens was ik getuige van een uiterst gezonde relatie tussen regulatie en vernieuwing. De hockeysport had blijkbaar sinds mijn laatste eigen wedstrijd in 2001 een ongelooflijke transformatie doorgemaakt.

Zo veel nieuwe regels, maar ook een zo veel aantrekkelijker spel waarbij de kwaliteit en passie van de huidige spelers geweldig tot hun recht komen. Zelfs bepaalde regels die er zijn om gevaarlijk of fout spel tegen te gaan, staan onder de subjectieve invloed van een scheidsrechter. Deze bepaalt in het moment zelf of het spel er baat of verlies bij heeft wanneer de betreffende regel wordt afgedwongen. Urenlang heb ik naar allerlei verschillende wedstrijden gekeken. Ik was zo geïnspireerd door de nieuwe dynamiek van deze sport dat ik meteen de dichtstbijzijnde hockeyclub een bezoek wilde brengen.

Afhankelijkheid van regels

In mijn werk met individuen en teams blijf ik ervaren hoe regels en structuur inspiratie de kop indrukken. Iets genuanceerder uitgedrukt: Het is de afhankelijkheid waar ik het over heb. We lijken niet meer zonder te kunnen en zijn regels en structuur als doel gaan zien in plaats van als ondersteuning van een bepaalde visie. Zelfs in HNW’s LinkedIn-discussies zie ik regelmatig deze afhankelijkheid voorbijkomen: We hebben het dan over meetbare resultaten, duidelijke kaders en vastomlijnde verantwoordelijkheden. En we verwachten dat anderen hierdoor geïnspireerd zullen raken om Het Nieuwe Werken te omarmen…

Kaders en structuur alleen ter ondersteuning

Met regulatie zelf hoeft in principe niets mis te zijn. De hockeysport heeft aangetoond dat regulatie en inspiratie ook hand in hand kunnen gaan. Daarbij is het echter wel nodig te blijven checken of de betreffende regels, structuren en kaders nog ondersteunend werken. Er dient een bereidheid te zijn om dat wat beklemmend en dus contraproductief werkt meteen los te laten, ook al betekent dit dat bepaalde status, autoriteit en gezag op de schop gaat. Of is dit misschien een nieuwe regel die mijn oude behoefte aan inspiratie voedt?