Het Nieuwe Werken: Verplichten kan heel positief werken

Onlangs hebben de Kamerleden Eddy van Hijum (CDA) en Ineke van Gent (GroenLinks) een initiatief wetsvoorstel ingediend waarbij werknemers het recht moeten krijgen op thuiswerken. Van Hijum en Van Gent hebben zich hierbij laten inspireren door onder andere Rabobank en Microsoft Nederland. Het voorstel dient bij te dragen aan het stimuleren van een ‘cultuuromslag rondom thuiswerken’. Veel reacties in de media op dit wetsvoorstel hebben betrekking op “dekt thuiswerken wel de lading?” en “moet je werkgevers dit nu verplichten?”. Graag deel ik de ervaringen van Microsoft op dit gebied.

Dekt thuiswerken wel de lading?

Het wetsvoorstel van Van Hijum en Van Gent legt de nadruk op thuiswerken. Je kunt je echter afvragen of thuiswerken wel de volledige lading dekt. Binnen Microsoft spreken we niet over thuiswerken. We hebben het altijd over flexibel werken, Het Nieuwe Werken of mobiel werken. Thuiswerken zien we als hetzelfde werk verrichten, maar dan op een andere plaats.

Veranderde werkwijze

Als gevolg van nieuwe technologieën wordt echter niet alleen plaatsonafhankelijk gewerkt. De wijze van werken is veranderd en wordt afgestemd op de taken die gedaan moeten worden. Daarbij wordt gebruik gemaakt van technologische hulpmiddelen zoals videoconferencing, chat, smartphones, et cetera.

Het Nieuwe Werken bij Microsoft gaat dus veel verder dan thuiswerken. Het gaat om werken waar en wanneer je wilt, met minder regels en meer ondernemerschap. Met als doel het beste eindresultaat voor de klant. Deze werkwijze vraagt om meer vertrouwen, om ruimte en een slimme inzet van technologie om productiever te werken. De medewerkers staan daarbij centraal en zij worden gestuurd op resultaat.

35% werkt buiten de eigen kantooromgeving

Een paar cijfermatige feitjes over Microsoft en het feit dat onze medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken:

• In de praktijk blijkt dat ongeveer 35% van onze medewerkerspopulatie werkt vanaf een plek buiten onze eigen kantooromgeving.
• Van de medewerkers die wel naar kantoor komen, reist 70% buiten de spits.
• Meer dan 50% van onze medewerkers werkt 2 of meer dagen per week vanuit huis.

Keuzevrijheid

Het Nieuwe Werken binnen Microsoft gaat over keuzevrijheid en flexibiliteit. Werken op kantoor is geen verplichting. Op basis van de activiteiten die een medewerker moet uitvoeren, bepaalt hij of zij waar het werk het beste uit te voeren is. Thuis? Op kantoor? Bij een klant? Of bij de Coffee Company op de hoek?

Werkafspraken

Echter, ondanks alle ruimte die medewerkers krijgen, hebben we wel ervaren dat medewerkers behoefte hebben aan duidelijke spelregels (lees: hun eigen wetten). Het Nieuwe Werken is namelijk niet alleen ‘vrijheid blijheid’, het schept ook verplichtingen en de medewerkers gaven zelf aan dat er een paar spelregels nodig zijn om tot een werkbare situatie te komen.

Daarvoor is eerst gekeken naar wat de dagelijkse activiteiten zijn die de medewerkers uitvoeren. Op basis van deze analyse is gekeken hoe deze activiteiten (onder andere vergaderen, communiceren en ontmoeten), mede door de inzet van technologie, slimmer uitgevoerd kunnen worden.

Rules of engagement

De werkafspraken zijn door de medewerkers vervolgens zelf opgesteld en zijn vastgelegd in rules of engagement. Deze afspraken staan op de intranet-site en worden uitgebreid behandeld tijdens de introductiedagen voor nieuwe collega´s. Voorbeelden van deze werkafspraken zijn:

• Microsoft collega’s zijn gasteer/gastvrouw voor de Microsoft partner en overige externen:
  • Gasten krijgen alleen toegang tot de Community Area en de 3^e verdieping voor een rondleiding.
  • Gasten krijgen altijd voorrang voor een parkeerplaats in de garage.
• We laten technologie voor ons werken:
  • Agenda’s staan open zodat iedereen zelf afspraken kan inplannen.
  • Iedere medewerker houdt zijn MySite up to date en geeft in Lync zijn beschikbaarheidsstatus aan.
• Binnen de kantooromgeving geldt een clean desk policy.

Gedragsverandering

Daarnaast hebben we gemerkt dat het opstellen van interne wetten of verplichtingen heel stimulerend kan werken om een gedragsverandering te realiseren. Graag noem ik twee voorbeelden:

• Binnen Microsoft streven we naar diversiteit binnen de populatie van medewerkers. Voor een evenwichtige verdeling hebben we in 2008 besloten om actief de arbeidsparticipatie van vrouwen binnen Microsoft te stimuleren. Dit betekent dat we een actief wervingsbeleid hebben op het werven van vrouwen en dat vacatures de eerste 6 weken alleen worden opengesteld voor vrouwen. Door deze maatregel hebben we het aandeel vrouwen binnen Microsoft in 3 jaar tijd zien stijgen van 10% in 2008 naar 19% in 2011.
• Afgelopen zomer en ook tijdens de kerstvakantie hebben we 2 van de 6 verdiepingen gesloten. Doel van deze interventie was om kosten en energie te besparen en nieuwe ontmoetingen te stimuleren. Medewerkers van de 2^e en 4^e etage werden daardoor verplicht om op een andere plek hun werk te gaan doen. Was iedereen daar blij mee? Nee! Echter, terugkijkende was dit een geweldige interventie die we iedereen kunnen aanbevelen!

Conclusie

Of ‘thuiswerken’ een recht moet worden voor de medewerker en werkgevers verplicht moeten worden hiermee aan de slag te gaan, leidt tot de nodige discussie. Hier hebben we ook niet het juiste antwoord op. Echter, wat we dagelijks zien en ervaren is dat veel werkgevers al lang op de hoogte zijn van de kansen die Het Nieuwe Werken biedt. Zij zijn tot de conclusie gekomen dat het menselijk kapitaal binnen de organisatie cruciaal is om waarde te creëren. Tegelijkertijd hebben we bij Microsoft ook ervaren dat het stimuleren van een gedragsverandering middels een verplichting in sommige gevallen bijzonder effectief kan zijn!