Het Nieuwe Werken voor elke dag, zo simpel mogelijk

Steeds vaker hoor je dat mensen bijna bezwijken onder de werkdruk en information overload. We moeten steeds meer doen met minder mensen. Hoe kunnen we blijven focussen op wat belangrijk is en eerder af moet? Een bekende aanpak hiervoor is de Getting Things Done (GTD) timemanagement aanpak. Deze is echter niet zo makkelijk toe te passen. In mijn trainingen begin ik daarom eerst met een aanpak die je in 10 minuten kan leren; de Pomodoro techniek. Geen tijdmanagement, maar tijd slim benutten. Tijd laat zich immers niet managen. Tijd is er altijd!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Best wel veel! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons onder andere:

• Minder stress ervaren doordat je het concept van tijd anders gaat ervaren.
• Je focus en concentratie vergroten door het aantal interrupties te verminderen.
• Bewuster worden van je keuzes en besluiten.
• Je motivatie vergroten en constant houden.
• Je vastberadenheid om je doelen te halen vergroten.
• Je schattingsvermogen verbeteren.
• Je manier van werken en studeren verbeteren.
• Je vastberadenheid vergroten om het ook te blijven toepassen in complexe situaties.

Hoe werkt het?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie één in de vorm van een tomaat vandaar the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint, schat je het aantal blokken dat je nodig denkt te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat, neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel hersenkracht vraagt. Bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken et cetera. Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten. Je brein heeft immers ook behoefte aan niets doen.

Waarom werkt het?

Ons brein heeft ook tijd nodig om op te starten. Voor sommige complexere taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord, begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. Onze snelheid van denken (ongeveer 1400 woorden per minuut) ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren (ongeveer 250 woorden per minuut). Bovendien zitten veel mensen in een open kantoortuin. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte tijdsblokken dat je door het zetten van de wekker en het tikkende geluid je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen.

Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als een opeenvolging van gebeurtenissen in plaats van het hebben van een voorraad die op kan raken geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Pomodoro hulpformulieren

Er zijn er twee. De Pomodoro Activity Inventory Sheet, een soort master todo-list. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop dumpen, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust.

Het 2^e hulpformulier, de Pomodoro ToDo Today work sheet, is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ToDo Today alle taken die je vandaag wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.

Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is, tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: Heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze Pomodoro waarschuwing goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is dat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat clusters van taken zijn ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je te simpel naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel uit te voeren zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan the Big Rocks van Stephen Covey te besteden.

Combinatie van technieken

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmappen voor het maken van Work Break Downs en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen (hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden). Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in de dagelijkse dingen. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke Big Rock verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde Work Break Downs.

Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je elektronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een app als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de alfa hersen frequentie te komen) als ik een lastige pomodoro ga doen. Bovendien heeft iedereen een eigen bioritme en is het voor de wat zwaardere denktaken belangrijk om daar rekening mee te houden. De meeste mensen zijn qua denkkracht op hun best ongeveer 2 uur na het ontbijt (in verband met de glucose-opname in de hersenen). Zonde om dan suf je e-mail te gaan checken. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken, maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn volgende webinar waar ik het één en ander verder toelicht (onder andere over het Personal Dashboard).