Het Nieuwe Werken is voor iedereen, maar niet voor iedereen hetzelfde

Het mooie in onze wereld is dat iedereen anders is, met ieder zijn eigen achtergrond, werk, privésituatie, et cetera. De invoering van Het Nieuwe Werken kan dan evenmin eenheidsworst zijn. Omdat je met allemaal verschillende mensen samenwerkt, is het belangrijk om ieder van hen zijn verwachtingen te laten uitspreken en deze op elkaar te laten afstemmen. En daarvoor moeten we met elkaar in gesprek gaan. En blijven.
Als ik een organisatie binnenloop die, om welke reden dan ook, met Het Nieuwe Werken wil beginnen, begint iedereen direct vragen te stellen. Van: ‘Is er wel een werkplek voor mij als ik op kantoor kom?’, ‘Zie ik mijn collega’s nog wel?’, en ‘Moet ik altijd bereikbaar zijn?’, tot: ‘En wie betaalt de koffie als ik thuis werk?’.

Samen antwoorden vinden

Het liefst zou ik alle vragenstellers willen geruststellen en zeggen dat de koffie niet zo heet wordt gedronken als hij gezet wordt. Zo wijst de praktijk uit dat bij organisaties die zijn teruggegaan naar 0,7 werkplek per fte er altijd nog wel een werkplek beschikbaar is. Sterker nog, zelfs op de drukste dagen blijven er nog steeds werkplekken leeg.

Maar met zulke antwoorden stel ik niemand gerust, zeker niet wanneer ze uit mijn mond komen: ik ben en blijf een buitenstaander. Het gaat er juist om dat de mensen in de organisatie samen antwoorden vinden op deze vragen.

Verwachtingen managen

Het is ook niet mogelijk om elke vraag met één simpel antwoord te beantwoorden. Wat Het Nieuwe Werken is of inhoudt, is voor elke organisatie weer anders. En binnen organisaties verschilt het weer per afdeling, team, functie en zelfs individu hoe zij dit hanteren: wat wil de organisatie met Het Nieuwe Werken bereiken? En wat betekent dat voor onze afdeling? En voor mij persoonlijk?

Iemands functie bepaalt bijvoorbeeld in welke mate hij locatiegebonden is, maar ook persoonlijke aspecten spelen een rol, zoals: ‘Ik kan me thuis niet concentreren’. Alles draait bij HNW om uitgesproken verwachtingen: wat verwachten we van Het Nieuwe Werken, wat verwachten we van onze leidinggevende, wat verwachten we van elkaar. En daarvoor moet je met elkaar in gesprek gaan.

In gesprek gaan en blijven

Waarover ga je dan met elkaar in gesprek? Allereerst is het goed om te bepalen wat voor soort werk er binnen je team wordt verzet. In wat voor profiel kunnen we de teamleden plaatsen? Hebben veel medewerkers locatiegebonden werk, zoals de mensen op de postkamer of medewerkers die voor hun werk bijvoorbeeld drie beeldschermen nodig hebben? Of zijn het juist werkzaamheden die ze altijd en overal kunnen doen, zoals accountmanagers? Maar misschien valt iedereen wel in de categorie kantoor en thuis? Per profiel verschillen de behoeften aan gebouwelijke inrichting (bricks) en ICT-ondersteuning (bytes). Maar ook vragen de verschillende profielen om verschillende soorten gedrag (behaviour).

In gesprekken over het gedragsaspect komt in het kader van Het Nieuwe Werken een vijftal thema’s aan bod:

1. Flexwerken: hoe gaan wij als team om met flexplekken, telefoneren op de werkplek, het bespreken van vergaderruimtes, et cetera?
2. Digitaal werken: hoe zorgen we ervoor dat iedereen alle benodigde informatie overal beschikbaar heeft?
3. Teambinding: hoe blijven we een team, wanneer zien we elkaar, en hoe zijn we voor elkaar bereikbaar?
4. Leidinggeven en sturen op afstand: wat verwachten wij van onze manager, en wat verwacht hij of zij van ons?
5. Persoonlijk leiderschap: wat kan ik zelf meebrengen om bijvoorbeeld werk en privé in balans te houden?

Natuurlijk spreek je als organisatie ook een aantal algemene regels met elkaar af, maar binnen die regels is op elk van de thema’s voor alle teams ruimte om zelf in te vullen hoe daarmee om te gaan. En die invulling bepaal je met elkaar.

Doen en ervaren

Echter… houd het niet te lang bij praten alleen. Ga vooral doen en ervaren, en vind zo met elkaar de beste balans in ieders verwachtingen. En blijf met elkaar in gesprek over wat je vindt dat beter kan. Dan doet uiteindelijk iedereen aan Het Nieuwe Werken, alleen doet iedereen dat dan op zijn eigen manier en binnen zijn eigen mogelijkheden. Precies zoals Het Nieuwe Werken bedoeld is.