Het prehistorische karakter van het nieuwe intranet

Maandelijks verschijnen er tal van nieuwe samenwerktools op de markt die het werk van medewerkers binnen uw organisatie moet vereenvoudigen. Zo sprak ik laatst een aantal personen die een datumprikker-app hadden geïnstalleerd, omdat ze er gek van werden om constant elkanders agenda’s door te spitten.

Kort daarna hoorde ik hun projectleider op de werkvloer roepen: “De documenten voor interne projecten kun je terugvinden in Dropbox en de documenten voor externen staan op Google Drive. Willen jullie trouwens ook nog even reageren op datumprikker.nl, zodat ik een vergadering in kan plannen?”

Een helse speurtocht
Wat moet het een helse speurtocht zijn voor nieuwe (project)medewerkers om in zo’n bedrijf de juiste documenten te vinden. Veel medewerkers moeten tegenwoordig echt als een rechercheur te werk gaan om bij de juiste documenten terecht te komen. Gelukkig zien steeds meer organisaties in dat dit niet de meest effectieve en efficiënte manier van samenwerken is. Dit heeft ertoe geleid dat het fenomeen ‘social intranet’ niet onbekend is voor veel organisaties. Een social intranet zorgt er namelijk voor dat er op een centrale plek wordt samengewerkt en documenten gestructureerd worden opgeslagen.

In de praktijk zie ik echter dat er niet vaak wordt nagedacht over de continuïteit van zo’n social intranet. Een aantal jaren geleden werden intranetten gebouwd met de gedachte dat het wel een aantal jaren zou meegaan. Maar door het gemak waarmee tegenwoordig nieuwe tools ontwikkeld worden, is die gedachten achterhaald.

Forbes magazine gaf het al aan:  ‘Strategieën die vandaag de dag goed werken zullen niet lang valide blijven, omdat technologie in snel tempo doorontwikkelt.’

Social Intranet
Wellicht dat uw organisatie zich sinds kort ook oriënteert op een social intranet. Meestal gaan organisaties zeer enthousiast van start met het denkbeeld dat het nieuwe intranet helemaal uitgerust zal zijn met de laatste toepassingen en toeters en bellen. Vervolgens gaat het project van start en al tijdens het ontwikkeltraject verschijnen er tal van nieuwe applicaties op de markt, die de zogenoemde ‘laatste ontwikkelingen’ als prehistorisch doen laten overkomen. Het gevolg is dat medewerkers vanaf de dag van lancering weer van start gaan met externe tools.

Toekomstbestendig
Ik wil middels deze blog organisaties waarschuwen en attenderen om bij de ontwikkeling van een intranet goed te kijken naar de toekomstbestendigheid van een platform. Adviesbureaus die zich richten op het ontwikkelen en implementeren van een social intranet schieten namelijk als paddenstoelen uit de grond. Logisch als je kijkt naar de ontwikkelingen op het gebied van interne communicatie.

De vaak fulltime internetbureaus (webdevelopers) richten zich nu ook opeens op het intranet. Maar zorgen zij ook voor de doorontwikkeling van het intranet? Of wordt u na de implementatie van het nieuwe intranet opgescheept met een hoop extra kosten als u graag wilt updaten of uitbreiden? Als dat zo is, heeft u gekozen voor een zakkenvuller. Dat moet dus anders.

Gelukkig zijn er tegenwoordig goede alternatieven. Denk daarbij aan de fulltime intranetbureaus. Deze bureaus zijn volledig gericht op het doorontwikkelen van uw intranet en zien dit niet als bijverdienste. Deze bureaus bieden steeds vaker een kant-en-klaar intranet, waardoor u niet te maken krijgt met onnodige ontwikkelkosten. Ook worden de updates kosteloos aangeboden, zo blijft uw intranet altijd up-to-date met de laatste ontwikkelingen.

Kortom, wilt u niet overgeleverd worden aan prehistorische taferelen? Kies dan voor standaardisatie en experts!