Het risico van niet investeren in online samenwerking

Investeren in nieuwe manieren van samenwerken brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Bij de overstap van statisch intranet naar een social intranet bijvoorbeeld is de besluitvorming binnen een organisatie bijvoorbeeld vaak uitgebreid en complex. Dat komt omdat niemand ervaring heeft met het nieuwe systeem.

Hoe hoger het risico van een verkeerde aankoop en hoe meer geld ermee gemoeid gaat, des te meer mensen er bij de beslissing worden betrokken. Zo worden er meer alternatieven van verschillende aanbieders overwogen dan bij een herhalingsaankoop. Vaak leidt dit tot lange beslissingsrondes met de kans dat er uiteindelijk toch geen investering wordt gedaan. En dat is zonde.

Het achterblijven en het niet investeren in nieuwe manieren van samenwerken brengt ook de nodige risico’s met zich mee.

Tijdverspilling
Zo wijst een onderzoek van McKinsey uit dat werknemers 28 procent van hun tijd kwijt zijn aan het lezen en beantwoorden van e-mail. De hoeveelheid tijd, geld en middelen voor medewerkers om informatie te vinden om hun taken uit te voeren is enorm. E-mail werkt nu eenmaal niet als duurzaam samenwerkingsplatform.

Werknemers spenderen teveel tijd aan het beantwoorden en zoeken van informatie in plaats van efficiënt en effectief te kunnen werken. Maak van conversaties content die op ieder moment door iedereen binnen de organisatie kan worden opgezocht.

Achterlopen op de concurrentie
Innovatie is tegenwoordig van cruciaal belang om voorop te blijven lopen op de concurrentie. Het introduceren van een nieuw online samenwerkingsplatform kan een broedplaats zijn van nieuwe innovatieve ideeën en kansen die de organisatie helpen om onderscheidend vermogen te creëren, nieuwe producten te bedenken en/of kosten te reduceren.

Het niet investeren in samenwerkingstools terwijl de concurrent dat wel doet betekent dat je als organisatie op hen achterloopt. Een risico waarvan je je afvraagt waarom een organisatie die zou willen nemen, omdat die zo makkelijk te vermijden is.

Ineffectief werken
Ook op het intranet speelt Het Nieuwe Werken een belangrijke rol. Vooral online samenwerken en communicatie zijn belangrijke functies van het intranet die als gevolg van HNW worden uitvergroot. Het gat tussen privéleven en werk wordt steeds kleiner. Het is daarom belangrijk om te investeren in hulpmiddelen/nieuwe manieren van werken waardoor werknemers op afstand kunnen samenwerken op verschillende apparaten, locaties en samenwerkingsplatformen.

Werknemers willen geen beperkingen in hoe te communiceren en/of samen te werken. Zij willen meer ondersteuning vanuit de organisatie om dit juist te vereenvoudigen en op een centrale plek te plaatsen.

Verlies van talenten
Het intranet verandert drastisch. Generatie-Y zal in de toekomst goed zijn voor meer dan 50 procent van de beroepsbevolking. Deze generatie vindt veel organisaties onaantrekkelijk omdat ze binnen bedrijven vaak geconfronteerd worden met ‘saaie’ en ‘statische’ intranet-omgevingen waarop nauwelijks tot niet kan worden samengewerkt. Organisaties die zich niet aanpassen aan deze nieuwe technologieën zullen als ‘old-fashioned’ en niet-innovatief worden gezien. Als mensen de keuze hebben werken ze liever niet voor een organisatie die niet innovatief, cutting-edge en/of opwindend is.

Verloren data
Werknemers kunnen gebruikmaken van tal van externe tools en apps op het internet waarop zij documenten, conversaties en kennis kunnen uitwisselen. Dit betekent dat er veel informatie/data silo’s, gaten en risico’s kunnen ontstaan. Investeren in een social intranet zorgt ervoor dat je een gesponsord organisatieplatform creëert waarop alle data en informatie terecht komt dat eenvoudig in de gaten gehouden kan worden en de bovengenoemde risico’s kan verminderen.