Hoe een goed rittenregistratiesysteem een organisatie vooruit kan helpen

Ieder bedrijf dat auto’s ter beschikking stelt aan hun medewerkers, of dit nu uitsluitend zakelijk of ook privé is, krijgt ermee te maken: de rittenregistratie. Een tijdrovend klusje, dat verplicht is voor de Belastingdienst. Dankzij GPS-toepassingen hoeft het bijhouden van deze administratie echter al lang niet meer zo omslachtig te zijn. Door te kiezen voor een goed rittenregistratiesysteem op basis van GPS krijgt een bedrijf daarnaast ook nog eens een schat aan informatie op een presenteerblaadje aangeboden.

De administratie gaat voortaan automatisch

Welke medewerker vindt het bijhouden van de gereden kilometers in bedrijfsauto’s een geweldig klusje? Waarschijnlijk zal het goed zoeken zijn voor je iemand vindt die er écht enthousiast over is. Het staan dan ook bekend als een tijdrovend en suf klusje, dat weinig andere functies heeft dan het tevreden houden van de Belastingdienst. Niet onbelangrijk, deze heeft het nu eenmaal niet voor niets verplicht gesteld, maar daarmee niet minder leuk.

Gelukkig zullen steeds minder mensen iets merken van de kilometerregistratie, omdat deze steeds minder vaak handmatig plaats hoeft te vinden. Steeds meer bedrijven stappen over op een automatische manier van bijhouden, wat dankzij handige GPS-systemen steeds gemakkelijker gaat. Door de GPS is altijd bekend waar een voertuig zich bevindt, en welke bewegingen deze over een dag aflegt. Welke adressen worden bezocht, wat de vertrek-en-aankomsttijden waren. En precies deze informatie kan gecombineerd worden, en daarmee een registratie opleveren die exact voldoet aan de eisen die de Belastingdienst eraan stelt. En dat terwijl er nauwelijks tijd en moeite in hoeft te worden gestoken, een aardige stap vooruit dus.

Een schat aan informatie waar een bedrijf mee aan de slag kan

Natuurlijk kleven er aan het aanschaffen van een dergelijk systeem wat kosten, wat ervoor kan zorgen dat bedrijven wellicht twijfels hebben erover. Moet je deze kosten nu echt maken, voor iets wat ook gemakkelijk handmatig kan gebeuren?

Het hoeft natuurlijk niet. Maar realiseer je ook dat je de kosten waarschijnlijk snel weer terugverdient. Doordat zowel bestuurders als medewerkers van de administratie er nauwelijks meer omkijken naar hebben, kunnen zij meer tijd besteden aan andere werkzaamheden, wat uiteraard een positieve invloed kan hebben op de omzet.

Bovendien levert een goed systeem een bedrijf een schat aan data op, als het bijvoorbeeld gaat over de tijdsduur van werkzaamheden die medewerkers buiten de deur verrichten, en hoe groot het deel van hun werktijd is die zij wachtend of onderweg doorbrengen. Door deze data goed te analyseren en vervolgens om te zetten in een betere planning en hogere productiviteit, zijn de kosten van het systeem nog veel sneller terugbetaald. Een goed GPS-systeem levert je uiteindelijk veel meer op dan alleen een tevreden Belastingdienst.