Hoe ook ERP-systemen bijdragen aan het nieuwe werken

In een eerder artikel schreven we al dat software het verschil kan maken. Ook voor ERP-software is dit natuurlijk het geval. Meer nog: ERP-systemen zijn eigenlijk de ideale manier om het nieuwe werken mogelijk te maken. Zo’n ERP-systemen worden immers vooral om productiviteitsredenen ingezet. Toch kan het ook de katalysator zijn voor een andere manier van werken. Zo wist althans Nicolaas Lamm, specialist op vlak van ERP, ons te vertellen. Wij spraken met hem en hij vertelde ons meer over hoe ERP-systemen bijdragen aan het nieuwe werken.

Data overal beschikbaar

Een eerste reden moeten we volgens Nicolaas zoeken bij de basis van ERP-software: “ERP centraliseert data. Hierdoor is data doorheen de verschillende afdelingen beschikbaar en is fysiek contact en overleg minder noodzakelijk geworden. Veel ERP-systemen werken bovendien in de cloud, waardoor data ook op externe locaties beschikbaar is geworden. Het is dan ook ideaal voor zij die extern actief zijn, vanuit huis werken of gewoon binnen de kantoormuren van de klant nog even enkele rapporten hopen op te vragen. De eigen servers vormen met andere woorden geen beperking meer, waardoor het nieuwe werken mogelijk wordt.”

ERP maakt flexibel werken mogelijk

ERP-systemen maken het mogelijk om flexibeler te werken. Dit is zo omdat je steeds op realtime datagegevens kan rekenen. Ook Nicolaas kan dit voor ons bevestigen en doet dat met een handig voorbeeld: “Dankzij ERP-software kan je bijvoorbeeld de leveringsdatum veel beter inplannen indien je meteen ook even de voorraadsituatie van het product kan inzien of indien je ziet wanneer de volgende levering gepland staat. In de praktijk zorgen ERP-systemen zo voor een andere en nieuwe manier van werken. Het op een vast tijdstip verwerken van inkooporders is immers niet meer afdoende. Integendeel, we moeten inspelen op de binnenkomende orders en steeds flexibel reageren.”

Maar wat heeft flexibiliteit nu te maken met het nieuwe werken? Deze vraag stelden we ook aan Nicolaas. Hij legt een en ander voor ons uit: “Tijdens de introductie van ERP-systemen was er de vrees dat de klassieke thuiswerkdag onder druk zou komen te staan. In veel bedrijven werd die dag immers ingevuld met repetitieve taken die ook vanop afstand kunnen worden uitgevoerd. ERP-systemen hebben echter net het omgekeerde mogelijk gemaakt. Flexibel werken impliceert immers dat we van overal kunnen werken en voortdurend kunnen inspelen op de realiteit. Dankzij ERP-systemen is de communicatie met de andere medewerkers even constant, waar we ons ook bevinden. Flexibel werken vergt dan ook een flexibel systeem.”

ERP-software is veiliger

Tot slot haalt Nicolaas een andere reden aan waarom ERP-systemen bijdragen aan het nieuwe werken: “Een andere veelgenoemde belemmering voor het nieuwe werken, is veiligheid. Of net het ontbreken ervan. ERP-software gaat echter alle data echter centraliseren. Hierdoor is het eenvoudiger om één locatie te beveiligen dan potentiële datalekken in diverse softwarepakketten te dichten. Het extern oproepen van data hoeft met andere woorden niet te toornen aan de veiligheid ervan, waardoor andermaal een vroegere belemmering begraven wordt.”