Hoe Outlook een handje helpt bij Het Nieuwe Werken

In het kader van papierloos werken in het digitale tijdperk, dat met de invoering van Het Nieuwe Werken nog eens urgenter is geworden, schreef ik de afgelopen weken al twee blogs. Eén over het digitale werken an sich, wat hier zoal bij komt kijken en dat de consequenties hiervan nog helemaal niet zo vanzelfsprekend of gemakkelijk zijn voor veel werknemers. Het kan zelfs grote weerstand oproepen. De tweede met een stappenplan plus beslismodel over hoe dit papierloze werken zo eenduidig mogelijk in te voeren. Hieronder tref je een aantal tips voor Outlook, waardoor je – je raadt het al – minder of geen papier meer hoeft te printen.

Het is nog steeds zo dat de meeste mensen e-mailberichten printen, omdat ze er nog een keer ‘iets mee moeten’ doen. Als geheugensteuntje. Als je papierloos en/of clean desk wilt werken, dan is het handiger dat je dergelijke e-mailberichten in je e-mailomgeving zelf afhandelt. Kort door de bocht: als je een e-mail binnenkrijgt waarvan je weet dat die je een behoorlijke tijd gaat kosten en er zit een deadline aan (door jouzelf bepaald of door iemand anders), dan kun je deze mail het beste direct naar je agenda slepen/kopiëren/verplaatsen omdat je daar tijd voor moet maken.

Als je een e-mailbericht binnenkrijgt waarvan je zegt: daar moet ik een keer iets mee, maar dat hoeft niet nu, dan kun je deze het best in je takenlijst zetten. Je kunt in die taak dan aangeven wanneer je wilt worden herinnerd aan het feit dat je er wellicht weer eens naar moet kijken. Daarmee houd je je inbox en je hoofd leeg en maak je optimaal gebruik van de mogelijkheden van je e-mailomgeving.

Minder mb’s

Omdat het een hele opsomming is, vind je in het bijgevoegde document de meest gebruikte toepassingen aan. Maar alvast een paar eenvoudige, maar onmisbare tips: Bij slepen met de linkermuisknop raak je af en toe een bijlage kwijt. Daarom is het verstandiger om te slepen met de rechtermuisknop, waar je kunt kiezen uit verplaatsen of kopiëren. Als je je inbox schoon wilt houden, is het het verstandigst om zo veel mogelijk de functie ‘Verplaatsen’ te gebruiken, waardoor je minder mb’s gebruikt dan bij kopiëren.

Veel succes!

En, als gezegd: ook help je jezelf doordat je daardoor je e-mailomgeving een beetje ‘schoner’ houdt. De verschillen tussen Outlook 2007 en 2010 zijn soms groot als het gaat om de vraag waar wat verstopt zit. We hebben ons best gedaan en hopen dat dit document een beetje gaat helpen. Voor sommige toepassingen nemen we ook Lotus Notes mee. Veel succes!