Hoe slimme software oplossingen kunnen bijdragen aan de integratie van Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken is meer dan alleen gelukkige medewerkers creëren. Het helpt het verzuim te minimaliseren, de bedrijfsprocessen efficiënter te verlopen en zo ook de resultaten te verbeteren. Vooral flexibel en mobiel werken is in dat kader ‘hot’. Gelet op de vele voordelen weet ook ons dat niet te verbazen. Toch verloopt de integratie van het nieuwe werken niet altijd even eenvoudig. Er moeten immers heel wat persoonlijke en structurele struikelblokken overwonnen worden. Dankzij enkele slimme softwareoplossingen kunnen we die struikelblokken echter al (gedeeltelijk) overwinnen.

Software en Het Nieuwe Werken

Inzake Het Nieuwe Werken kan software het verschil maken. Zo werken steeds meer bedrijven in de cloud en kunnen vergaderingen tegenwoordig vanop afstand plaatsvinden. Om Het Nieuwe Werken te integreren, kunnen er dan ook stapsgewijs acties ondernomen worden. Zo kan er bijvoorbeeld voor gekozen worden om maandelijks een teleconferentie te houden in plaats van effectief samen te komen. Zo’n stapsgewijze aanpak zou eventuele obstructies helpen te overwinnen.

We denken bovendien ook aan de invoering van een ‘waar dan ook werkplek’ en een online reservatietool om een bepaalde plaats of ruimte op kantoor te reserveren. Op die manier maken de medewerkers al kennis met de softwareoplossingen die in een latere fase van het integratieproces volledig worden uitgerold. Of het nu gaat om Skypeof om speciaal ontwikkelde software: we hoeven vast niet te herhalen dat ze stuk voor stuk een meerwaarde bieden?

De kwaliteit waarborgen tijdens het integratieproces

Het Nieuwe Werken zal nooit uit zichzelf ontstaan. Het is een proces van vallen en opstaan waarbij de volledige procedure de nodige aanpassingen dient te ondergaan. Soms kan de sfeer tijdens het integratieproces logischerwijs omslaan in verwarring. In zo’n gevallen kunnen problemen de kop op steken. De introductie van Het Nieuwe Werken mag dan ook niet ten koste gaan van de kwaliteit. Aan de hand van zogenaamde kwaliteitsmanagement softwarekan men doorlopend nagaan of nog steeds voldaan wordt aan de geformuleerde normen, richtlijnen en doelen. Indien een bepaalde stap in het integratieproces ten koste gaat van de kwaliteit, kan dan ook meteen worden ingegrepen.

De veiligheid waarborgen tijdens en na het integratieproces

Vooral in producerende omgevingen haalt men risicopreventie vaak aan als pijnpunt van Het Nieuwe Werken. Niets is echter minder waar. In feite is het zelfs een van de voornaamste verbeterpunten van waaruit Het Nieuwe Werken vorm kan krijgen. Door de risico’s binnen de onderneming te inventariseren en preventieve maatregelen te nemen, kan je ongewenste gebeurtenissen voorkomen.

Aan de hand van een prospectieve risico inventarisatie kan je niet alleen de verschillende stappen in het proces benoemen maar eveneens hetzelfde doen voor de risico’s en hun gevolgen. Indien nodig kan een analyse volgen. In de praktijk resulteert dit in een toegenomen efficiëntie én in tijdsbesparing, net wat we ook van het nieuwe werken verwachten. Zeggen dat het nieuwe werken en risicopreventie hand in hand gaan, is dan ook de enige waarheid.

Voortdurend monitoren, evalueren en bijsturen

Tot slot is het belangrijk om het integratieproces voortdurend te monitoren. De aanwezigheid van talloze obstakels haalden we immers reeds eerder aan. Hieronder vallen ook de zogenaamde persoonlijke hindernissen, zeker indien een medewerker een bepaald proces al jaren anders afhandelt. Ook zijn input betrek je dan maar beter tijdens het evaluatieproces.

Wist je dat ook hier slimme software voor te vinden is? Hierbij wordt de input van de medewerkers geanonimiseerd en kunnen ze vrij opmerkingen formuleren. Aan de hand van uitgebreide vragenlijsten, scores en allerhande analyses kan je het integratieproces eenvoudig evalueren vanuit het oogpunt van de medewerker. Eventueel kan besloten worden om sommige processen toch aan te passen of maar (even) bij het oude te laten. Daar hoeft niks mis mee te zijn. Het nieuwe werken vergt nu eenmaal veel meer input van de medewerkers. Waarom ze dan ook niet betrekken tijdens het evaluatieproces?

Eerlijk is eerlijk, toch?