Houd een wiki bij; wiki a la beurre [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

In plaats van kennis te delen door een expert te raadplegen kun je die expert ook stimuleren om zelf zijn kennis op te schrijven. Dan kan onder andere in de vorm van een wiki of een blog. De wiki heeft het voordeel dat er meerdere mensen aan kunnen werken.

Kennis als onderscheidend vermogen

Kennis vormt in de huidige kenniseconomie het onderscheidend vermogen van elke organisatie. Hoe frustrerend is het dan als deze kennis zich vooral bevindt in de hoofden van de medewerkers en dus aan het einde van elke werkdag door het poortje naar buiten loopt? En morgen misschien helemaal niet meer terugkomt? Zou het niet mooi zijn als je deze kennis op de één of andere manier kunt vastleggen?

Kijk eens wat ik weet!

Veel organisaties hebben met dit in het achterhoofd in het verleden stevig geïnvesteerd in allerlei kennismanagementsystemen. Vaak met teleurstellend resultaat, omdat medewerkers niet of nauwelijks bereid blijken hun kennis in dergelijke systemen vast te leggen. Het betekent extra werk en vaak hebben ze er nauwelijks profijt van.

Toch blijkt uit een site als Wikipedia dat mensen best bereid zijn om hun kennis te delen. Het gaat bij die site ook niet om de financiële beloning, maar vooral om de erkenning van hun expertise en autoriteit: ‘Kijk eens wat ik allemaal weet.’ Als je dit ook binnen de organisatie voor elkaar krijgt, ben je al een heel eind.

Gemak dient de mens

Het belangrijkste daarbij is dat je de wiki een integraal onderdeel maakt van het werk. Het moet geen extra taak zijn, maar de kennis moet zich vormen terwijl je aan projecten werkt of een offerte schrijft. Het grote voordeel van wiki’s is namelijk dat je er gemakkelijk gezamenlijk aan kunt werken. Je kunt bovendien vrij eenvoudig tussendoor overleggen, en als je er functies als chat en het smoelenboek aan toevoegt, wordt het helemaal een integraal onderdeel van je interne kennisportal. Het zou ook vanuit één zoekscherm doorzoekbaar moeten zijn, zodat je niet voortdurend hoeft te schakelen van het ene scherm naar het andere.

Tweerichtingsverkeer

Kijk goed naar de opzet van Wikipedia. Om te beginnen is het een not for profit-site: het doel van de site is om zo veel mogelijk goede informatie te verzamelen en niet om zo veel mogelijk winst te maken. Als de organisatie dit wel zou proberen te doen, zou het snel afgelopen zijn met de vrijwillige bijdragen van de schrijvers. Mensen zijn best bereid om alleen voor de eer hun kennis te delen, maar niet als de oprichters er vervolgens schatrijk mee worden.

Met andere woorden: delen is altijd tweerichtingsverkeer. Als medewerkers hun kennis delen en een paar managers van de onderneming strijken vervolgens vette bonussen op, dan is het snel gedaan met dat delen. Maar als de hele organisatie ervan profiteert, is de kans groter dat het wel gaat lukken.

Maak er iets moois van

Wikipedia heeft nog een aantal andere kenmerken die het kennisdelen stimuleren. Zo worden op de homepage de meest recente artikelen uitgelicht, worden actuele items naar voren gehaald en worden gebruikers geprikkeld de verschillende bijdragen te lezen door rubriekjes als ‘Wist je dat?’ en ‘Etalage’. Voor je eigen organisatie zou je zelf rubriekjes en thema’s kunnen bedenken. Dat vergt weliswaar wat redactie, maar komt het gebruik zeker ten goede.

Volgende week recept 38: Ga bloggen; pittige blogsaté. Lees het vorige recept: Deel je kennis; savoir participé, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.