Hoe kan huisvesting slim worden gebruikt?

In mijn onlangs opnieuw uitgebrachte boek, Ruimte voor het Nieuwe Werken (affiliate link), beschrijf ik de rol die gebouwen vervullen in de werkpatronen van mensen en organisaties. Gebouwen hebben namelijk meer invloed op het functioneren van een organisatie dan men vaak denkt.

Huisvesting bepaalt hoeveel ruimte er op een bepaalde plek beschikbaar is voor de uitvoering van de activiteiten en de processen van de organisatie. Daarmee is huisvesting van invloed op de logistiek en de productie. Huisvesting is ook vormgeving en daarmee beïnvloedt het de sfeer waarin medewerkers met elkaar samenwerken en waar klanten tegemoet worden getreden. Maar er is meer! 

Het belang van goede huisvesting

De huisvesting vormt de omgeving en het decor voor het inrichten van werkplekken en bepaalt hierdoor hoe flexibel er met werkplekken kan worden omgegaan. En, een belangrijke: huisvesting is een belangrijke veroorzaker van kosten op andere gebieden. Een slechte locatiekeuze veroorzaakt bijvoorbeeld hoge transportkosten en productiviteitsverlies door lange reistijden, om nog maar te zwijgen over de bijkomende CO₂-uitstoot.

Reden genoeg om nauwlettend te bewaken dat de huisvesting en de behoeften van de organisatie op elkaar afgestemd blijven. Betekent dit dan ook dat het ideale gebouw de organisatie moet volgen? Moet elke verandering in de organisatie worden gevolgd door een verhuizing en verbouwing van de inrichting?

De behoeften van de organisatie

De behoeften van gebruikers veranderen steeds sneller. Zo snel, dat de levenscyclus van het gebruik vele malen korter is geworden dan de levenscyclus van het vastgoedobject. Dit betekent dat een gebouw tijdens haar levensduur meestal door verschillende gebruikers zal worden bewoond. Gebouwen zullen organisaties moeten aantrekken en weer los moeten laten. Daarom is het nodig dat gebouwen duurzame kwaliteit bezitten. Gebouwen zijn van nature traag. Niet alleen omdat ze groot en duur zijn, maar ook omdat ze onderdeel zijn van grotere systemen, zoals de stad en de eco-systemen van de omgeving.

Door anders om te gaan met de koppeling tussen de duurzaamheid van gebouwen en de dynamiek van het gebruik, ontstaat er meer flexibiliteit in het gebruik van gebouwen. De beweeglijkheid van de organisatie wordt groter als er, om een verandering mogelijk te maken, minder verplaatst behoeft te worden. Met andere woorden, door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid.

Nieuwe facilitaire concepten

Een lossere koppeling tussen de duurzaam vorm te geven, en de dynamisch te organiseren zaken, vraagt om een ander facilitair concept. Het betekent dat een organisatie niet meer probeert om de veranderende behoeften van de gebruikers met aanpassingen van de inrichting  te volgen. Een organisatie faciliteert dan de gebruikers vooral door het organiseren van de interactie tussen de werkprocessen en de werkomgeving.

Het Nieuwe Werken is een manier om die interactie vorm te geven. Hierbij wordt de organisatie actief ingeschakeld bij het optimaliseren van haar werkomgeving. Door de mensen wisselend gebruik te laten maken van verschillende ruimten of meubelopstellingen – functioneel en qua sfeer – ontstaat flexibiliteit in het gebruik. Zonder dat de faciliteiten zelf flexibel behoeven te zijn.

Het uitgangspunt voor het creëren van een werkomgeving wordt dan anders. De nadruk ligt niet meer op de steeds veranderende gebruiker, maar op de unieke – met de locatie verbonden – kwaliteit van gebouwen.

Duurzaam bouwen en beheren

De oplossing is duurzame gebouwen te maken volgens tijdloze principes, ongeacht de functie van dat moment. Over het algemeen betekent dit een zekere ‘overmaat’, eerder gericht op meerdere vormen van gebruik dan op die ene minimale functionele oplossing. Een organisatie kan zich die ‘overmaat’ permitteren, omdat de ruimte over een langere periode intensiever wordt gebruikt.

• Het beheer kan daardoor volledig worden gericht op het object en de functionaliteit ervan op langere termijn.
• Er hoeft niet telkens te worden ingespeeld op de grillige veranderingen in het gebruik.
• De facilitaire organisatie hoeft de spullen niet langer ‘achter de gebruikers aan te dragen’.

Dit biedt uiteindelijk meer flexibiliteit voor de gebruikers en meer stabiliteit in het beheer van de faciliteiten en het vastgoed. Een rekensom leert dat daarmee uiteindelijk de (beheer)kosten kunnen worden verlaagd. Ik voorspel daarom dat facilitaire organisaties in de toekomst steeds vaker per gebouw zullen worden georganiseerd.

Laat ruimte voor onvoorziene gebruiksmogelijkheden

De organisatie wordt meestal als uitgangspunt gekozen voor de ontwikkeling van huisvesting. We zien dan dat er meerdere plannen worden ontwikkeld. Dit gebeurt dan op basis van regelmatig bijgestelde veronderstellingen over de ontwikkeling van de organisatie. Als dan uiteindelijk wordt geconstateerd dat het ideale plan niet goed in het gebouw past, is er vaak al een veelvoud van de werkelijk benodigde kosten gemaakt.

Door de specifieke kwaliteiten en beperkingen van het gebouw als uitgangspunt te kiezen, kan sneller een inrichting ontworpen worden dat de gebruiksmogelijkheden van het gebouw maximaliseert. Een  mooi, leuk en gevarieerd vormgegeven kantoor kan een veelheid aan mogelijkheden bieden aan een organisatie die geleerd heeft om flexibel gebruik te maken van de mogelijkheden die het kantoor biedt.

Heeft u ervaring met het inzetten en optimaliseren van huisvesting in relatie tot de organisatie? Ik nodig u van harte uit hieronder te reageren.