Een veelgehoorde opmerking bij een overgang van vaste naar flexibele werkplekken is dat je er ineens een heleboel nieuwe collega’s hebt bij gekregen. De fysieke ruimte is bij bijvoorbeeld het zoeken naar informatie inderdaad een belangrijke contextvariabele.
Mensen vinden elkaar vaak niet alleen op basis van wat ze weten, maar vooral op basis van vertrouwen, openheid, enthousiasme, stijl van communiceren en inlevingsvermogen. Maar het blijft een probleem hoe je er achter komt wie je moet hebben voor die ene vraag. Sterker nog, hoe weet je wat iemand weet? Je kunt niet iedere keer een heleboel mensen vragen of ze je kunnen helpen.
De selectie criteria
Kijk eens goed naar het volgende rijtje. Dat geeft aan waarom je een persoon selecteert als je informatie nodig hebt. Je kiest een persoon, omdat:
- je die persoon kent. Maar ook omdat je denkt dat die persoon genoeg anderen kent.
- hij heel veel kennis bezit en in het verleden heeft bewezen een goede en betrouwbare informatiebron te zijn.
- hij bereid is kennis te delen. Hij is gemakkelijk te benaderen, luistert goed en geeft snel antwoord, ook als hij het niet weet.
- diegene openhartig is, vertrouwen wekt en eerlijk advies geeft.
- hij een soortgelijke functie vervult of qua opleiding en ervaring met jou overeenkomt.
- hij zich dicht bij jou bevindt. We kiezen nog steeds het liefst iemand in onze directe fysieke nabijheid.
- je denkt dat hij betere toegang tot bepaalde informatiebronnen heeft.
- hij intuïtie en inzicht bezit en zich gemakkelijk verplaatst in jouw situatie.
- het gewoon een stuk gemakkelijk is om anderen het werk te laten doen.
- die personen sneller iets gedaan krijgen dan via de formele, vaak bureaucratische manier.
- je sommige informatie liever informeel houdt, ziektebeelden of een financiële crisis bijvoorbeeld.
- hij een goede verhalenverteller is en altijd van de laatste nieuwtjes op de hoogte is.
- hij net een niveau hoger in de organisatie zit.
- je weet dat die ander graag met zijn kennis koketteert en je zo gemakkelijk aanzien bij hem krijgt.
Nu je de juiste mensen herkent, kun je de rest best uit je netwerk schrappen. Of zet hen letterlijk en in je hersenen in een archief. Een mooie uitbreiding overigens voor al die sociale netwerken, een gradatie in je contacten: (1) reuze belangrijk, (2) aardig om te weten dat hij/zij er is, (3) ooit gezien/gesproken.
Selecteer de echte expert
Nog een tip voor HR-mensen. We kennen allemaal de 360 graden feedback. Maar ik beveel al een tijd aan om het volgende te doen. Stel ieder kwartaal aan een kleine steekproef uit alle medewerkers van je organisatie – geautomatiseerd – enkele vragen zoals: wie heeft jouw vraag het beste beantwoord, heeft hij dat zelf gedaan of goed doorverwezen, ben je zelf benaderd voor antwoorden, etc.
Zo krijg je snel een overzicht van de echte experts, ook in de tijd gezien. Als je echt anders wil werken, pas dan ook het beloningsbeleid daarop aan. Gedurfd maar wel reëel voor de echte slimme informatiewerker, die veel tijd steekt om op de hoogte te zijn en blijven.
Hoe selecteer jij?
Op basis van welke criteria selecteer jij een persoon wanneer je informatie nodig hebt?