Inrichten van het kantoor tijdens Het Nieuwe Werken

‘My work is where my laptop is’ is een veelgehoorde uitspraak als het om Het Nieuwe Werken gaat. Is uw kantoor hier al op ingericht?

Indeling
Wanneer werknemers en klanten in en uit lopen, moet de indeling daarop aangepast zijn. Een einde aan de traditionele cellenstructuur maar een creatief gebruik van ruimtes. Dus informele hoeken met loungebanken om inspiratie op te doen en te brainstormen, knusse hoekjes met hoge fauteuils om rustig iets door te lezen of een informeel gesprek met een klant te voeren, grote tafels waar meerdere medewerkers samen kunnen werken en aparte ‘cubicles’ voor medewerkers die belangrijke gesprekken moeten voeren of in alle rust geconcentreerd willen werken.

Kantoormeubilair
Bovenstaande indelingen vragen natuurlijk ook om passend kantoormeubilair. Niet standaard voor iedere medewerker een bureau en stoel, maar ook bureaus (met wieltjes) die aan elkaar gezet kunnen worden, en niet voor iedere medewerker een bureau maar voor iedere fte. Met flexplekken kunnen parttimers namelijk op dezelfde plekken werken. Wanneer iedere medewerker zijn eigen opbergruimte heeft, kunnen daar spullen opgeborgen worden die normaliter op het bureau staan.

Voor al het meubilair geldt uiteraard dat het ergonomisch en in hoogte verstelbaar moet zijn. Heeft u te maken met lastig in te delen ruimtes of wilt u het meteen groots aanpakken en voor een opvallende inrichting gaan, dan biedt maatwerk meubilair wellicht uitkomst.

Apparatuur
In de inleiding zeiden we het al, bij Het Nieuwe Werken hoort ook dat u altijd en overal bij de benodigde gegevens kunt. Met uw laptop, maar ook met uw mobiele telefoon, kunt u dan thuis, onderweg of bij een klant bij uw eigen bestanden, bijvoorbeeld via ‘the cloud’ of een beveiligde website. Zorg dat er in uw kantoor in iedere ruimte, dus ook bij de loungebank, toegang is tot internet of WiFi.

Thuiswerken
Thuiswerken is ook een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken. Het gaat immers om flexibel werken, en dat houdt ook in waar en wanneer de werknemer dat wil. Veel werkgevers deinzen hiervoor terug, omdat ze vrezen voor het niet gescheiden kunnen houden van werk en privé en ze daar geen controle over hebben. Toch zijn er heel wat voordelen te noemen, te weten een kostenbesparing (minder kantoorruimte nodig, minder reiskosten), minder laatkomers door files, verlaging van het ziekteverzuim en minder bijzonder verlof.

Als een werknemer minstens een dag in de week thuiswerkt, heeft hij ook recht op een goed ingerichte thuiswerkplek. Gelukkig voor u als werkgever profiteert u dan ook nog eens van belastingvoordeel. U mag eens per vijf jaar belastingvrij een bepaald bedrag besteden aan de thuiswerkplek inrichten en aan bijkomende internet- en telefoonkosten. Het thuiswerken moet dan wel schriftelijk overeengekomen zijn, de inrichting moet aan de Arbowet voldoen, de werknemer moet gebruik maken van communicatiemiddelen en minstens een dag in de week thuiswerken.

Met wat simpele aanpassingen kunt u uw medewerkers al inspireren. Een nieuwe inrichting zorgt immers vaak voor nieuwe ideeën. En meer creativiteit, efficiëntie en motivatie is toch waar Het Nieuwe Werken om begonnen is!