Je overleggen als ‘change agent’

De vraag ‘Waarom is het veranderen van je overleg lastig?’ roept altijd gevarieerde reacties op van onze deelnemers. Een greep uit de collectie: mensen willen niet veranderen, eng om het anders te willen doen, niet je nek uit durven steken waar de anderen bij zijn, het gaat eigenlijk wel best zo, het zijn toch altijd dezelfde die aan het woord zijn.

We stellen de vraag bij elke workshop en elke keer zijn wij weer verbaasd over hoeveel dit gaat over ‘normale’ veranderprocessen. Het veranderen van je overleg, hoe klein en beperkt ook, gaat dus over een normaal veranderproces. Het laat zien dat onze overleggen wel degelijk plekken zijn waar verandering plaats zou kunnen vinden, maar waarbij dat, net zoals in het echte werkzame leven, toch ingewikkeld blijft.

En als je ziet hoeveel erover geklaagd wordt, dan lijkt het wel alsof we het over het weer hebben, of over de maandagochtendfile. Alleen het weer kan je zelf niet beïnvloeden en Rijkswaterstaat weet inmiddels als geen ander dat je de files ook niet zomaar oplost. Het werkoverleg als complexe opgave dus…

Laaghangend fruit

En toch bekruipt ons het gevoel dat overleggen laaghangend fruit zijn. Want met hele kleine makkelijke ingrepen in je werkoverleg maak je het al zoveel beter, zoveel effectiever en zoveel leuker. Als ergens het Pareto-effect werkt, dan is het wel in onze overleggen. Het toepassen van 1 tip zoals ‘begin eens met de rondvraag’ of ‘werk eens wat vaker in subgroepen’ doen het resultaat en de sfeer letterlijk omslaan. Ofwel: kleine inspanning met maximaal resultaat.

Zo makkelijk kan verandering dus zijn.

En daarom zien we ook een rol voor werkoverleggen als ‘change agent’ van de verandering voor je organisatie. Als het werkoverleg beter wordt, dan merkt het hele team dat meteen. En dat heeft weer effect op de werkvloer. Regelmatig vertellen deelnemers ons wat er veranderd is binnen het team door enkel een paar simpele aanpassingen aan het overleg.

Hoe nu maak je dan van je overleggen werkbare ‘change agents’? Wij werken zelf veel met ‘Vergaderbrigades’, een club interne enthousiastelingen, die helpt bij het veranderen van de overleggen (en natuurlijk ook verder, ze dragen daarmee bij aan de grotere veranderopgave van de organisatie).

Vergaderbrigade

De Vergaderbrigade (de naam is ooit door een club zelf gekozen als een Geuzennaam) helpt voorzitters van overleggen met het herzien van hun eigen overleggen. Ze staan hen bij met tips, handvatten, nieuwe werkvormen. En, niet onbelangrijk, monitoren of er ook daadwerkelijk verandering in gang wordt gezet. Door het verhelderen van het doel, door andere werkvormen te (laten) gebruiken, door het scherp stellen van het resultaat, enzovoort, weten ze van saaie overleggen zinvolle overleggen te maken.

En dat geeft energie, dat inspireert. Waardoor anderen ook zin krijgen om nieuwe dingen aan te pakken en te proberen.

Is daarmee elke Vergaderbrigade direct een succes? Zeker niet. Elke Vergaderbrigade komt erachter dat veranderen toch best lastig is, dat ze opeens hun nek moeten uitsteken, dat vele anderen om hen heen stille tegenstanders zijn. Het voordeel is alleen wel dat elke Vergaderbrigade van scratch begint, waardoor ze zelf de ruimte hebben om hun eigen plek te creëren. Diegene die deze vrijheid het meeste nemen, zijn ook het meest succesvolle.

En daarin ondersteunen wij hen, want veranderen is niet makkelijk. Ook al, of eigenlijk juist, omdat het zoiets kleins en lokaals betreft als je eigen (werk)overleggen.

Meer weten over het veranderen van je overleggen? Op 1 juni kun je weer deelnemen aan de open workshop van Het Nieuwe Werkoverleg.