Jongere medewerker wil terug naar kantoor om oudere collega’s te ontmoeten (2)

In deel 1 beschreef ik hoe de aanwas van jonge medewerkers stokt en personeelsbestanden voor een steeds groter deel worden gevormd door oudere medewerkers. Maar hoe zien deskundigen in het veld dit? In dit tweede deel een weergave van het debat dat Steelcase Solutions organiseerde over hoe organisaties kunnen helpen de verschillen tussen generaties te overbruggen en mensen van verschillende leeftijden effectief te laten samenwerken.

‘Door de vergrijzing van veel organisaties en ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken, is het belangrijker dan ooit dat het kantoor een verbindende rol vervult en mensen samenbrengt.’

Oudere medewerkers kiezen bijvoorbeeld eerder voor een vaste thuiswerkdag, omdat hun leven in het algemeen meer volgens vaste patronen verloopt. Volgens Thijs Huis in ’t Veld, Senior Consultant bij IPMMC Consult, ervaren jonge medewerkers een hoge werkdruk en zijn ze voortdurend op zoek naar manieren om efficiënter te werken. Jongere medewerkers laten waar en wanneer zij werken veel meer afhangen van de activiteiten die zij die dag of week zakelijk en privé hebben. Dus meer activiteitgedreven en op ad-hoc-basis. Jongeren zijn het ook meer gewend overal en altijd te kunnen werken. Werk en privé lopen bij hen op een meer natuurlijke manier in elkaar over.

Uit voorgaande voorbeeld kan worden opgemaakt dat organisaties de (technologische) faciliteiten zullen moeten scheppen om tijd en afstand te overbruggen, zodat mensen ondanks hun verschillende voorkeuren en werkpatronen toch effectief kunnen samenwerken. Maar alleen het bieden van technologische ondersteuning is niet voldoende. Want tegelijkertijd neemt het belang van het kantoor als plek waar mensen in het algemeen en vertegenwoordigers van de verschillende generaties in het bijzonder sociaal kunnen samenwerken enorm toe.

‘Fysiek samen zijn zorgt ervoor dat mensen er meer lol in hebben en effectiever samenwerken.’

Waar mensen vroeger naar kantoor gingen om (individueel) te werken, wordt het nu vooral dé plek om collega’s te ontmoeten, te vergaderen en samen te werken. Marjette Slijkhuis, docent Toegepaste Psychologie aan de Hanzehogeschool Groningen: ‘Fysiek samen zijn zorgt ervoor dat mensen er meer lol in hebben en effectiever samenwerken. Anders ontstaat er al snel een gebrek aan afstemming.’ Slijkhuis’ bewering wordt bevestigd door de praktijk waar momenteel een kentering zichtbaar is. Waar de afgelopen jaren steeds meer mensen thuis, in de trein of in het café gingen werken, zien we nu het omgekeerde gebeuren. Kenniswerkers, ook de jonge, komen erachter dat samenwerken met collega’s onontbeerlijk is voor de effectiviteit van hun werkzaamheden en om die reden gaan ze weer meer op kantoor werken.

De werkomgeving moet aansluiten bij deze nieuwe rol en de veranderde behoefte van de medewerkers, en deze nieuwe verbindende functie ondersteunen en stimuleren. Bianca Krijgsman – Van Gulik, Directeur Nederland van Steelcase Solutions: ‘Door de vergrijzing van veel organisaties en ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken, is het belangrijker dan ooit dat het kantoor een verbindende rol vervult en mensen samenbrengt. De werkomgeving zal daarom naast individuele werkplekken moeten bestaan uit samenwerkplekken en informele ontmoetingsruimtes. Balans aanbrengen in wat Steelcase Solutions I-Space en We-Space noemt, kan de onbalans in vergrijzende organisaties tegengaan.’

Verschillen overbruggen

Maar hoe ziet dat moderne kantoor, afgezien van de vereiste balans in individuele en samenwerkplekken, er dan uit? Want zoveel mensen, zoveel wensen.

‘De diversiteit tussen verschillende generaties moet meer worden gewaardeerd en beter worden ondersteund.’

De debatdeelnemers zijn het erover eens dat een organisatie niet moet doorslaan in haar wil om in deze behoefte te voorzien. In haar drang om jonge, talentvolle medewerkers aan zich te binden en een hip en jong werkgeversmerk neer te zetten, kan het oudere medewerkers van zich vervreemden. Terwijl die minstens net zo belangrijk zijn voor de kwaliteit en continuïteit van een organisatie. Slijkhuis: ‘De behoefte aan structuur is mensen eigen. Onafhankelijk van intelligentie, geslacht en generatie.’ Tanja Schmitz, Regional Deversity Manager bij Siemens, meent dat de diversiteit tussen mensen en generaties meer moet worden gewaardeerd en beter moet worden ondersteund. Krijgsman – Van Gulik onderschrijft dit: ‘Het is belangrijk dat mensen kunnen kiezen van welke werkplek zij gebruik willen maken. Hun keuze zal in de praktijk vooral samenhangen met de taak die zij moeten uitvoeren en hun gemoedstoestand op dat moment.’ Het kantoor als tweede thuis zien de debatdeelnemers dan ook niet als de oplossing. In plaats daarvan dient het kantoor in de eerste plaats functioneel te zijn, met betere faciliteiten en technologieën dan thuis.

‘De behoefte aan structuur is mensen eigen. Dit is onafhankelijk van intelligentie, geslacht en generatie.’

De moderne technologieën zijn niet per definitie en in gelijke mate geschikt als het gaat om effectieve samenwerking tussen mensen, zo blijkt tijdens het debat. Slijkhuis: ‘Jonge generaties werken samen via WhatsApp, maar daar is het natuurlijk niet het geëigende middel voor. Het gaat erom dat ze leren filteren wat efficiënte en effectieve manieren zijn om informatie te delen.’ Volgens Huis in ’t Veld kunnen jongere generaties bij dit soort dingen veel leren van hun oudere collega’s: ‘Jongeren kennen veel beter dan de oudere generaties de mogelijkheden en risico’s van moderne technologieën. Op hun beurt weten oudere generaties beter welke ondersteunende technologieën aansluiten bij de bedrijfsprocessen en hoe deze in de organisatie zijn in te bedden.’ Vaststaat dat iemand van een jongere generatie zich een nieuwe technologie meestal sneller eigen maakt dan een ouder iemand, simpelweg omdat het meer in zijn DNA zit. Om te zorgen dat technologische hulpmiddelen de afstand tussen generaties niet vergroten maar juist verkleinen, dienen zij volgens Krijgsman – Van Gulik ‘voor een ieder intuïtief in het gebruik te zijn en moet het gebruik ervan worden aangemoedigd.’ Dit kan bijvoorbeeld door technologie te integreren met het meubilair of de werkomgeving.

De conclusie, kortom: het kantoor is de verbindende factor die de verschillende generaties letterlijk en figuurlijk nader tot elkaar brengt.

Lees in deel 1 van Aart Bontekonings Jongere medewerker wil terug naar kantoor om oudere collega’s te ontmoeten (2) de wetenschappelijke achtergrond van de generatietheorie.