Kostenloos over op Het Nieuwe Werken in 4 stappen

Overstappen op het Het Nieuwe Werken zonder meerkosten, hoe doe je dat? Hierbij een praktisch stappenplan voor ondernemers in de zakelijke dienstverlening. Toepasbaar in midden- en kleinbedrijf zonder middenmanagers, met een toekomstgerichte cultuur en dito veranderbereidheid. Waar directe lijnen zijn tussen directie en werkvloer, en consultants nog niet over de vloer komen. Waar medewerkers thuis met hun eigen computer meer kunnen dan op het werk.

Stap 1: Ga online werken

Halveer uw ICT-kosten door geheel online te gaan werken. Investeer niet langer driejaarlijks in een serverpark. Vergeet de mensen die een dag in de week uw ICT-infrastructuur komen beheren terwijl u zich afvraagt ‘wat ze eigenlijk doen’. U weet wel dat het €2000 per maand kost. Maak daarentegen gebruik van al het moois wat inmiddels direct vanuit de datacenters van Microsoft, IBM, Google en Salesforce beschikbaar is. Tegen lage variabele kosten per gebruiker per maand. Functionaliteit varieert van email en gedeelde agenda’s tot volledige online ERP oplossingen voor de zakelijke dienstverlening. Uw gehele bedrijfsproces kan worden ondersteund met laagdrempelige maar krachtige zakelijke software via internet. Veilig bovendien en oneindig schaalbaar.

Behalve uw ICT-server kan ook de telefooncentrale de deur uit. Telefonie via internet is net zo goed en biedt veel meer flexibiliteit.

Prijzen voor online werken beginnen bij €10 per medewerker per maand. U kunt dan beschikken over ‘hosted’ email, gedeelde agenda’s, opslag en delen van documenten. Voor €10 extra kan er aanvullende ondersteuning worden geboden (instructie, servicedesk). Nog €10 voor telefonie en u kunt voor €30 all-in per medewerker per maand uw basis bedrijfsproces en communicatie geheel online ‘draaien’. Waar dan ook. Inclusief uptime en gebruikersondersteuning. Vanaf €40 per medewerker per maand is daarbij ook project-, relatiemanagement, administratie en facturatie inbegrepen. Vergelijk deze prijzen eens met uw huidige ICT-budget. Schrik niet als blijkt dat u de helft van uw huidige ICT-kosten alternatief kunt aanwenden.

Stap 2: Sluit uw kantoor

U kunt nu altijd, overal met iedereen (samen)werken. Dus waarom nog de vaste kosten en inflexibiliteit van een eigen kantoor? Huur daarentegen een aantal dagdelen per week een werk/overleglocatie. Dat kan een vaste plek zijn of steeds ergens anders. Het aanbod van flex- en co-working plekken is enorm, de prijzen laag. Omdat al uw bedrijfsapplicaties en data via internet beschikbaar is, hebben u en uw medewerkers voldoende aan een laptop met internetverbinding. Om thuiswerken te faciliteren kunt u uw medewerkers die beschikken over een tuin het gebruik van een Hubbel aanbieden. Werken bij klanten is een derde uitwijkmogelijkheid. Met dongels en PDA’s heeft bovendien onderweg ook ‘uw zaak op zak’.

Stap 3: Investeer in mensen

Het draait bij Het Nieuwe Werken om mensen. Investeer daarom in hun kennis en vaardigheden. Vooral als er vaker ‘op afstand’ gewerkt gaat worden met nieuwe technologie. Als zij meer verantwoordelijk krijgen over het hoe, waar en waarom van hun werkzaamheden. Overweeg trainingen slimmer werken en spijker communicatieve vaardigheden bij. Het vrijgevallen budget door stappen 1 en 2 is dermate groot dat er vrijwel onbeperkt initiatief kan worden genomen om de bedrijfscultuur in stand te houden of zelfs te verstevigen. Uw mensen zelf zijn hierbij uiteraard de beste leidraad. Geef hen hiertoe het initiatief.

Stap 4: Meet voortgang

Om objectief begin- en tussenstanden op weg naar Het Nieuwe Werken vast te stellen raad ik van harte de Factor4Index aan. Het stelt vast ‘wat goed gaat’ en ‘wat beter kan’. Gebruik de uitkomsten van dit meetinstrument als praatstuk. Ga met elkaar in gesprek over de uitkomsten op de aspecten cultuur, organisatie, technologie en inspiratie. Mijn enthousiasme over deze methode is gebaseerd op het feit dat deze vier elementen zijn ontleend aan het werk van Ken Wilber. Deze filosoof en auteur beschrijft in zijn boek ‘Een beknopte geschiedenis van alles’ het ontstaan van de mensheid, organisaties en culturen. Hij combineert daarbij wetenschap en spiritualiteit. Ik vind het prachtig dat er een ‘meetinstrument’ is dat voortborduurt op zijn inzichten en simpelweg met 64 online vragen de brug slaat naar Het Nieuwe Werken.

Het is mijn ervaring dat deze stappen voldoende zijn om snel, pragmatisch en zonder meerkosten over te stappen op Het Nieuwe Werken indien is voldaan aan de condities zoals in de inleiding gesteld.

Meer weten?

Wellicht vindt u dit een simplistische voorstelling van zaken. Ik nodig u van harte uit om dinsdag 25 mei het event ‘Nederland Werkt Online’ te bezoeken. U kunt dan van mede-ondernemers horen hoe zij bovenstaande stappen hebben gezet en wat ze daarvan hebben geleerd. Speciaal voor lezers van HNWBlog is er een kortingsactie.