Krankjorum in de kantoortuin (of opperste geconcentreerdheid)

Het Nieuwe Werken is gericht op het werkgemak van de medewerker, maar de invoering van zaken als een kantoortuin vragen toch ook het nodige aanpassingsvermogen. Waar een kantoortuin voor de één stimulerend werkt, heeft de ander veel last van het lawaai om zich heen. Of je er wel of niet prettig werkt zal voor iedereen anders zijn en hangt natuurlijk ook af van het babbelvolume van je collega’s, de akoestiek van het gebouw en de aard van je werkzaamheden. De grootste afleiders blijven we echter zelf.

Stiekem vinden we het maar wat prettig om even afgeleid te worden van onze werkzaamheden. We grijpen elke gelegenheid aan om weg te vluchten van onze taken en plichten. Wie gaat er niet snel koffie halen voordat hij aan die moeilijke klus begint? En wie checkt er niet nog even zijn e-mail voordat hij die lastige klant moet bellen? We grijpen dan ook elke babbelende collega aan om onszelf wat afleiding te gunnen. Bovendien zijn we ontzettend nieuwsgierig naar nieuwe e-mailberichten, tweets, de laatste roddels en nieuwe sms-berichtjes. Niets menselijks is ons vreemd, toch?

Concentratie en flow
Stel, je werkt aan een taak waarop je je moet concentreren en wordt onderbroken door een collega/ je telefoon/ je e-mail, dan kost het je daarna zo’n tien minuten om weer terug te komen in dezelfde concentratie en flow als voor die onderbreking. Hierdoor werkt veelvuldig onderbroken worden uiterst inefficiënt. Het is bovendien vermoeiend en maakt je onrustig. Daarbij voel je je uitermate ontevreden als je door al deze afleiding taken niet naar behoren hebt kunnen afronden.

Gelukkig kun je zelf heel veel doen om al deze onderbrekingen te verminderen. Enkele tips:

1)      Zet de melding ‘nieuwe e-mail’ van je e-mailprogramma uit. In Outlook zit dit verstopt onder: menu Extra > Opties > E-mailopties > Geavanceerde e-mailopties. Vink hier ‘een pictogram van een envelop weergeven’ uit.

2)      Voer de ouderwetse koffiepauze met collega’s in de koffiehoek weer in. Gebruik díé tijd om bij te kletsen – zonder anderen te storen bovendien.

3)      Maak met collega’s afspraken over de telefoon. Misschien kunnen jullie die om de beurt beantwoorden, zodat de anderen op die momenten ongestoord kunnen doorwerken. Vraag elkaar daarbij zachter te praten aan de telefoon (als je belt, praat je vaak ongemerkt harder). En moet je zelf veel telefoongesprekken voeren, zoek dan een aparte ruimte op; in HNW ben je per slot van rekening vrij om zelf een geschikte werkplek te zoeken.

4)      Heb jij veel vragen aan een collega of een collega aan jou? Loop dan niet voor elke vraag bij elkaar langs, maar spaar je vragen op en ga er dan rustig samen voor zitten. Doe dit bijvoorkeur op een plek waar je anderen niet met jullie gesprek stoort, zoals in een overlegruimte of in de koffiehoek. De meeste kantoortuinen die ingericht zijn voor Het Nieuwe Werken bieden hier prima mogelijkheden voor.

5)      Reageer niet heel open en enthousiast op elke collega die aan je bureau verschijnt. Blijf eens voorovergebogen zitten, terwijl je doorwerkt. Zo maak je met je lichaamstaal al duidelijk dat je niet gestoord wilt worden. Vraag bijvoorbeeld of er niet iemand anders is die kan helpen of dat het misschien een uurtje kan wachten.

6)      Werk proactief en doe wat je beloofd hebt. Zo voorkom je dat mensen naar zaken gaan vragen.

Met al deze maatregelen zou ook in de kantoortuin Het Nieuwe Werken een fluitje van een cent moeten zijn.