Leidinggeven op afstand, hoe het wel en niet moet

Het ideaal van menig ambitieus persoon? Manager zijn! Ben je manager dan heb je het namelijk gemaakt en dat beeld creëren we maar wat graag. Dat managen echter een vak apart is, blijkt vaak genoeg.

Zo ook in werkomgevingen waar het Nieuwe Werken is ingevoerd. Managers die liever een assistente op afstand hebben dan eentje die ze continu kunnen zien, zijn schaars. En als ze er al zijn, dan is succes nog niet gegarandeerd. Vertrouwen is, ook of misschien wel juíst bij managen op afstand, key.

Vertrouwen
Onlangs nog kreeg ik het verzoek van een opdrachtgever om zijn virtuele assistente in te ruilen voor eentje die wel bij hem op kantoor zit. Waarom? De belangrijkste taak van de assistente was het inplannen van afspraken. Op zich niet zo ingewikkeld, maar wel een stuk complexer als er 12 personen aanwezig moeten zijn en de afspraak ook nog eens op korte termijn moet plaatsvinden.

Op het moment dat de beschikbaarheid van alle personen bekend was, bleek een van hen plots op reis te gaan… en kon het hele circus opnieuw beginnen. Tot groot ongenoegen van de manager die niet kon begrijpen dat dit werkelijk zo lang moest duren. En tot verbijstering van de assistente die zich afvroeg of zij haar manager van elke actie op de hoogte moest brengen.

De ‘schuldvraag’ ligt in het midden. De assistente had aan verwachtingsmanagement kunnen doen, de manager had vooraf dan wel achteraf moeten beseffen wat er bij zoiets komt kijken. In plaats daarvan wijdt hij het niet kunnen zien van de assistente als de oorzaak waarop het spaak liep en ervaart hij het als eenvoudiger om een secretaresse fysiek in de buurt te hebben. Had hij de assistente simpelweg vertrouwd in haar professionaliteit, dan was er niks aan de hand geweest.

Impuls
Dat het ook anders kan, blijkt uit een ander recent voorbeeld. De manager van een start-up die zijn ICT-hosting elders wilde onderbrengen had zijn assistente op afstand gevraagd de verschillende mogelijkheden uit te zoeken. De manager was met het gemaakte overzicht niet alleen tevreden, hij gaf haar vervolgens ook een budget mee om de zaken met de leverancier van haar keus af te ronden.

Ze pakte deze handschoen met beide handen op en is in onderhandeling gegaan met verschillende partijen om vervolgens de knoop door te hakken. De assistente in kwestie bleek zo veel energie te hebben gekregen van het vertrouwen dat haar was gegeven dat het voor een enorme motivatieboost zorgde, waardoor zij nóg beter ging functioneren.

De moraal van dit verhaal? Die spreekt vast voor zich!