Loopt u mank in de digitale wereld?

In veel organisaties loopt men mank. Met het ene been staat men nog in de ‘papieren wereld’, zeg maar de wereld van twintig jaar geleden. Met het andere been in de digitale wereld, de wereld van nu. Die twee werelden lopen niet synchroon. En dat loopt niet lekker. Dit gaat schuren en botsen. En hierdoor loopt men mank.

Half op de ene manier werken en half op de andere werkt niet efficiënt en is vragen om problemen. Werkzaamheden zijn onoverzichtelijker, waardoor de kans op fouten groter is, zaken dubbel gebeuren of werkzaamheden langer duren.

In het algemeen kun je zeggen dat organisaties die volledig papierloos werken efficiënter werken dan organisaties waar wel nog veel papier wordt gebruikt. Heel simpel: printen kost tijd, zoeken in een stapel duurt langer dan in digitale bestanden en een e-mail handel je sneller af dan een brief. Naast het feit dat het gebruik van papier geld (en bomen) kost, kost het een organisatie dus ook veel kostbare tijd.

Het mank lopen in de digitale en papieren wereld kent in principe drie oorzaken:

1)      De organisatie is niet optimaal ingericht. De werking van digitale systemen en de inrichting van processen hieromheen zijn in sommige organisaties nog te beperkt om volledig papierloos te kunnen werken. Indien er bijvoorbeeld nog een handtekening van klanten op papier nodig is en hier geen digitaal alternatief voor beschikbaar is, zal (een deel van) de organisatie met papier moeten blijven werken.

2)      Processen zijn niet optimaal ingericht. Vanuit een organisatie moet duidelijk worden ingevuld hoe medewerkers papierloos dienen te werken. Hierbij is het van belang dat informatie die voorheen op papier voorhanden was, digitaal wel goed te vinden is. Je een weg moeten banen door een oerwoud aan digitale mappen werkt niet prettig.

3)      De medewerker werkt niet optimaal. Het grootste struikelblok in de overgang naar papierloos werken is de medewerker zelf. Dit heeft niet zozeer te maken met onwil (al klinkt ‘zo doen we dat hier nou eenmaal altijd’ misschien wel zo), maar meer met onkunde. Medewerkers kennen de systemen en hun mogelijkheden vaak maar matig. Terwijl het optimaal kunnen bedienen van de computer en het kennen van de mogelijkheden van de programma’s toch echt basisvoorwaarden zijn om papierloos te kunnen werken.

Een uitstekende test om te onderzoeken of uw organisatie papierloos kan werken, is om voor te stellen de printers de deur uit te doen. Mochten uw medewerkers beginnen te sputteren of te bibberen, dan is men hier duidelijk nog niet aan toe!

Kleine stappen, groot plezier

In mijn eerste boek Stop de stapels schreef ik over het verminderen van het gebruik van papier. Mocht men nog niet zonder kunnen, dan kan er met kleine stappen wel worden geprobeerd om minder papier te gebruiken.

Enkele mogelijkheden om minder papier te gebruiken:

– Communiceer digitaal. E-mail en Lync zijn efficiëntere communicatiemiddelen dan elkaar mondeling storen, briefjes neerleggen of bellen. Spreek intern af hoe je met elkaar wilt communiceren en zorg dat medewerkers van alle mogelijkheden op de hoogte zijn (velen weten niet hoe Lync werkt!).

– Print minder. Een simpele stap om minder op papier te werken, is door minder te printen. Verminder het aantal printers, of zet ze verder weg. Of doe een wedstrijdje wie het minst print die maand.

– Leer lezen op je beeldscherm. Een veel gehoord argument om te printen is dat het lezen op het beeldscherm niet prettig zou zijn. Uit steeds meer onderzoeken blijkt dat men minder fouten maakt bij het lezen op het scherm dan bij het lezen van papier!

– Bewaar digitaal. Printen om documenten op papier te bewaren is uiteraard zonde van tijd, ruimte en geld. Niet meer doen dus.