Maak een digitaal smoelenboek; oui is oui [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Samenwerken met medewerkers buiten de eigen afdeling komt steeds meer voor. Om een collega te kunnen vinden met een bepaalde expertise, is het gebruik van een digitaal smoelenboek aan te bevelen. Maar wat zet je daar allemaal in?

Maak het bruikbaar voor de individuele medewerker

Bijna elke grote organisatie heeft een smoelenboek en in bijna elke organisatie leidt het een zieltogend bestaan. Ontbrekende foto’s, beschrijvingen van medewerkers die al vijf jaar geleden het bedrijf hebben verlaten en profielen die niet veel meer om het lijf hebben dan het verplichte cv en wat nietszeggende hobby’s. Maar ook al is het in de meeste organisaties geen succes, dat wil niet zeggen dat je er niks aan hebt. Sterker nog: het is meestal geen succes omdát je er niks aan hebt. Omdat één of andere HR-consultant heeft bedacht dat het hebben van een smoelenboek goed is voor het groepsgevoel, maar niet heeft nagedacht over wat de individuele medewerker eraan heeft. Dus moet je ervoor zorgen dat hij er wel wat aan heeft, dan wordt het vanzelf een succes.

Vul het met expertise

Dus wat heeft de individuele medewerker aan een smoelenboek? Het is natuurlijk handig als je je collega’s een beetje leert kennen, maar dat doe je toch liever persoonlijk en slechts met een beperkt aantal mensen, zoals degenen op je afdeling. Vaak is dat genoeg om je werk te doen. Tenzij je samenwerkt met mensen van andere afdelingen, bijvoorbeeld omdat de vraagstukken waar je aan werkt tamelijk complex zijn en de inzet van diverse disciplines vragen. Die mensen hoef je dan niet heel goed te kennen, maar je wilt wel weten wat hun expertise is zodat je kunt inschatten of je daar wat aan hebt. Andersom geldt voor de kenniswerker dat hij wil blijven groeien en interessante projecten wil doen. Ook voor hem is het dus interessant om zich te profileren in het smoelenboek, zodat anderen hem weten te vinden wanneer ze een interessante klus hebben.

Jezelf vermarkten op een intern LinkedIn

Zie het smoelenboek als een interne LinkedIn: ik ben die en die, ik heb dat en dat gedaan en ik ben vooral geïnteresseerd in projecten op het gebied van… vul maar in. Net als bij LinkedIn kun je jezelf met het smoelenboek op de kaart zetten; je maakt als het ware een brochure van jezelf, zodat je de meest interessante opdrachten kunt binnenhalen. Jezelf vermarkten wordt namelijk steeds belangrijker, ook intern. Dit betekent ook dat je het digitale smoelenboek moet inrichten met dit in je achterhoofd. Het gaat allang niet meer om een foto en een leuk, ‘spontaan’ verhaaltje over wie je bent. Nee, het gaat erom jezelf aan te prijzen. Of anderen jou te laten aanprijzen (recommendation). Kijk maar eens goed hoe LinkedIn is opgebouwd: dat is wat je ook intern nodig hebt.

Speciale software

Er is allerlei social software (bijvoorbeeld Yammer en SocialCast) op de markt die daarin kan voorzien. Het mooist is een systeem dat automatisch bijhoudt wat jij ‘aanraakt’. Dus als jij een project doet bij een bepaalde klant, wordt dit automatisch bijgeschreven in je profiel. En als je een collega helpt die met een specifieke vraag zit, krijg je automatisch een aanbeveling wegens ‘goed gedrag’. Voor een dergelijke beloning zijn de meeste mensen echt wel bereid om hun profiel in het smoelenboek up-to-date houden.

Het belangrijkst voor jou is dat je je bewust bent van de noodzaak om jezelf te profileren. En dat je iedereen binnen je organisatie daar ook van bewust maakt, bijvoorbeeld door inderdaad de meest interessante opdrachten te geven aan degene die de meeste aanbevelingen heeft. Je zult zien: het “smoelenboek” wordt de meest geraadpleegde interne online software.

Volgende week recept 36: Deel je kennis; savoir participé. Lees het vorige recept: Ga chatten; kletskoeken, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.