Maken projecttools het samenwerken echt makkelijker?

Een grote valkuil bij de uitvoering van projecten is de projectplanning. Zo wordt er vaak vergeten om een marge in te bouwen, kan er onduidelijkheid bestaan over wie welke activiteiten wanneer uitvoert en is er het risico op een information overload. Projecttools moeten het plannen van projecten makkelijk en overzichtelijk maken. In theorie werkt dat prima, in de praktijk lukt het helaas niet altijd.

Als je alleen werkt, kun je je taken inrichten zoals jij dat wilt. Geen probleem. Maar als je samenwerkt, zal je consensus moeten bereiken over de planning. Hoe meer deelnemers aan een project, hoe complexer die planning wordt. De kreet ‘ik zie door de bomen het bos niet meer’ is dan bij omvangrijke projecten al snel geroepen. Welke manier van plannen is het meest geschikt voor jouw project? Die vraag is niet zomaar te beantwoorden.

Gantt-charts of Kanban-borden?
Vaak is het zo dat iedereen op elk niveau zijn eigen wensen heeft wat betreft planning. Research op het gebied van projecttools toont aan dat visualisatie het gezamenlijk coördineren en plannen van projecten aanzienlijk verbetert. Dit is ook wat ik ervaar bij verschillende organisaties die werken met visuele projecttools. De ene medewerker werkt bijvoorbeeld graag met Gantt-charts, een visuele projecttool die een overzichtelijke weergave geeft van de werkstroom en waarbij iedere activiteit als een kaart wordt gepresenteerd. Een ander werkt weer graag met Kanban-borden, een tool die vaak wordt ingezet bij Agile projecten. Dit is een soort to-do-lijst waarin je verschillende taken makkelijk kan onderscheiden met behulp van visualisatie. Beide tools maken het project op elk niveau overzichtelijk, waardoor iedereen weet wat de laatste stand van zaken is.

Information overload
Dit soort projecttools kan op meerdere manieren helpen. Behalve bij het plannen, kunnen visuele projecttools ook een ‘information overload’ voorkomen. Ga maar na: als er meer deelnemers zijn, wordt er ook meer gedeeld en geplaatst en zijn de werkzaamheden vaak meer versnipperd. Het is dan lastig om overzicht te behouden. Een intelligente visuele weergave helpt om overzicht te creëren. Zowel Gantt-charts als Kanban-borden zijn hiervoor bruikbaar.

Best of both worlds
De hierboven genoemde planningstechnieken worden allebei vaak gebruikt en hebben elk hun voor- en nadelen, zowel op het gebied van plannen als in het creëren van overzicht bij deelnemers. Het is daarom verstandig om bij de start van een project goed te kijken wat het beste bij jou en het project past. Kiezen is gelukkig niet meer nodig. Er bestaan tools die de voordelen van Agile en Gantt combineren. Het beste van twee werelden, waar iedere projectmanager zijn voordeel mee kan doen!