Slimmere manieren van online samenwerken

Er zijn tal van uitstekende online communicatietechnologieën op de markt, allemaal bedoeld om het makkelijker te maken om op afstand te werken. Maar voor echte samenwerking waren offline bijeenkomsten en ondersteunende tools nog altijd nodig. Afstemmen via mail of webconferencing is slechts tot op zekere hoogte bruikbaar.

Voor realtime samenwerking, gelijktijdig plannen maken en projecten uitwerken was je aangewezen op het daadwerkelijk op één locatie samen zijn of lange telefoongesprekken. Pas als al deze zaken samenkomen en online mogelijk zijn, kun je écht spreken van online samenwerken.

Technologische vooruitgang

Er is in de loop der tijd veel positiefs gebeurd op het gebied van innovatie van producten en diensten en samenwerken. Kijk naar PC’s, mobiele telefonie en internettechnologie. Dit zijn maar een paar voorbeelden van een groot aantal heel belangrijke stromingen van de afgelopen 40 jaar. De manier waarop we werken en de manier waarop we communiceren is daardoor ook enorm veranderd. Alle tools zijn ons aangereikt om gemakkelijk en snel te communiceren en informatie te verwerken. In de jaren zeventig ontstond dat al.

We verschoven van een industriële economie naar een diensteneconomie. Hierbij waren niet langer fysieke assets het meest waardevol, maar kennis en kunde van werknemers. In de jaren daarna ontstonden ook de ‘vernieuwende’  kantooromgevingen zoals de kantoortuinen en vergaderzalen met grote whiteboards. Het samenbrengen van deze mensen stond voorop. Inmiddels heeft de groei van de ICT-mogelijkheden ervoor gezorgd dat we minder vaak op kantoor hoeven te zijn, maar ook op andere plekken kunnen werken. Dat geeft vrijheid, maar kan effectief samenwerken in de weg staan.

Uitdaging: productief blijven ondanks information overload

De grootste uitdaging waar we momenteel mee kampen is de communicatie van informatie. Het zogenaamde ‘inbox’-scenario. Alles gebeurt via mail, waardoor kennis op een plek wordt verzameld, terwijl de toegankelijkheid van de gegevens sterk te wensen over laat. Samenwerken wordt hierdoor een stuk moeilijker. Ook wordt het een stuk lastiger om in een creatieve omgeving innovatie mogelijk te maken. Samenwerken zoals het bedoeld is, conflicteert met de ‘inbox’-cultuur.

Wat we nu nodig hebben is focus. Focus van mensen, productiviteit en mogelijkheden. Hierbij is de hulp van (online) tools onmisbaar. Deze werken steeds beter, maar het gaat erom dat ze ook steeds beter met elkaar werken. Mail was een uitkomst, maar staat nu productiviteit in de weg.

Alle losse alternatieven tools ten spijt, alleen een volledig geïntegreerd samenwerkingsplatform kan de inbox-cultuur verdringen. Een platform waarbij alle belangrijke aspecten van samenwerken – contact, overzicht, kennisdeling en taakverdeling – bij elkaar komen. Pas dan kunnen we echt online samenwerken, zoals we het offline al jaren doen.