Nog steeds slaaf van je e-mail?
We leven in het informatietijdperk, maar soms lijkt het meer op het stoorzendertijdperk. We hebben talloze informatiestromen op ons device. Kijk alleen maar naar social media zoals Facebook, Twitter en LinkedIn, en dan hebben we wellicht nog een Tweetdeck om deze stromen te ontsluiten. E-mail, IM en daarnaast nog onze vaste en/of mobiele telefoon. Maar hoe ga je met deze informatiestromen om, zonder dat de eigen doelstellingen ondergesneeuwd raken in de dagelijkse gang van zaken?
Het is mijn ervaring dat mail batching hierin een belangrijke rol speelt. Mail batching is van belang als je effectief om wilt gaan met de tijd die Het Nieuwe Werken je biedt.
Om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken is presence erg belangrijk, maar dat wil nog niet zeggen dat de eindgebruiker niet prima in staat is zijn informatiestromen zo te doseren dat hij zijn tijd optimaal kan indelen. Persoonlijk heb ik al mijn alarmbellen voor inkomende mail uitstaan. Er komt geen pop-upbericht rechts onder in mijn scherm, ik hoor geen geluid en kan dus gewoon doorgaan met mijn werkzaamheden.
Struikelblok Het Nieuwe Werken
Naast het vermijden om constant in de rede gevallen te worden door inkomende mailtjes, is het zaak dat inkomende mail behandeld wordt op vooraf ingeplande tijdstippen. Het zogenaamde mail batching. In mijn geval hanteer ik doorgaans 11.00 uur en 16.00 uur, afhankelijk van andere afspraken die dag. We komen hier meteen op het grootste struikelblok voor Het Nieuw Werken: gedragsverandering.
Het veranderen van het patroon van telkens teruggaan naar de inbox bleek voor mij de grootste uitdaging – en nog steeds kost het me soms wat moeite. Het idee om je dag te beginnen met iets anders dan het vullen van je brein met andermans gedachten is verdraaid lastig! Toch kan er dankzij mail batching een productiviteitsboost van 20 procent (!) gerealiseerd worden. Zeker de moeite waard dus.
Breken met het patroon
Komt dat wel goed, hoor ik je denken. Jazeker, en ik raad iedereen dan ook aan zijn e-mail te gaan gebruiken waarvoor hij bedoeld is. Dat betekent zo veel mogelijk gebruikmaken van de telefoon en IM, bij voorkeur door middel van een Unified communication-oplossing, zoals Microsoft Lync, waarin alle stromen samenkomen. Mijn persoonlijke voorkeur gaat overigens uit naar de telefoon. Bellen is tenslotte sneller!
Bang voor klachten? Gebruik deze Autoreply die ik heb vertaald (en een beetje aangepast) van Tim Ferriss, auteur van The 4-hour Workweek:
‘Beste …,
In een poging om mijn productiviteit en efficiëntie te verbeteren heb ik een nieuwe mail policy. Ik heb gemerkt dat ik veel bezig ben met het reageren op binnenkomende mail en daardoor minder tijd over heb voor mijn doelstellingen.
Ik behandel mijn mail tegenwoordig elke werkdag rond 11.00 en 16.00 uur.
Wanneer je me dringend nodig hebt, bel me op 020-754…
Met vriendelijke groet,
Peter Heuvelman
Bedankt voor je begrip en medewerking.
Uiteraard kun je dit bericht ook achterwege laten, maar mijn ervaring is dat het hiermee beter werkt. Het voorkomt in ieder geval veel commentaar en doorgaans valt het niet per se op wanneer je gaat batchen. En wanneer mensen bellen naar aanleiding van een mail die ze net stuurden, kun je ze meteen uitleggen dat het slimmer is direct te bellen bij spoed. Weer een stap dichter bij Het Nieuwe Werken.
Laden ...
woensdag, 30 november, 2011 at 9:36
Hallo Peter,
Zoals ik als onderbreking even naar het koffieapparaat loop, zie ik ook het bekijken van mijn mailbox als onderbreking. Even van mijn klus af, dus. Wellicht pak ik op deze manier wel mijn 20% productiviteitswinst. Daarnaast ben ik domweg nieuwsgierig of er nog reacties zijn binnengekomen op actuele zaken. Iets anders is om mails direct te gaan afhandelen; als daar teveel tijd mee is gemoeid doe ik dat op gepaste momenten. Maar inderdaad, je niet laten aansturen door geluidjes e.d.; ik bepaald zelf wanneer ik mijn mailbox open.
Belangrijk is dat je kritisch bent op je werkwijze en streeft naar een werkwijze die het beste bij je past. Is dat niet een belangrijk uitgangspunt van het nieuwe werken?
woensdag, 30 november, 2011 at 11:31
Helemaal eens.
woensdag, 30 november, 2011 at 11:22
Prima artikel! De vraag die dan overblijft: als je de houding aanneemt “bel me maar wanneer je me nodig hebt”, hoe zou bellen dan niet een storende factor zijn, terwijl dat eigenlijk veel indringender is dan een email ontvangen, die je op een eigen gekozen moment kan afhandelen?
woensdag, 30 november, 2011 at 11:38
Hoi Chris,
Ik denk dat tools als Microsoft Lync daar een essentiële rol in spelen. Wanneer je niet gestoord wilt worden (zowel over de telefoon als mail) zet je jezelf op Do not disturb. Wanneer je dan weer wat meer tijd hebt kun je ervoor kiezen om de telefoontjes door te laten. You’re in control! En verder is mailbatchen vooral een keuze om zo productief mogelijk met je tijd om te gaan.
dinsdag, 6 december, 2011 at 11:13
het gaat er niet om of je 2x, 3x of 4x per dag naar je mail kijkt, het gaat er inderdaad om dat je er bewust mee bezig bent. Piepjes en andere meldingen uit. Ik blok in mijn agenda 3x per dag 1/2 uur voor mail, zet ook alles gelijk in mapjes (wacht op antwoord, later/misschien, om nog te lezen en actie op termijn), zodat de inbox overzichtelijk blijft. Aan het eind van de week reserveer ik dan wat meer tijd om de mapjes door te lopen en langere stukken (zoals deze blog) te lezen en te beantwoorden.
zaterdag, 17 december, 2011 at 9:38
Productief werken betekent dat je kunt focussen op de taken die aan je toevertrouwd zijn. Om te kunnen focussen moet je er voor zorgen dat alle stoorzenders zoveel mogelijk op afstand gehouden worden. Zoals Ada in haar commentaar schrijft moet je maar eens beginnen met alle email meldingen uit te zetten. Je telefoon uit of van de haak en je mobiel op stil. Dat schept op zichzelf al zoveel rust dat je veel productiever gaat werken.
Als je dan ook nog eens het verwerken van je email beperkt tot 2 x per dag zoals de schrijver van dit artikel aanbeveelt dan kun je er achter komen dat je zomaar een paar uur extra in een dag te besteden hebt. Die kan je dan besteden aan meer werk maar als je flink last hebt van werkdruk dan kan dat ook zomaar extra vrije tijd betekenen.
Heb je nog moeite om te focussen kijk dan eens naar de kookwekkermethode (google op pomodoro technique). Je zult zien dat je op een dag veel meer werk verzet krijgt.
woensdag, 21 december, 2011 at 14:31
ik heb liever mail dan telefoon! en wel om dezelfde redenen van productiviteit: telefoon onderbreekt ongevraagd mijn werkzaamheden. indien dringend en belangrijk, ok, maar anders geef ik de voorkeur aan een whatsappje of bellen gelegen komt. #tip