Nooit meer vergaderen

De ondertitel van deze blog zou zijn geweest: in 5 stappen naar 50 procent vergadertijd en meer resultaat. Want hoewel een ondertitel niet mogelijk is, is het halveren van je vergadertijd dat wel. Plus een toename van je resultaat dus. Hoe? Dat wil ik je wel vertellen.

Ook alweer een dikke maand aan het werk na die fijne herfstvakantie? En al de goede voornemens als ‘eindelijk eens ruimte maken in mijn agenda voor wat echt belangrijk is voor het bedrijf’ nog steeds alleen maar goede voornemens, maar het omzetten in de praktijk: ho maar? En al helemaal geen zin in weer een week vol met vergaderingen?

Plezier!

In ons land wordt er ontzettend veel tijd aan vergaderen besteed, terwijl er maar bar weinig mee wordt bereikt en mensen er al helemaal niet gelukkig van worden. Nederlanders vergaderen erg veel – gemiddeld 25 procent van de tijd – en er zijn maar heel weinig mensen die met meer energie uit een vergadering komen dan ze erin gingen. Daarbij zijn de resultaten van vergaderingen veelal onder de maat. En toch is er geen aandacht voor het verbeteren van de vergadercultuur.

Terwijl met een paar simpele veranderingen heel veel tijd is te besparen, waarbij tegelijkertijd de effectiviteit toeneemt en het plezier op werkvloer wordt vergroot. De vijf stappen:

Stap 1:
Breng het huidige vergaderdrama in beeld – door een lijst te maken van bestaande vergaderingen, duur en deelnemers en dit op papier te hebben, zie je ineens hoe veelvuldig er eigenlijk vergaderd wordt binnen je organisatie.

Stap 2:
Voer direct een aantal evidente verbeteringen door, zoals het schrappen van de drie minst effectieve vergaderingen, het op volgorde zetten van de agendapunten naar prioriteit van het onderwerp, het enkel bespreken van onderwerpen die iedereen aangaan, en het niet alleen maar praten óver dingen, maar dingen dóen in de vergadering.

Stap 3:
Maak duidelijk wat de taak en het doel van het team is.

Stap 4:
Ontwikkel inzicht en vertrouwen in de ambitie en kwaliteiten van de verschillende teamleden, en train de essentiële vaardigheden voor een effectieve meeting: luisteren, vertellen en samenwerken.

Stap 5:
Experimenteer met nieuwe vergadervormen en faciliteiten, zoals staand vergaderen, vergaderen in maximaal 30 minuten en vergaderen in verschillend ingerichte ruimten.

Als je deze stappen hebt doorlopen, zul je zien dat vergaderen echt niet zo’n crime hoeft te zijn als het nu is, dat het bovendien in de helft van de tijd kan en je resultaten ook nog eens toenemen. Succes!