Officemanager en secretaresse; de spin in Het Nieuwe Werken web!
Het Nieuwe Werken verandert niets aan de rol van de officemanager of secretaresse. Of toch wel? Wat is de invloed van tijd- en plaatsonafhankelijk werken? Flexwerken? Resultaatgericht organiseren? 0,8 werkplek per FTE? De rol van de secretaresse en officemanager wordt steeds belangrijker.
Vooruit-strevende managers?
Steeds meer managers streven naar een aanpak waarbij de organisatieontwikkeling zich vooral laat leiden door de individuele sterkten en kracht van de medewerkers. Een boek als ontdek je sterke punten is inmiddels niet weg te slaan uit de top 10 en het (gratis) boek Easycratie van Martijn Aslander en Erwin Witteveen heeft een grote schare fans omdat de meeste organisaties zich niet meer top-down laten aansturen.
Dump het maar bij het secretariaat?
Dat vraagt in de praktijk veel meer dan vroeger. Meer Stand-Up Meetings inplannen. Wie werkt er waar en is wanneer bereikbaar? Virtuele brainstorms regelen. Naast e-mail ook Yammer, LinkedIn en Twitter berichten beantwoorden. Keys voor online software bijhouden. Veel meer chasen. Meer administratie. Meer focus op sociale cohesie en ga zo maar door. Het werk verandert, maar de bestaande hulpmiddelen en de opleidingen ondersteunen dit vaak niet. Hoe voorkom je dat je het afvoerputje van de organisatie wordt?
Cruciale rol!
Deze ontwikkeling vraagt nog meer organisatie- en managementkracht van de spin in het web dan vroeger al het geval was. Meer stress en uitval liggen op de loer. Ofwel slimmer gaan organiseren en werken, niet harder. Nieuwe hulpmiddelen en virtuele tools goed leren kennen en gebruiken. Sneller Work Break-Downs maken. Efficiënter notuleren. Overzicht houden over alle hoofd- en bijzaken. Informatie maximaal hergebruiken. Kennis snel vastleggen, verrijken, verdelen en toepassen. Communicatie optimaliseren en meer controleren. De beste tijdbenuttingsmethoden combineren en tegelijkertijd optimaal ruimte blijven bieden aan medewerkers die proactief willen werken en verantwoordelijkheid willen nemen voor hun resultaten.
Top 10 tips voor de spin in het web
Ik ben gevraagd om tijdens de 2 dagen van Secretary Business Days een tweetal presentaties te verzorgen en heb daarvoor onderzoek gedaan naar wat voor secretaresses en officemanagers echt werkt. Op de World of Minds stand tijdens de SBD gaan we ze bespreken, maar hier alvast mijn Top 10 met tips:
- Maak een overzicht van je doelen en waarden op basis van je sterkteprofiel en stel van hieruit je prioriteiten. Gebruik dit als basis voor je loopbaanplanning.
- Maak afspraken met je leidinggevende over resultaten, leg de afspraken vast inclusief je resources (tijd, assistentie, budget, opleiding) én jullie overlegmomenten hierover.
- Zet een Personal Dashboard op (in 4 stappen) en werk iedere dag vanuit dit totaaloverzicht.
- Doe de Verslaafd aan urgentie?- test en gebruik het Eisenhower diagram in combinatie met de Tijd Flow.
Stimuleer collega’s slimmer samen te werken bijvoorbeeld met virtuele team dashboards en vraag een share zodat je kan volgen wat er gebeurt.- Leer in 1 dag snellezen in combinatie met geheugentraining, lateraal denken en mindmappen. Die onderdelen versterken elkaar.
- Gebruik dan mindmaps voor Work Break-Downs en structuren en combineer dit met de Pomodoro techniek.
- Hergebruik informatie via Textpander of de Tovertypen tips, maar ook automatisch vanuit je mindmaps naar Doc en Xls.
- Vergader slimmer en notuleer efficiënter door alleen de hoofd- en bijzaken te notuleren als mindmap.
- Vermijd om het wiel steeds opnieuw uit te vinden en werk zoveel mogelijk met bewezen sjablonen (zoals de 5WplusH) en checklists.
Wil je dit oefenen, doe dan mee met mijn volgende (gratis) Webinar. Heb je meer tips? Deel ze met mij en anderen hieronder of via Twitter.
Laden ...
vrijdag, 16 maart, 2012 at 16:55
Nog even een tip voor de windowsgebruikers Veel gebruikte zinsneden (en applicaties) oproepbaar via een acroniem met
http://www.phraseexpress.com/ (Mac: http://smilesoftware.com/TextExpander/ ). Superhandig!
vrijdag, 16 maart, 2012 at 17:42
Om een jaarplanning te maken met doelen vanuit je rollen kan je hier van gebruik maken: http://www.academyofminds.com/wp-content/uploads/2011/11/vb-Jaar-Planning_met-waardenv4.pdf
zeker als je ook een verband met je persoonlijke waarden wil leggen!
maandag, 19 maart, 2012 at 13:08
Punt 9 is nu een feit aan het worden. ‘Het Nieuwe Vergaderen’ is een onderdeel van HNW. Met behulp van de iPad en de juiste app erop kun je veel makkelijker en efficienter vergaderen. Dit scheelt een drukke secretaresse een hoop tijd. Maar het is ook voordeliger en veiliger. Iemand nog een goede app?
woensdag, 21 maart, 2012 at 0:13
Hoi Jeff,
Ik kan mindmappen aanbevelen bij Het Nieuwe Vergaderen. Zelfs in de Cloud. Kijk anders eens naar een van de top 10 artikelen van 2011 hierover: http://hetnieuwewerkenblog.nl/het-nieuwe-vergaderen/ De app die ik daarin beschrijf is mindmanager maar diverse klanten van mij werken ook met mindmeister.
Meer over de app zelf staat op cloudtools (online mindmappen dossier): http://www.cloudtools.nl/saas-samenwerken/dossier-online-mindmapping/
Succes!
Jerre.
donderdag, 22 maart, 2012 at 18:56
Sterk blog. Ik zie vanuit mijn rol als communitiemanager voor een Seats2meet.com locatie de laatste tijd een enorme toename in online communities van secretaresses en management assistenten. Deze rol zal inderdaad met de hulpmiddelen die je biedt steeds meer door groeien naar een communitie manager. De persoon die niet alleen kennis en behoeften aan elkaar gaat knopen, maar vooral ook op emotioneel vlak collega’s en mensen in de lokale netwerken aanspreekt, begeleidt etc. De rol lijkt weg te vallen omdat veel taken worden geautomatiseerd, maar dat betekent eigenlijk alleen maar dat deze personen mobieler worden, lekker rond kunnen lopen en zich meer op communitie management kunnen gaan focussen!
Sterk blog over rol van communitie managers in flexwerkplekken (helaas met mijn hoofd op de voorgrond:( ) http://www.deskmag.com/en/coworking-operators-as-expert-community-managers-181
donderdag, 22 maart, 2012 at 20:31
Hoi Felix,
Interessante blogpost heb je geschreven! Ik ben het met je eens. De rol van de secretaresse/officemanager veranderd sterk en dit brengt nieuwe kansen. De functie kan interessanter en zeker belangrijker worden.
Ik heb met het uitvoeren van ‘celdelingen’ (eerst bij CMG en daarna voor Eckart
Wintzen:
http://nl.wikipedia.org/wiki/Eckart_Wintzen ) ont-dekt hoe belangrijk die sociale cohesie is en inderdaad ‘Creating a community is a full-time job’ en in mijn ervaring vooral ook maintaining!
DANK voor je reactie en link naar je blog.Jerre.
vrijdag, 23 maart, 2012 at 9:27
🙂 Gelukkig niet mijn blog, enkel de foto. De link gaat trouwens naar mijn favoriete blog over flexwerk plekken, deskmag. Voor wat meer diepgang over deze sociale cohesie (waar jij volgens mij veel meer van weet dan ik) hier nog een gaaf blog over weak ties op de werkvloer in dit soort flex-spaces. http://www.deskmag.com/en/coworking-powers-weak-tie-business-networks-356.
De basisingredienten van sociale netwerken en sociaal kapitaal heb ik geprobeerd in kaar te brengen op een blog voor Letmelinkyou.com: http://blog.letmelinkyou.com/ (zie helemaal onderin!)
maandag, 26 maart, 2012 at 13:38
Dank je Felix,
Dit doet me denken aan de slogan van de Global Knowledgemanager van een van mijn klanten: ‘Who Shares Wins’ Blijkt wel weer uit onze thread. Dank je voor de kennisdeling! Ik behandel delen hiervan ook mijn mijn nieuwe Webinar serie. Misschien leuk om aan te haken? Klik dan even op de rechter webinar knop van http://www.verslimmen.nl De eerste is gratis.Fijne week, Jerre.
donderdag, 26 april, 2012 at 10:25
Ik vind het soms verrassend om te zien hoeveel mensen (ook manager en directeuren) nog zo weinig verstand hebben van al deze nieuwe ontwikkelingen. Ook al is het primair niet de taak van een Office Manager, ik merk dat het een grote meerwaarde is om ook op dit vlak ondersteuning en uitleg te kunnen geven.