Online samenwerken? 5 Tips om te helpen zoeken.

Het zoeken van een online samenwerkingsplatform is niet eenvoudig en makkelijk. Waar begin je, wat kost het en wat zijn de gevolgen? In deze blog kunnen we je een aantal tips meegeven die belangrijk zijn in je zoektocht naar een gebruiksvriendelijk samenwerkingsplatform.

Wat is een samenwerkingsplatform?
Met een samenwerkingsplatform bedoelen we een digitale werkomgeving waar informatie gedeeld kan worden en mensen met elkaar kunnen communiceren. In deze online omgeving kunnen mensen met elkaar samenwerken om kennis te delen of projectmatig te werken. Het platform is eigenlijk een verzameling van alle data en communicatie die over en weer gaat tussen bezoekers en deelnemers. Alle relevante informatie is real time beschikbaar en terug te vinden. Alles op één plek en de basis van je samenwerking!

Eisen aan het samenwerkingsplatform
Het platform waar je met elkaar samenwerkt dient eenvoudig toegankelijk te zijn. Onafhankelijk van de hardware (apparaten) en browsers die je gebruikt. Nieuwe deelnemers moeten makkelijk en zonder al te veel inspanningen hun weg weten te vinden op het platform. De leercurve moet laag zijn, waardoor er geen drempels worden opgeworpen. Het samenwerkingsplatform dient stabiel, veilig en betrouwbaar zijn. Geen irritante vastlopers, dat informatie op straat komt te liggen of dat er geen back-ups zijn bij uitval.

Spelregels bij online samenwerken
Net als bij elk samenwerking of project zijn er vooraf duidelijke regels en structuur. Het is van het grootste belang dat alle deelnemers op de hoogte zijn van de werkwijze. Op welke wijze gaan we samenwerken. Via welke stappen of fasen gaan we van A naar B. Elke deelnemer aan de samenwerking herkent het gekozen werkproces en dit biedt structuur en overzicht. Door alleen relevante informatie onderling te laten delen tussen teamleden of deelnemers voorkomen we dat iedereen bedolven wordt onder te veel informatie. In onze tijdsgeest is dat een groot probleem. We zien door de bomen het bos niet meer, omdat er te snel te veel informatie word rondgestuurd zonder na te denken wat de ander daarmee kan. We hebben het druk met randzaken en geen focus op de werkelijke belangrijke zaken. Een goed rollen en rechten systeem is dan ook van wezenlijk belang bij je samenwerkingsplatform. Hiermee kun je als proces- of projectmanager informatiestromen sturen.

Gevolgen van slimmer samenwerken
Het gekozen samenwerkingsplatform Process2View moet je beschouwen als een hulpmiddel. Een tool die je kan helpen om slimmer en effectiever te worden bij het samenwerken. Wel is het nodig om goed na te denken over je werkwijze en deze over te brengen aan je teamleden en deelnemende partijen. Dit houdt in dat je je werkproces moet kunnen definiëren en kritisch moet zijn of deze wel logisch in elkaar steekt.

Hier hebben de meeste mensen problemen mee. Vraag maar eens: Hoe ziet je werkdag eruit en hoe werk jij met anderen samen? Kun je dit gieten in een werkproces met logische indeling in stappen en welke activiteiten doe je per stap? Dan kom je erachter dat we hier lang niet altijd voldoende bij stil staan en ons laten leiden wat erop ons pad komt. Heb je dit wel op orde en hanteer je een samenwerkingsplatform om deze structuur en werkwijze over te brengen op je samenwerkende business partners dan zul je merken dat je veel tijd overhoudt voor leuke dingen.

Wat kost een samenwerkingsplatform
De kosten van een hulpmiddel mogen nooit significant zijn en dat zijn samenwerkingsplatforms in het algemeen dan ook niet. Het is een fractie vaak van de totale project- of proceskosten. Daarentegen bespaart een goed platform heel veel. Een gedeeld en gestructureerd werkproces waarbij alleen relevante informatie over en weer gaat, zorgt voor veel efficiency. Het reduceert veel mailverkeer en vele zoekuren naar versnipperde informatie. Faalkosten worden terug gebracht en het werk wordt er ook nog eens leuker door. Je ervaart meer grip op je werk en je werkprocessen.

Kortom de investering wordt eenvoudig snel terug verdiend. Voor veel bedrijven staat online samenwerken dan ook hoog op de agenda.