Online samenwerken met MVO als uitgangspunt

In een samenleving waar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen centraal staat is online samenwerken als onderdeel van Het Nieuwe Werken een belangrijke ontwikkeling. Diverse organisaties richten zich op samenwerkingsverbanden en willen hiermee behalve een efficiënte werkwijze toepassen uiteraard ook goede resultaten behalen.

Uit een onderzoek naar de volwassenheid van online samenwerking begin dit jaar, blijkt dat de gebruikte tools vooral de informatie-uitwisseling verbeteren en helpen bij het verkorten van doorlooptijden. Een klein deel van de respondenten gaf zelfs aan dat bepaalde tools de kwaliteit van producten en diensten vergroot en reiskosten verminderd. Hoe kun je HNW op een duurzame manier toepassen binnen jouw organisatie als het gaat om online samenwerking?

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen creëert waarde op economisch, ecologisch en sociaal gebied. Aan de hand van deze drie pijlers bespreek ik de toepassingen voor online samenwerking.

Economisch:
Voor ondernemers is de efficiëntie van bepaalde processen op economisch gebied van groot belang. Online samenwerking heeft volgens de respondenten van het genoemde onderzoek een aantal economische voordelen. Ten eerste verkort men met online samenwerken de doorlooptijden. Bijvoorbeeld bij een vergadering: er hoeft geen koffie uitgedeeld te worden aan de aanwezigen en men kan meteen to the point komen. Het credo “tijd is geld” zal waarschijnlijk altijd een rol blijven spelen.

Het tweede punt is afname van reiskosten. Reiskosten worden verminderd of zelfs voorkomen omdat iedereen met een internetconnectie aan de samenwerking kan deelnemen. Of je nu op kantoor, een flexwerkplek of thuis aan de slag gaat, je bent bereikbaar en dus inzetbaar. Tenslotte zijn er IT toepassingen waarvoor slechts een pay for use abonnement nodig is en je dus slechts betaald wanneer je daadwerkelijk gebruik maakt van de software. In sommige gevallen hoef je hiervoor geen nieuwe hardware aan te schaffen en is de software geschikt voor verschillende besturingssystemen.

Ecologisch:
In lijn met de economische voordelen brengt online samenwerken ook een aantal ecologische meevallers met zich mee. Zo reduceer je CO2 uitstoot door online samenwerking in te zetten in plaats van zakenbezoeken per auto, trein of vliegtuig. Daarbij voorkom je aanschaf van nieuwe, op een mogelijk milieubelastende wijze geproduceerde hardware. Ook de hoeveelheid afval neemt af bij online samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan papiergebruik: documenten deel je in de cloud en ook een proces  als declareren verloopt online. Printen doe je alleen nog als het écht nodig is.   

Sociaal:
Als ondernemer is het belangrijk dat je je richt op sociale innovatie, vernieuwing in het arbeidsproces. Het doel hiervan is de prestaties van de organisatie verbeteren, meer werkplezier verwezenlijken en talenten ontplooien. Deze doelen kun je onder andere bereiken met online samenwerken. Goede communicatie en vertrouwen staan hierbij aan de basis. Verbeteringen in de communicatie kunnen bijdragen aan het samenwerken op afstand. Tien procent van de respondenten in het onderzoek gaf aan dat er meer vertrouwen is ontstaan tussen hen en hun samenwerkingspartner toen de communicatie tools verbeterd werden.

Het is voor een goede communicatie van belang cultuurverschillen te respecteren en deze te bespreken. Vanuit de leidinggevende posities zal een informerend signaal moeten komen om de veranderingen op het gebied van communicatie en online samenwerkingen aan te kondigen.

Ga hierover in gesprek met medewerkers zodat zij met een juiste mindset aan de veranderingen kunnen beginnen en het werkplezier toeneemt.