Ontwikkel nu juridisch beleid voor HNW!

Juridische gebeurtenissen in de zo geprezen informatiemaatschappij tuimelen over elkaar. Ze zijn divers van aard, voltrekken zich parallel aan elkaar en bovenal doen ze dat in razend tempo. Welbeschouwd nogal ongekend voor een sector waar het paradigma sinds mensengeheugens luidt dat het recht achter maatschappelijke ontwikkelingen aan hobbelt. Vergeet het maar.

De constatering vraagt om actie van bestuurders van bedrijven en overheidsorganisaties. As we speak. Voor wie twijfelt: het recht is er niet voor rechtsgeleerden, maar voor dat deel van de samenleving dat het wil regelen.

Clouddiensten

Wat vindt er dan allemaal plaats, dat mede betrekking heeft op de juridische kant van nieuwe manieren van werken? Een greep. De regering ontraadt het gebruik van cloud service providers die (ook) in de Verenigde Staten actief zijn niet, daarmee een duidelijk standpunt innemend in de discussie over het vermeende ‘datagraaien’. Maar dat betekent geenszins dat werkgevers hun personeel bedrijfsinformatie ongecontroleerd op juridisch gammele clouddiensten als Dropbox mogen laten plaatsen, waar de gebruiker zo’n opslagdienst vaak verregaande rechten op de opgeslagen informatie verleent.

Hetzelfde kunnen we stellen over de juridische verantwoordelijkheid van de werkgever voor het softwaregebruik van zijn medewerkers. Wanneer een werknemer voor zijn werk illegale programmatuur gebruikt, is de baas aansprakelijk.

Privé is privé?

Een andere applicatiecategorie voor smartphone en tablet zorgt eveneens voor rechtsontwikkelingen. Allereerst kreeg WhatsApp tot tweemaal toe de wind van voren van toezichthouders in het domein privacy. De populaire berichtendienst schendt de persoonlijke levenssfeer van gebruikers, aldus het College bescherming persoonsgegevens dat recent samen met de Canadese privacytoezichthouder de verwerking van persoonsgegevens door WhatsApp onderzocht.

Hun onderzoek wijst uit dat gebruikers van WhatsApp – behalve iPhone-bezitters met besturingssysteem iOS 6 – verplicht zijn toegang te geven tot hun vollédige elektronische adresboek, dus ook telefoonnummers van contacten die de app níet gebruiken. Dit is in strijd met Canadees en Nederlands privacyrecht. Wanneer een werknemer zijn telefoon zowel privé als zakelijk gebruikt, heeft de berichtendienst dus ook toegang tot de zakelijke contacten. De toezichthouders stellen terecht dat zowel gebruikers als niet-gebruikers van de app zeggenschap moeten hebben over hun eigen persoonsgegevens.

WhatsApp als bewijs

Belangrijk is verder de kersverse juridische status van een WhatsApp-bericht onder Nederlands recht. Let op: de twee vinkjes die de verzender van een WhatsApp-bericht op zijn mobiele telefoon ziet, leveren in een civiele procedure bewijs dat de ontvanger het bericht heeft ontvangen. Dat volgt uit een arbeidsconflict dat begin november 2012 voor de rechtbank Groningen diende. Ook bepaalde deze rechter dat een ziekmelding per WhatsApp-bericht rechtsgeldig is. WhatsApp heeft dus juridische status en dient als bewijs.

iPad= computer

Al deze cases brengen BYOD in een ander daglicht. Om nog maar te zwijgen van de fiscaalrechtelijke aspecten, nu duidelijk is geworden dat de Belastingdienst een opvallende regel strikt hanteert.

In RTL Nederland vs. Belastingdienst oordeelde de Haarlemse rechtbank vorig jaar dat een iPad een computer is. De rechtsvraag spits zich toe op de vraag of de iPad belastingvrij, zonder inhouding van loonheffing, aan de werknemers kan worden verstrekt. ‘Mede gelet op het formaat van de iPad, het geheugen van 32 GB en met inachtneming van de vele andere gebruiksmogelijkheden dient de iPad veeleer te worden aangemerkt als kleine computer die mede geschikt is voor verschillende vormen van communicatie’, aldus de rechter. De Belastingdienst stelt sinds 2011 de grens tussen ‘telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen’ op een beeldschermdiagonaal van7 inch. Daarboven zijn tablets fiscaal bezien een computer. Dat betekent dat de iPad Mini wel, en de Nexus 7 niet belast is.

Dogmatiek vs HNW

Sinds medio jaren tachtig de overheid nieuwe manieren van werken – toen was dat vooral telethuiswerk – te stimuleren. De eerste pc-privéprojecten zagen het licht. Vijfentwintig jaar later staat HNW eindelijk hoog op de agenda, want inmiddels ziet iedereen in Nederland het brede nut van plaats- en tijdonafhankelijk werken. En dat geldt ook ten aanzien van de verdere ontwikkeling van de informatiemaatschappij. Daarbij passen dus eerder fiscale stimuleringsmaatregelen dan dogmatische loonheffingen over moderne bedrijfsmiddelen.

Bovendien is de fiscale scheiding tussen ‘computer’ en ‘communicatiemiddel’ arbitrair geworden; zelfs in overtreffende trap, want bij digitale apparaten met dezelfde functionaliteiten, gaat het slechts om de vraag: is het scherm groter of kleiner dan 7 inch?

Gedegen ICT-beleid

Kennelijk is het huidige fiscale regime nog altijd onvoldoende ingericht op een van de drie dominante karakteristieken van Het Nieuwe Werken, namelijk de graduele maar tevens structurele vervaging tussen zakelijk en privé. Hoezo, leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker?

Dat laat onverlet dat werkgevers binnen de mogelijkheden die het recht – wet- en regelgeving, jurisprudentie, overeenkomsten – biedt, niet langer zonder gedegen ICT-beleid kunnen. Ook in de relatie met hun personeel!