Op afstand vergaderen; vers videosap [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Technologieën als webcam en teleconferencing bieden nieuwe mogelijkheden om elkaar op afstand te ontmoeten. Hoewel de techniek nog lang niet altijd perfect is, kan het zeker wat toevoegen aan het contact tussen mensen.

Inbellen

Stel, je zit in Dubai voor een klus, en in Amstelveen houden je collega’s een belangrijke vergadering waar je niet mag ontbreken. Wat doe je dan? Vlieg je even op en neer? Zou kunnen, maar dat kost handenvol geld en tijd en is een behoorlijke aanslag op het milieu. Of probeer je eens wat nieuwe teleconferencing tools uit? Het eenvoudigst is inbellen. Dan kun je in elk geval horen wat er gezegd wordt en kun je met een beetje goede wil van je collega’s ook je punt wel maken. Maar dan zie je nog niet de gezichten van je collega’s en mis je dus een deel van de non-verbale informatie.

Combinatie van communicatiemiddelen

Een eenvoudige webcam voegt al iets toe. Toegegeven, het blijft af en toe behelpen met een klein en schokkerig beeld (afhankelijk van de kwaliteit van de webcam en de internetverbinding), maar het is tenminste iets. Het vergt wel enige discipline, want door de vertraging op de lijn praat je al snel door elkaar heen. Eigenlijk is de webcam daarom vooral geschikt voor één-op-één-contact met een collega aan de andere kant van de wereld. Dan voegt het ook echt iets toe; uit onderzoek van onder meer TNO blijkt dat het vooral de combinatie van meerdere communicatiemiddelen is die de communicatie op afstand kan verbeteren.

Camera die zich richt op de spreker

Tegenwoordig zijn er ook allerlei geavanceerde teleconferencing tools waarmee je op afstand kunt vergaderen. Een voorbeeld is het Polycom Unified Conference Station, een telefoon waar een 360-graden camera ingebouwd is die zich automatisch richt op de spreker. Helemaal echt wordt het met Telepresence van Cisco, een ruimte met aan één kant een scherm en aan de andere kant een tafel. Hier lijkt het alsof je echt tegenover elkaar zit en is er bijna geen fysieke afstand meer. Het nadeel van deze oplossingen is dat ze nog vrij prijzig zijn en dat je dus niet altijd de beschikking hebt over zo’n toepassing. Waarschijnlijk is het echter vooral een kwestie van tijd voordat deze technologieën voor iedereen binnen bereik komen en dat we vanuit de huiskamer aanwezig kunnen zijn bij een vergadering aan de andere kant van de wereld.

Stel gebruik webcam niet verplicht

Voorlopig kiezen we ervoor om ons te behelpen met de webcam. Zoals gezegd is dit apparaat vooral handig als je wilt overleggen met een collega op kantoor of aan de andere kant van de wereld. Niet iedereen vindt dat overigens prettig en dat kun je maar het beste respecteren. Het werkt niet als je het gebruik verplicht stelt, iedereen kan zelf de communicatiemiddelen kiezen die hij prettig vindt.

Maak afspraken

Maar als je het doet, doe het dan wel goed. Maak afspraken over hoe je hem gebruikt. Wil je dat medewerkers zich fatsoenlijk aankleden als ze voor de webcam verschijnen, of mag een eenvoudig T-shirtje ook? Op welke tijdstippen wil je nog lastig worden gevallen, of gebruik je hem alleen nadat je een afspraak per mail hebt gemaakt? Gewoon even met elkaar over hebben, een paar afspraken op papier zetten en klaar.

Ben je geïnteresseerd in videovergaderen (webmeetings en webinars) en benieuwd naar welke (gratis) online tools daarvoor op de markt zijn? Kijk dan eens in het Dossier Online Webmeeting & Webinar Tools op CloudTools.nl.

Volgende week recept 34: Ga chatten; Kletskoek. Lees het vorige recept: Vergader efficiënt; Gesneden spaghetti, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.