Op maat organiseren van Het Nieuwe Werken

Bij Het Nieuwe Werken draait alles om het “werk”, en niet bijvoorbeeld om de technologie, huisvesting of mobiliteit. Het doel is niet plaats- en tijdsonafhankelijk werken, het doel is zo effectief en efficiënt mogelijk werken. Voor sommige organisaties betekent dit weliswaar plaats- en tijdsonafhankelijk werken, maar voor andere juist het tegenovergestelde. Het Nieuwe Werken is echter nooit een doel op zich en zal voor elke organisatie een andere betekenis hebben.

In het zoeken naar een passend werkconcept moet een organisatie uitgaan van het werk dat ze doet, de verschillende functies die hierin te onderscheiden zijn en hoe deze zich in de toekomst zouden kunnen ontwikkelen. Inzicht in deze ontwikkelingen geeft zicht op de wijze waarop dit werk zal moeten worden ondersteund.

Hoe inzicht te verkrijgen

Om een passend werkconcept goed op het netvlies te krijgen, is een plan van aanpak voor Het Nieuwe Werken onontbeerlijk. Dit helpt immers bij het verkrijgen van inzicht in de Het Nieuwe Werken-strategie van een specifieke en unieke organisatie.

De invoering van Het Nieuwe Werken zal immers veranderingen teweegbrengen in de traditionele ordening van het werk, in de relatie tussen werkgever en werknemer, maar ook in de relatie tussen werk en de ondersteuning van het werk, huisvesting en faciliteiten.

Stappenplan

De organisatie van het werk en kantoorinrichting staan centraal en kan in een viertal fases worden aangepakt.

Fase 1: in kaart brengen van het eigen werkpotentieel
Meet de huidige en gewenste situatie van medewerkers op de verschillende aspecten van Het Nieuwe Werken en hun veranderingsbereidheid hiervoor. Denk hierbij aan de aansturing van medewerkers door een manager; die zal wezenlijk anders en minder vastomlijnd zijn omdat er andere samenwerkingsverbanden en relaties ontstaan: samenwerken met klanten, partners, zzp’ers, onderzoekers en mensen uit specifieke netwerken.

Fase 2: berekenen van benodigd aantal werkplekken en vierkante meter
De opvatting dat werkzaamheden in één gebouw en gedurende kantooruren dienen plaats te vinden, zijn we al lang aan het verlaten. Een meting van de bezettingsgraad geeft inzicht in het huidige gebruik van ruimten en faciliteiten. Breng zorgvuldig de benodigde facilitaire ondersteuning in kaart aan de hand van persona’s en de werkelijk uitgevoerde activiteiten.

Fase 3: opstellen van een nieuw concept van werken
De informatie verkregen uit de fases 1 en 2 geef het management en de werkgroep(en) inzicht in het formuleren van de visie en de kritische succesfactoren. De gestelde uitgangspunten worden vervolgens concreet gemaakt in een pakket van eisen (businesscase). Meerwaarde ontstaat wanneer er een goed beeld is van de organisatie, de ontwikkeling van haar werk en wanneer de vraagstukken integraal worden aangepakt vanuit een duidelijke visie op het waarom.

Fase 4: implementatie van de onderdelen van de nieuwe manier van werken
Het plan van aanpak dient te worden opgedeeld in hapklare en realistische stappen. Betrokkenheid van medewerkers is essentieel. Deze dienen te worden ondersteund door middel van coaching en trainingen. Een mindmap met meer gedetailleerde items van het plan van aanpak kan sturing geven aan het gehele implementatieproces.

Het plan van aanpak is vervat in een mindmap die gratis is te downloaden. De mindmap is gemaakt met het pakket Smartdraw en indien u daarover beschikt kunnen we de Smartdraw-versie toesturen. In andere gevallen kunnen we op verzoek aanpassingen maken.