Organiseer je werk met een social intranet

Het brede scala aan mogelijkheden dat een social intranet biedt, kunnen je helpen bij het efficiënter organiseren van je dagelijkse werk. In plaats van je te laten leiden door wat er in je mailbox binnenkomt, kun je je werk ook organiseren via een social intranet. En dat levert niet alleen voordelen op voor jezelf, zoals rust in je mailbox en overzicht in je werk. Ook je collega’s hebben beter zicht op hoe bijvoorbeeld een project ervoor staat en wie wat nog moet doen.

Groepen voor elk project en product
Om je dagelijkse werkzaamheden in een social intranet te organiseren, zul je het moeten opdelen in logische groepen waarin de juiste mensen met elkaar kunnen samenwerken. Zo heeft elk project bijvoorbeeld een eigen groep. Werk je aan 6 projecten, dan heb jij toegang tot 6 groepen. Het werk dat je los van projecten doet, organiseer je ook in groepen. Je bent bijvoorbeeld lid van een teamgroep, waarin je met je directe collega’s werkt aan de verbetering van een product of een dienst.

Zo ben je al gauw verbonden aan misschien wel 10 groepen. Die groepen zorgen voor meer structuur en overzicht in al je werkzaamheden. Wil je de laatste stand van zaken weten over een project, dan hoef je niet te gaan zoeken in je mailbox. Je gaat naar de projectgroep op het social intranet en kunt op de startpagina de meest recente activiteit terugvinden.

Documenten: altijd de laatste versie
Hoe organiseer je het werk dan in al die groepen? In zo’n groep plaats je alle documenten en informatie die relevant zijn voor bijvoorbeeld het project. Zo hebben alle groepsleden op elk moment alle documenten ter beschikking en zicht op wat er gebeurt. Er zijn geen discussies over wie nu de laatste versie heeft. Je hoeft niet eindeloos je mail te doorzoeken en je wordt niet meer getergd door de melding ‘Uw postvak is bijna vol…’.

Dat lijkt in eerste veel op de gedeelde netwerkschijf, maar gaat verder dan alleen de toegang tot relevante documenten.

Communiceren op 1 plek
Ook de communicatie over het project en over de documenten gebeurt centraal op 1 plek. Je kunt elkaar vragen stellen en alle groepsleden kunnen hun voordeel doen met de geposte antwoorden. Je attendeert elkaar op belangrijke achtergrondinformatie die elders online te vinden is. Je kunt feedback geven op een document en op die manier ieders kennis inzetten voor een goed eindresultaat.

Kortom: je haalt de communicatie over het project úit de mailbox en plaatst deze centraal, bij de inhoud. Als je samen van tevoren goeie afspraken maakt over hoe je met elkaar samenwerkt en communiceert in zo’n groep, dan ben je al een heel eind op weg. Valt een van je collega’s onverhoopt terug in ouderwets mailgedrag, dan help je elkaar om de juiste route te nemen. En blijf daarnaast natuurlijk ook voldoende analoge contactmomenten houden!

Taken: inzicht in de voortgang
Als je nog een stap verder gaat, dan kun je de werkzaamheden in zo’n projectgroep inzichtelijk maken met behulp van taken. Die koppel je bijvoorbeeld direct aan een document. Welk detailniveau je zo’n taak geeft, kan per project en per persoon verschillen. Kijk vooral wat werkbaar is. De context van een document wordt op die manier heel rijk: alle versies van het document, alle reacties en de taken die horen bij een document staan allemaal op 1 plek.

In zo’n groep heb je daarmee zicht op alle taken die voor iedereen openstaan, kun je de voortgang volgen zonder dat steeds te moeten vragen en kun je als projectleider tijdig bijsturen als dat nodig is. Geen losse to-do lijstjes meer!

Meer overzicht, beter toegankelijk
Als je op deze manier stap voor stap je samenwerking gaat verplaatsen naar een social intranet, zul je merken dat het aantal mails in je mailbox langzamerhand krimpt. Want alle relevante en actuele informatie staat centraal op het social intranet, is ingedeeld in logische groepen en is op elk moment toegankelijk voor iedereen.