Papier, de grootste vijand van Het Nieuwe Werken
Door met flexplekken te gaan werken wanneer we naar ons nieuwe kantoor gaan, willen wij 30 procent of meer op het aantal werkplekken besparen. Iedereen heeft een laptop of tablet en onze automatiseerders leggen de laatste hand aan de draadloze verbindingen om ook elders te kunnen werken. En ook veel andere organisaties blijken hiermee bezig: niet meer de file in, verbeteren van de privé/werkbalans, medewerkers binden, slimmer werken, gebruikmaken van de nieuwste IT-technologie, et cetera.
Tot we vragen of de organisatie nog met papier werkt. ‘Ja natuurlijk’, antwoordt zeker 80 procent. Dat moet u dan eerst maar eens afschaffen, luidt vaak het advies van de Het Nieuwe Werken-adviseur, waarop bijna zonder uitzondering de reactie volgt: ‘Ja, we snappen best dat papier afschaffen belangrijk is en meestal kan dat ook wel, alleen niet bij ons. Wij zijn anders.’ Voor veel adviseurs is een dergelijk antwoord een bekend fenomeen; organisaties beseffen nauwelijks dat vijand nummer één van Het Nieuwe Werken papier is.
Papierberg
Wat is het gevolg? 50 Procent van alle velletjes papier die we printen, kopiëren en van anderen ontvangen verdwijnt in helaas nog steeds aanwezige prullenbakken of papiercontainers. De andere 50 procent wordt voorzien van gaatjes en komt terecht in een hoesje, mapje, klapper of ordner, om vervolgens in een bureaula of kast te verdwijnen. Niemand weet eigenlijk wat waar staat, behalve de opberger – althans, tot het moment dat die de berg ook niet meer overziet.
Als er een goede reden is om ook met Het Nieuwe Werken nog naar kantoor te rijden, is het wel omdat daar de spullen staan waarmee gewerkt moet worden. Dus, inderdaad, rollen we elke morgen rond hetzelfde tijdstip uit ons bed, de heilige koe in of dienstfiets op, om toch maar onze laden, bureaus en kasten in de buurt te hebben. Hoezo terug naar 30 procent minder werkplekken, ik moet toch bij mijn lade/ mijn kast zitten? En de claim op de eigen werkplek is nog legitiem ook.
Geen clean desk policy
Sommige organisaties nemen belangrijke besluiten en schaffen het fenomeen ‘bureaula’ af. Andere stellen nog maar één meter kastarchiefruimte per persoon ter beschikking. Als alternatief mogen de betreffende werknemers dan een verrijdbaar ladeblok hebben, dat binnen een mum van tijd zo zwaar is dat de rollatorwielen eronder het bijna begeven en het apparaat dus op een vaste plek geparkeerd blijft, onder het bureau van de papiereigenaar.
Ik loop zeer frequent organisaties in en uit die met Het Nieuwe Werken begonnen zijn. Sommigen noemen zichzelf daarbij gevorderd. Maar als je goed rondkijkt, is een clean desk policy nergens te bekennen, barst het van de bureauladen, rollatorkasten, gewone kasten, printers en kopieerapparaten, en liggen de bureaus overvol met papier en zijn volgeplakt met gele post-its waarop staat: gereserveerd. Elke ochtend is het een gevecht om werkplekken. Een aantal collega’s heeft dat gevecht opgegeven en werkt nu permanent thuis of – erger nog – heeft zich ziek gemeld: vechten om een werkplek, daar doe ik niet aan mee.
Grootste vijand van Het Nieuwe Werken
Papier is de grootste vijand van Het Nieuwe Werken en de remedie niet eenvoudig gevonden. Natuurlijk, schaf bureauladen af, haal prullenbakken weg, reduceer het aantal meters archiefplank tot het allernoodzakelijkste en zet kasten in één aparte grote ruimte ver van werkplekken. ‘Dat kan bij ons niet.’ Prima, maar accepteer dan ook dat bovenstaande dingen gebeuren en Het Nieuwe Werken qua reductie van werkplekken geen kans heeft.
Wat je beter kunt doen is alleen nog digitaal archiveren, papieren post bij binnenkomst scannen en doormailen naar de betrokkene of betrokken afdeling, harde schijven in laptops verwijderen en één groot digitaal bedrijfsarchief creëren met een doorzichtige infrastructuur, zodat iedereen weet waar is wat te vinden. Bij voorkeur in the cloud. En leer mensen daar vervolgens ook mee werken. Beloon de koplopers en laat merken dat de staartgroep mee moet. Zolang dit alles niet gerealiseerd is, is en blijft een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken kansloos.
Laden ...
donderdag, 22 december, 2011 at 11:02
Goed verhaal Loek! Zo zie je maar weer, dat ICT toch echt de driver van het nieuwe werken is.
donderdag, 22 december, 2011 at 12:45
veel woorden voor op een scherm, ik zal het even uitprinten om het goed te kunnen lezen…
donderdag, 22 december, 2011 at 12:48
Alhoewel het hier gaat over grotere organisaties die Het Nieuwe Werken omarmd hebben, kan ik het belang van werken in de cloud onderschrijven. Als ZP-er moet je al je ICT zelf regelen en is het verschrikkelijk handig om alles in de cloud te hebben.
Om maar eens op een rijtje te zetten:
1. Ik ben al een poos geleden overgegaan op (alles) Apple: mijn agenda’s en Adresboek staan in iCloud en zijn toegankelijk vanaf al onze Apple apparaten.
2. Google Apps: Ik gebruik hier Gmail en Google Docs: voor Gmail gebruik ik Postbox op de Mac en de Mail clients van de Iphone en Ipad lopen synchroon.
3. Evernote stop ik alles in. Ik heb een kleine scanner staan die rechtstreeks naar Evernote kan scannen
4 Salesforce gebruik ik als CRM systeem
5. Boekhouding: Acumulus – voor een tientje ex BTW per maand een volledige boekhoudoplossing incl. factureren
6. Harvest voor het tijdschrijven en factureren van uurtje – factuurtje
7. Dropbox voor het in sync houden van bestanden tussen mijn Mac en mijn iPhone en iPad
8. Picasa webalbums voor het online plaatsen van alle familiefoto’s
9. Crashplan die de backup van mijn Mac in de cloud bewaart.
Hiermee kan ik zo goed als papierloos werken. Helaas is er voor de boekhouding fiscaal nog een bewaarplicht anders had ik die papieren ook ingescand en in de cloud opgeborgen. Althans, ik ben er niet zeker van dat ik die mag scannen en vernietigen.
In mijn dagelijkse werk heb ik te maken met:
Mijn werkomgeving: dit is mijn Mac met de bijbehorende applicaties en Google Docs voor wordprocessing en dergelijke.
Mijn contacthistorie: zit opgeborgen in Salesforce. Daar zitten alle telefoontjes, emails en correspondentie per contactpersoon opgeslagen
Mijn archief: zit in Evernote. Doordat Evernote alles indexeert wat daarin opgeslagen wordt, is een alfabetisch/lexicografische indeling niet nodig. Soms moet je in Evernote even zoeken voordat je iets gevonden hebt (< 1 min), maar dat weegt niet op tegen het niet te hoeven indelen van je archief.
Nou is mijn pleidooi niet dat grote organisaties zich meteen moeten storten op de cloud-oplossingen die ik gebruik, maar er kan hier wel inspiratie uit gehaald worden. Veel organisaties kunnen veel efficiënter en slimmer werken door zich te verdiepen in het gedachtegoed van de lifehackers en productiviteitsgoeroes als David Allen (methode Getting Things Done).
En denk bij het invoeren van Het Nieuwe Werken ook eens aan het inzetten van een "slimmer werken" coach…
donderdag, 22 december, 2011 at 13:13
Misschien is de grootste vijand van het HNW wel de werkgever die het alleen doet om te besparen op werkplekken?
dinsdag, 27 december, 2011 at 14:25
En de werknemer die een vast flexplek wil hebben….
donderdag, 22 december, 2011 at 13:52
Ben het helemaal met Michel eens, wanneer we gebruik maken van slimme ict oplossingen om bijvoorbeeld digitaal vergaderen, lees ook deze blog van lifehacking
http://lifehacking.nl/kantoor-tips/vergaderen-met-de-ipad-een-simpele-tool/, kunnen we echt geld besparen. Daarbij vind ik dat er in elk bedrijf nog maar een paar printers, 1 per verdieping, aanwezig hoeven zijn. Wanneer niet meer elk printje eenvoudig binnen handbereik geprint kan worden gaat men vanzelf bewuster printen en zal er echt minder papier verspilt worden.
Doelen voor 2012!
vrijdag, 23 december, 2011 at 0:10
Voor die organisaties die met papier (moeten) blijven werken, is slimme, compacte en centrale, fysieke kantooropslag een must: de juiste opslagcapaciteit op een minimaal vloeroppervlak.
Zo creëer je extra ruimte voor extra werkplekken, concentratiecellen, vergaderruimte, loungeplekken of gewoon extra ruimte voor de extra ruimte.
Daarnaast zorg je zo voor beweging op de werkvloer, die op zijn beurt weer leidt tot meer communicatie en de o zo belangrijke verandering van werkhouding.
Tenslotte heeft een efficiënt en aantrekkelijk opslagsysteem een werksfeer bevorderend effect met een hogere werknemerstevredenheid en dus hogere arbeidsproductiviteit als resultaat en bindt de attractieve omgeving talent aan organisaties.
Meer weten?
Kom naar de themapresentatie “Win 50% aan Ruimte in de kantooromgeving” die tijdens de Vakbeurs Facilitair op donderdag 19 januari om 12:30 uur wordt gegeven. Toegang Vakbeurs bij voorregistratie vrij!
dinsdag, 27 december, 2011 at 14:27
Kan iemand een voorbeeld geven van een organisatie waar het per se nodig is dat de medewerkers alles op papier bij zich moeten hebben en waar het onmogelijk is om het centraal op te slaan? Ik kan er zo gauw geen 1 bedenken.
dinsdag, 3 januari, 2012 at 9:58
Flexplek …Dit is een terugdeins term. Vaak gaan medewerkers al weerstand bieden bij het horen van deze term. Ik zou zelf niet-persoonsgebonden werkplek noemen…voor de rest een logisch stukje!
zondag, 22 januari, 2012 at 10:50
Papier is een manier om gegevens op te slaan die dan later als brondocument/bewijsstuk fungeren.
De vraag die je kan stellen is “wat kan een probleem leveren bij een organisatie met het invoeren van HNW?
Als papier een mogelijk obstakel is dan hangt het ook weer af in welk opzicht.
Als ik kijk naar de organisatie waar ik werk dan wordt zoveel mogelijk papier omgezet in digitaal. Wat mij betreft zou het effectiever zijn als we direct digitaal opslaan en ervoor pleiten dat alle wetgeving wordt aangepast! We leven in een digitale wereld terwijl de wetgeving zo achterblijft waardoor we nog steeds met papierendossiers werken!