In een eerdere post over Het Nieuwe Werken op re.Public deponeerde ik de stelling dat je focus en discipline nodig hebt om meer plezier in je werk te hebben. Met mijn daarin beschreven oefeningetjes kun je erachter komen in hoeverre je verslaafd bent aan urgentie en hoeveel discipline en focus je nodig hebt om ook de kwadrant 2 prio’s van de Eisenhower matrix te doen. Een oplossing om je verder te bekwamen in ‘al je ballen in de lucht te houden’, is om gebruik te maken van een persoonlijk dashboard (PD). Dit is een plek, een soort bureaublad, op papier of elektronisch, waar vanuit je je werk organiseert.
Visuele kapstok
Dit dashboard helpt je om zowel je korte- als lange termijndoelen te halen. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd is de kans groter dat je meer plezier hebt en meer de juiste dingen doet. Dan ga je van 4 of 5 to-do lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je PC/smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen je dagplanning naar ook een ‘wekenplanning’. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op je doelen en de opbreking daarvan. Het ‘flowdiagram’ helpt je om op basis van de Eisenhower matrix alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, sms’jes etc.) goed in te plannen.
Beter balanceren door oefenen
Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden en ook dát geeft rust. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording en reflectie bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt alleen iets als je de discipline opbrengt om iedere dag weer je PD te bekijken én bij te houden. Een training en persoonlijke coaching kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 18 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren!
Integratie sociale media en bronnen
Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie onderzijde) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder. Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmap-programma. In mijn ‘papieren boekje’ kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger. Volgende keer ga ik in op het ‘over afdelingen heen denken en doen’ en doe ik verslag van een bijeenkomst over hoe we anders kunnen gaan werken in 2011.
Komen je hier verder over praten tijdens de borrel de 13e om 16.00 uur? Nog een paar plekken vrij in Het Museum voor Communicatie bij het: http://www.hypershifterslab.nl/volgende-netwerkborrel-op-13-april/ Hoop je te spreken!
Jerre.
Hoi Jerre,
het klinkt allemaal interessant maar hoe doe je dat dan zo’n PD? En zijn daar ook open source programma’s voor te vinden?
Groeten Wies
Hoi Wies,
Het begint denk ik met bewust-zijn. Nadenken over wat je drijfveer is, je (levens)principes, rollen en doelen. Zijn je kinderen net zo belangrijk als je gezondheid? En als je werk? Je relatie met je partner? Je persoonlijke groei? Allemaal belangrijk? Hoe ga je je tijd dan verdelen?
Stap 2 is om voor die orkestbak te gaan staan en dirigent van je leven te worden/blijven. Dan helpt het als je een ‘work break down’ van die doelen maakt naar jaar, kwartaal en komende weken. Een slimme agenda of smartphone kan je dan bij de les houden.
Overzicht houd je door een PD (zie hier een vb: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-downloads-die-je-helpen-effectiever-te-werken/ ) als je de weekdoelen koppelt aan je projecten en dagbesteding.
Het geheim is om de discipline en focus die je nodig hebt zo klein mogelijk te maken en uitstelgedrag te minimaliseren door slim gebruik van je PD te maken en ruimte over te laten voor minder linkerhersenhelft zaken en meer rechterhersenhelft zaken. Zie ook dit uittreksel van Daniel Pink: http://www.worldofminds.com/projects/bookreview/wholenewmind/index.html
Heb ik je wat verder geholpen?
VrGr.,
Jerre.
Hoi Jerre,
ik denk het wel. Ik ga er eens mee aan de slag!
Groetjes Wies
OK, suc6! Misschien aardig ik het kader van bewustzijn eens te checken in hoeverre je verslaafd bent aan urgentie. Die test kan je hier doen: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-downloads-die-je-helpen-effectiever-te-werken/ (onderste link).
Jerre.
Voor de liefhebbers hier nog een voorbeeld van een elektronische variant van een Persoonlijk Dashboard: http://www.academyofminds.com/wp-content/uploads/2011/05/PD-SK_JLv1-2.pdf
Suc6!
Jerre.
Beste Jerre,
Ik heb een aantal van je blogs gelezen en ze hebben me geïnspireerd om goed na te denken over mijn persoonlijke doelen (in brede zin) en de wijze waarop ik mijn tijd en werk wil organiseren. Wat ik niet direct terug kan vinden, en wat me enorm zou helpen, is een tip voor een softwareprogramma waarmee ik het best aan de slag zou kunnen gaan voor mijn persoonlijke dashboard. Ik neem aan dat er ook gratis online programma’s zijn?
Alvast hartelijk dank voor je reactie!
groet, Kirsten
Ho Kirsten,
Je kunt beginnen met een freeware programma als freemind. Mocht je je dashboard overal bij de hand willen hebben is Mindmeister prima. Als je (zoals ik liever lui dan ongemakkelijk bent) en de eenmaal ingevoerde informatie niet opnieuw wilt invoeren om andere visualisaties te krijgen dan is MindManager goed omdat er veel add-ins voor zijn. Zie bijvoorbeeld: http://www.youtube.com/user/hypershifters#p/u/7/0aiZyaZh2to
Tweet me anders hoe het gaat dan kan ik je korte tips tweeten.
Succes!
Jerre.