Richt een videogesprek zo optimaal mogelijk in

Je herkent het vast wel: je agenda zit door het op afstand werken nu tot de nok toe vol met videovergaderingen. Een interne meeting hier, een videobelafspraak om personeel gezocht daar. Maar heb jij bij elk gesprek wel het gevoel dat jouw aanwezigheid optimaal gebruikt wordt? Wellicht kun je hier nog enkele slagen halen. Let daarom zeker even op, want met deze drie tips richt jij je agenda vol videogesprekken beter in.

Tip 1: goede voorbereiding is key

Het lijkt wellicht zo makkelijk: “even snel een online vergadering.”. Dat is het natuurlijk, want met één druk op de knop zit je in de vergaderzaal en spring je na een uurtje zo over naar een ander. Efficiënter is het bijna niet te krijgen. Geen reistijd, geen verloren minuten of andere hindernissen. Met een computer en goede internetverbinding ben je er al! Maar laat dit gemak je niet weerhouden om elk videogesprek optimaal voor te bereiden. Houd elke keer een strakke agenda aan en zorg dat enkel de mensen erbij zijn die noodzakelijk zijn. Wie weet kun je een meeting zo wel verkorten van een uur naar drie kwartier of zelfs maar 30 minuten?

Tip 2: sluit slechts een gedeelte aan

Deze tweede tip sluit eigenlijk een beetje aan op de eerste tip van hierboven. Zodra er een duidelijke agenda is, kun je er ook voor zorgen dat bepaalde mensen slechts een deel van de meeting aansluiten. Kom je met een heel team samen en hoeft niet iedereen alles van begin tot einde te horen? Zorg dan dat zij weten dat ze slechts het eerste kwartier, of juist de laatste tien minuten hoeven aan te sluiten. Zo zorg je ervoor dat niet het halve team het grootste gedeelte doelloos voor zich uitstaart in de webcam. 

Tip 3: laat niemand zichzelf muten

Hoe verleidelijk is die grote mute-knop tijdens een videogesprek? Zet jouw microfoon uit en laat de rest lekker zijn woordje doen. Wellicht een makkelijke keuze, maar geen slimme. Organiseer jij een videogesprek? Zorg dan dat iedereen zijn microfoon aan heeft staan. Dit behoudt de dynamiek in de groep en het gesprek. Zodra iemand zijn microfoon uit heeft staan, zal deze minder snel iets zeggen en aansluiten op de gespreksonderwerpen. Voordat je de knop hebt ingedrukt, is het moment dat je iets wilde zeggen eigenlijk al voorbij. Hou daarom iedereen lekker actief bij de les en zorg dat de muteknop niet ingedrukt wordt. 

Hopelijk helpen deze tips jou een stuk verder in de chaos aan videomeetings. Eerst überhaupt op zoek naar mensen óm mee te meeten per video? Met het gratis cv zoeken van vacaturebanken kun jij kandidaten benaderen voor een tof videogesprek.