Richt flexplekken in; Buffet de Luxe [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Richt flexplekken in; Buffet de Luxe

Als je je medewerkers toestaat thuis te werken, dan staat hun bureau op kantoor een groot deel van de tijd leeg. Door flexplekken in te richten kun je flink op de huisvestingskosten besparen. Maar pas op: doe het om de goede reden en eigen jezelf geen privileges toe.

Bij Interpolis, het verzekeringsbedrijf waar in de jaren negentig het nieuwe werken min of meer is uitgevonden, hebben ze ooit een onderzoek gedaan naar het gemiddelde gebruik van een vaste werkplek. Dat lag onder de 50 procent. Er waren nogal wat deeltijders bij het bedrijf, maar daarnaast werd de leegstand veroorzaakt door ziekte, vakanties en medewerkers die veel buiten de deur waren of in een vergadering zaten.

Dit onderzoek was voor Interpolis aanleiding om in het nieuwe hoofdkantoor fors te snijden in het aantal werkplekken en om de flexibele werkplek te introduceren, de flexplek. Destijds heette het trouwens nog activity based working: je zocht op basis van het soort activiteit dat je wilde uitvoeren een werkplek die daarbij paste.

Tekort aan werkplekken?

Inmiddels hebben veel organisaties het voorbeeld van Interpolis gevolgd. Zij hebben het aantal werkplekken teruggebracht tot 70, 60 en soms wel 50 procent van het aantal werknemers en konden daarmee fors besparen op hun huisvestingskosten. Toch is lang niet iedereen blij met deze trend in de kantoorinrichting. Vooral medewerkers hoor je nog wel eens klagen, met name over het tekort aan werkplekken.

Waarschijnlijk heeft de organisatie waar zij werken haar huiswerk dan niet goed gedaan en heeft men zich vooral blind gestaard op de kostenbesparing en zich onvoldoende gerealiseerd dat er wel wat meer bij het nieuwe werken komt kijken dan het inrichten van een paar flexplekken. Men heeft bijvoorbeeld niets gedaan aan de heersende aanwezigheidscultuur binnen de organisatie, waardoor meer medewerkers zich verplicht voelen om naar kantoor te gaan dan waarop was gerekend. Of de directie heeft voor zichzelf een uitzonderingspositie bedongen en zich een grote eigen kamer toegeëigend.

Dat mag natuurlijk, en er is zelfs wel wat voor te zeggen (vertrouwelijke gesprekken), maar het zet wel kwaad bloed bij degenen die hun vaste plek met familiefoto hebben moeten inleveren.

Leef je uit

Dus first things first: eerst ruimte voor telewerken en eerst de aanwezigheidscultuur aanpakken, en als dat een beetje werkt, dan pas de vaste werkplek afpakken. Vervolgens kun je het zo mooi maken als je zelf wilt. Je kunt speciale loungeplekken creëren en café-achtige ruimtes met echt goede koffie. Je kunt een stilteplek maken of kleine cellen waar je geconcentreerd aan een rapport kunt werken. Leef je uit.

Geen inspiratie? Ga dan eens kijken bij de inmiddels bekende voorbeelden Interpolis, Microsoft, e-office of Rabobank. Eindelijk begint het kantoor een beetje te lijken op de plek voor inspiratie die het zou moeten zijn in plaats van op de fabriek die het nu nog vaak is. Eindelijk wordt naar kantoor gaan ook een beetje leuk.

Volgende week recept 28: Het kantoor als ontmoetingsplek; Hippe krieltjes. Lees het vorige recept: Deel je agenda; Informatie à la minute, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.