Schoolvoorbeeld Het Nieuwe Werken bij de overheid

Wim Schreuders is inspecteur generaal (IG) van de nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit (nVWA) en een voorvechter van Het Nieuwe Werken bij de overheid. Binnen tien maanden voerde de nVWA HNW door. Hij vertelt Het Nieuwe Werken Blog hoe dat zo razendsnel is gelukt. ‘De organisatie enthousiast krijgen was relatief makkelijk: Het Nieuwe Werken was voor iedereen een oplossing.’

Win-winsituatie

Als IG is Wim Schreuders verantwoordelijk voor het samenvoegen van drie overheidsorganisaties tot de nieuwe organisatie nVWA.
Schreuders: ‘Bij de fusie van de Voedsel en Waren Autoriteit, de Algemene Inspectiedienst (AID) en de Plantenziektenkundige Dienst (PD) was het probleem dat één in Den Haag was gevestigd, één in Kerkrade en één Wageningen. Twee van de drie organisaties hadden daarnaast meerdere vestigingen, verspreid over het land. Om dat om te lossen werd besloten om het nieuwe hoofdkantoor in Utrecht te vestigen, weliswaar op loopafstand van het centraal station, maar toch erg ver van met name Kerkrade en Groningen. De weerstand in de organisatie was dan ook enorm. Het zou immers leiden tot een buitenproportioneel aantal reisbewegingen en het talent dat niet wilden reizen, zou ik moeten ontslaan. Eeuwig zonde natuurlijk.

‘Bij een dergelijk gecentraliseerde organisatie zou bovendien een groot probleem ontstaan bij het aantrekken van nieuw talent, dat immers ook in Groningen en Limburg wordt opgeleid. Het laatste wat ik wil is onze eigen markt voor nieuw talent beperken. En reken maar dat we over een jaar of vijf weer in de situatie komen dat we moeite hebben om medewerkers te vinden. Dan ben je niet blij als je alleen in een cirkel van één uur rond Utrecht kunt zoeken!

‘Alles viel op zijn plek toen wij in Utrecht een pand vonden dat niet groot genoeg was voor het hoofdkantoor en waar dus niet voldoende werkplekken waren. Daarbij: ik werk overal en heb geen dagelijks toezicht nodig, dus dat geldt voor iedereen. De organisatie enthousiast krijgen was vervolgens relatief makkelijk: Het Nieuwe Werken was voor iedereen een oplossing. De mensen in Groningen en Limburg waren blij: ook zij kunnen werken bij de nVWA. En als niet iedereen dagelijks aanwezig zou zijn, was het nieuwe pand bovendien groot genoeg als hoofdkantoor. Ik had een win-winsituatie te pakken.’

Inrichting

Het flexconcept, een heel open concept, is rigoureus ingevoerd in het nieuwe hoofdkantoor.
Schreuders: ‘Dat betekent dat ook ik, toch hoog in de organisatie, geen eigen kamer heb. Mijn plaatsvervanger evenmin. Ook niet stiekem. Het was voor mij belangrijk dat wij, noch onze zeven directeuren een eigen kamer zouden hebben. Dat vonden ze inderdaad wel wat rigoureus. Ik snap dat, maar als ik het loslaat, ben ik de pisang, want dan gaat iedereen een eigen plek eisen.

‘We hebben nu veel verschillende werkplekken. Open, afgescheiden met schotjes, concentratiewerkplekken en overlegtafels met een soort vliegtuigstoelen. Aan die laatste zit ik zelf veel. Het enige punt is dat als ik daar zit en mensen vertrouwelijk met me willen praten, dat niet geheel lukt. Ik loop er dus tegenaan dat een plek om vertrouwelijk met iemand te praten, moeilijk is. Gelukkig hebben we een goed geoutilleerd bedrijfsrestaurant, met hoekjes waar je privé kunt zitten. Hoewel ik dit probleem per dag gelukkig maar een halfuurtje heb, moeten we wellicht nog privacyplekken organiseren. Er zijn weliswaar van die concentratieplekken, maar niet zo gek veel; in verhouding één op tien.’

Digitalisering

De nVWA is nog niet zo ver dat er een digitaal dossier is opgezet. En omdat daarvoor het totale werkproces moet worden aangepast, is ze daar de komende jaren nog volop mee bezig.
Schreuders: ‘Op elke verdieping staan nu nog elektronische rolkasten waar iedereen een eigen halve meter tot zijn beschikking heeft. Verder hebben we alleen bij de secretaresses kastruimte. Er zijn lockers die door iedereen te gebruiken zijn – één per persoon. Met je toegangsbadge maak je een algemene locker tot jouw tijdelijke locker. De secretaresses hebben ook als enige vaste plekken, een ankerpunt om te laten weten dat je aanwezig bent. Verder kan niemand zijn spullen op een bureau laten liggen; je hebt immers geen bureau. Dat doet ook niemand. Best gek als je na vijf uur door het gebouw loopt. Alleen aan de volle prullenbakken kun je zien dat er die dag is gewerkt.

‘En doordat niemand een vaste plek heeft, moet je soms de telefoon pakken om uit te zoeken waar een collega zit. Vaste telefoons hebben we overigens ook niet meer, behalve de secretaresses. Daarbij heeft iedereen een laptop en is er wifi in de kantoren. Dat had overigens nog heel wat voeten in de aarde, het vraag immers om extra beveiliging. En dat brengt extra kosten met zich mee, ja.’

Voorloper

Binnen het ministerie van EL&I is nVWA een voorloper.
Schreuders: ‘We gaan veel verder dan onze departementale serviceverlener Dictu (Dienst ICT Uitvoering) had gedacht. De vraag is hoe dit moet worden gefinancierd. En de kosten gaan voor de baat uit. In the end is het zo dat als je een goed verhaal hebt en een goed concept, het wel lukt. Alleen kost het me erg veel energie om het voor elkaar te krijgen. Maar dan heb je wel wat.’

Tip

Tot slot een tip voor (nieuwe) HNW’ers.
Schreuders: ‘Als je als top van een organisatie echt Het Nieuwe Werken wilt invoeren, is het noodzaak dat je zelf meedoet. 100 procent.’

In deel twee van het interview, volgende week op HNWBlog, belicht Wim Schreuders de cultuurkant van de invoering van HNW bij de overheid.