Snel je papieren op orde [#slimmerwerken]

Clean desk voor Het Nieuwe WerkenHoewel we van onze stapels papieren steeds meer over gaan op digitale ‘stapels’, kom ik nog veel mensen tegen die hun fysieke documenten niet op orde hebben. Hierbij beschrijf ik graag zes supertips om binnen heel korte tijd veel meer orde te krijgen. Wist je bijvoorbeeld dat je 90 procent van je administratie nooit meer inkijkt?

Zes bruikbare tips

1) Loop je ordners en mappen in de kast eens een keer snel door. Veel oude informatie kan waarschijnlijk wel weg. Geef de ordners die blijven een duidelijk etiket in grote zwarte letters. Zo kunnen jij en de mensen om je heen alles gemakkelijk terugvinden. Misschien kom je dubbele ordners tegen die je kunt samenvoegen.

2) Veel mensen bewaren veel te veel papieren. Wist je dat je 90 procent van je administratie nooit meer inkijkt? Veel bewaar je omdat je niet weet of je het mag weggooien. Vraag op je werk dus na welke documenten jij moet bewaren, welke op afdelingsniveau kunnen worden bewaard en wat er naar het archief moet. Uiteraard mag je documenten bewaren, omdat je dat leuk of interessant vind, maar creëer vooral niet je eigen bibliotheek!

Clean desk voor Het Nieuwe Werken3) Bewaar binnengekomen papieren op één vaste plek. Een postbakje IN is hiervoor heel geschikt. Denk hierbij echt aan alle papieren, dus niet alleen post, maar ook artikelen, tekeningen, bonnetjes, tijdschriften en documenten. Zo voorkom je dat er van alles en nog wat los rondslingert.

4) Ben jij een groot fan van Post-its? Wist je dat deze briefjes oorspronkelijk zijn uitgevonden als boekenlegger en helemaal niet bedoeld waren als notitiebriefjes? Noteer vanaf nu alles wat je moet doen in een digitaal takensysteem. Zo ben je nooit meer een briefje kwijt.

5) Ik ben idolaat van termijnboeken. Een termijnboek gebruik je voor papieren die je… pas op termijn nodig hebt. Het woord zegt het al. Dit boek bevat 31 genummerde pagina’s die corresponderen met de dagen van de maand. Stop stukken die je op een bepaalde datum nodig hebt bij de juiste datum van de maand. Vergaderstukken, routebeschrijvingen, theaterkaartjes, stukken die je nodig hebt bij een afspraak, alles kan worden opgeborgen. De afspraken blijf je gewoon in je agenda noteren, maar je hoeft niet meer je agenda vol te stoppen met losse papieren.

6) Zorg dat je van nu af aan minder papieren ontvangt (hoe minder je krijgt, hoe minder te je hebt te ordenen immers). Gebruik een nee/ nee-sticker. Zeg abonnementen en rondzendingen op. Vraag notulen en dergelijke digitaal te ontvangen. Zelfs de Eerste Kamer is over op de iPad, dat scheelt stapels papier. En een clean desk is het halve begin voor een goede start van Het Nieuwe Werken!

Deel dit artikel met anderen
Annemiek Tigchelaar - Sr.Professional Organizer en werkplektrainer
Annemiek Tigchelaar brengt orde in tijd en zaken. Zij traint en adviseert diverse organisaties in timemanagement, efficiënt e-mailen en HNW. Zij is onder andere trainer bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers en aangesloten bij Assemblee sprekersbureau. Daarnaast is zij auteur van 'Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor' en van 'Grip op je e-mail = grip op je werk'. www.toporde.nl
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

8 reacties


    Leonie Bruning zegt:

    Hallo Annemiek,
    Handige tips! Als ik er nog 2 aan mag toevoegen:

    a) ga eens verhuizen.
    Een verhuizing is dé gelegenheid om schoon schip te maken en al die oude documenten die niet bewaard hoeven te worden te vernietigen. (Behalve natuurlijk wat je wettelijk gezien 5 jaar moet bewaren).

    b) print niet alle e-mail die je ontvangt.
    Ik sta er soms versteld van hoeveel e-mail berichten er worden afgedrukt op papier.
    Zonde van de energie (van jezelf, omdat je het moet opbergen, en van de printer die stroom en cartridges kost) en denk ook eens aan het milieu……

    Voor tips over het in de hand houden van je e-mail verwijs ik graag naar het volgende artikeltje:
    http://wp.me/pOU8p-3h 

    Groeten,
    Leonie Bruning, BGE Training & Consultancy 

      Annemiek Tigchelaar zegt:

      Hallo Leonie,

      Bedankt voor je leuke reactie. In tip a schuilt echter ook een groot gevaar. Meestal wordt er door tijdnood niet schoon schip gemaakt voor een verhuizing en worden er snel verhuisdozen vol geladen. Naar deze dozen wordt vervolgens niet meer om gekeken en blijven in een hoekje staan….. Voor bedrijven is de bewaartermijn overigens 7 jaar en voor sommige bedrijven is deze juridisch gezien wel 20 jaar, dus even oppassen met wat je weg doet!

      Bij tip b sluit ik me helemaal aan. Gelukkig wennen steeds meer mensen aan het lezen van documenten op hun beeldscherm.

      Groeten,
      Annemiek Tigchelaar

    Anoniem zegt:

    Allemaal inscannen en bewaren in Evernote. Lekker weggooien daarna. In Evernote kun je er ook nog eens doorheen zoeken met OCR herkenning.

    Antoine van Dinter zegt:

    Handige tips. Waar kan ik termijn boeken kopen?

      Jos v.d. Voort v.d. Kleij zegt:

      Google eens op 43 folders. Dat is een “tickler” systeem bedacht door David Allen van de methode Getting Things Done. Het bestaat uit 43 hangmappen: 12 voor de maanden en 31 voor de dagen.

      Wat je wilt bewaren om in de toekomst te bekijken stop je voor de huidige maand in de dag map van de dag dat je er naar wilt kijken. Voor zaken die wat verder weg liggen dan de huidige maand, stop je het in de map van die maand.

      Nu volstaat om elke dag even te kijken in de map van die dag in je 43 mappen. Op de 1e van de maand leeg je de map van die maand en stop je het in de dagmappen voor de rest van die maand. Als je alles merkt met een post-it met een dagnummer voordat je het in de maandmap stopt, is dit maandelijkse klusje een fluitje van een cent.

      Veel systemen waar je Getting Things Done in toe kan passen, zijn in staat om op een bepaalde datum een taak/actie in je to-do lijst te plaatsen. Omdat ik een (bijna) volledig paperless kantoor heb, doe ik het iets anders. Ik scan het document in en sla het op in in een actie die ik plan op de datum dat ik er naar wil kijken. Op de dag dat ik er iets mee moet, komt die vanzelf op mijn actielijst te staan.

      Voorbeeld: als coach wordt ik regelmatig uitgenodigd voor trainingen om mijn accreditatie als beroepscoach te behouden. Vaak zijn dat trainingen die 3 tot 6 maanden in de toekomst liggen. Ik scan de folder in, of – als het een email is – knip en plak ik het in een actie. Ik agendeer de actie een paar dagen voor de inschrijfdatum sluit. Op dat moment heb ik een veel beter beeld van mijn agenda en is het makkelijker voor me om te beslissen of ik naar die training ga.

      Het belangrijkste, het foldertje slingert niet maandenlang in mijn inbakje of de mail hangt niet maandenlang in mijn inbox. Het is uit beeld tot ik het nodig heb. Zo ook trouwens met de 43 mappen.

    Jos v.d. Voort v.d. Kleij zegt:

    Ik ben een enorme fan van Evernote en gebruik dat als mijn digitale archief. Omdat Evernote alle ingescande documenten OCR’t, dus indexeert, is het terugvinden van die documenten een fluitje van een cent. Je hoeft in Evernote dus niets alfabetisch/lexicografisch op te bergen. Ik heb een stuk of wat mappen waar stukken in terecht komen omdat ik het soms handig vind om vanuit zo’n map te werken omdat ik daar gelijksoortige documenten in opgeborgen heb.

    Alle andere documenten (denk aan correspondentie en dergelijke) berg ik op bij de betreffende persoon in mijn CRM systeem. Google Docs is de plek waar ik documenten bewaar die ik regelmatig nodig heb en vaak wijzigingen in aanbreng.

    Zo heb ik een archief (Evernote), contacthistorie (CRM systeem) en een “werkplaats” (Google Docs) van waaruit ik werk. Afgezien van wat los materiaal wat ik tijdelijk bij de hand moet hebben is mijn kantoor volledig paperless. (Behalve de boekhouding dan omdat de fiscus nog wat achterloopt.)

    Roni zegt:

    Doet me denken aan een artikel wat ik van de week las over goedkoper printen, stonden ook nog een aantal tips om printen te voorkomen 😉

    http://www.vuljespaarpot.nl/gooi-je-geld-niet-weg-6-slimme-tips-om-goedkoper-te-printen/ 

  • Trackbacks

  • Trackback van De interessantste Slimmer Werken meuk van week 43 - Niels Gouman
    woensdag, 2 november, 2011

    […] that we’ll act on those email messages faster increases the urge to process email more often.Snel je papieren op orde Zes supertips om binnen heel korte tijd veel meer orde te krijgen. Wist je bijvoorbeeld dat je 90 […]