Stap voor stap naar Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken brengt – het woord zegt het al – nieuwe manieren van werken met zich mee en dit heeft ontegenzeggelijk een aantal consequenties. Niet per se allemaal tegelijkertijd of in een bepaalde volgorde, maar de gevolgen ervan zijn wel zichtbaar. In de vorm van flexplekken, clean desk werken en digitaal (papierarm) werken met de iPad of tablet. Een stappenplan.

Je begint met je directe werkomgeving en verzamelt al je papierwerk van je bureau, de laden, vensterbanken, je koffer, tassen, kasten en dat leg je op je bureau. Je maakt diverse stapels en je begint met de eerste. Daarbij is het handig allereerst al je actuele documenten aan te pakken. Je begint met het bovenste papiertje en neemt daar een besluit over volgens het beslismodel. Dat luidt als volgt: als je…

• … het moet en kunt afhandelen, en de actie kost minder dan drie minuten: doe het meteen;
• … het moet en kunt afhandelen, en de actie kost meer dan drie minuten: stop het in je postbak/ mapje Actie en plan het in je agenda;
• … het wel moet afhandelen, maar niet nu: stop het dan in je werkarchief bij het betreffende onderwerp en noteer het op je actielijst of to do-blocnote;
• … het niet kunt afmaken omdat je op informatie van een ander zit te wachten, leg het in de Afwachten-bak/ mapje;
• … als je er zelf niets mee moet, doe het in een Uit-bakje met een briefje voor degene die het moet doen. Delegeren dus;
• … het moet bewaren omdat het aansluit bij wat je aan het doen bent, maar je hoeft er niets mee? Archiveer het in de desbetreffende werkmap of check of je het digitaal hebt. Indien je het digitaal hebt, kun je het printje weggooien;
• … het misschien in het centrale archief kunt stoppen: doe het nu! Gebruik je bakje Uit om meer te verzamelen voor het centrale archief en breng het na je opruimsessie daadwerkelijk weg;
• … het moet archiveren in het team of afdelingsarchief: doe het nu! Gebruik desnoods het bakje Uit als deze archieven zich niet in je directe omgeving bevinden;
• … er een nieuwe hangmap voor kunt maken als het een nieuw project of een nieuwe kerntaak is die binnenkort gaat starten: maak dan een nieuwe map;
• … het kunt weggooien: gooi het dan weg!

Werk zo alle papieren weg en zoek voor alle items een prettige en logische plek. Geef alle ordners en mappen een label, zodat je alles weer makkelijk terug terugvinden.

Voor alles geldt: als je het ook digitaal hebt, kun je het printje weggooien. Als je het printje bewaart omdat het je helpt herinneren aan een taak, kun je die het best noteren in je to do-blocnote, of beter nog: in je digitale takenlijst of in je agenda (als het op een bepaalde datum af moet zijn). Daardoor heb je geen papieren document meer nodig dat jou moet helpen herinneren aan het feit dat je nog iets moet doen.

Wist je dat…

… opruimen positieve energie genereert, terwijl zoeken alleen maar energie kost? Je kunt dus beter gaan opruimen in plaats van zoeken (80 procent kans dat je tijdens het opruimen tegenkomt wat je zocht). Ook niet onbelangrijk is dat je niets teruglegt zonder dat je er een heldere beslissing over hebt genomen:

• bewaren en afhandelen;
• bewaren en actie plannen;
• archiveren;
• naar iemand anders brengen;
• weggooien.

Neem dan pas het volgende stuk papier ter hand en neem een beslissing. Herhaal dit keer op keer op keer, totdat je bij het laatste document van de stapel bent aangeland.

Maar… wat doe ik met mijn fotolijstjes?

Komen we tot slot bij het laatste heikele punt. Over het algemeen krijgen medewerkers van bedrijven waar Het Nieuwe Werken is ingevoerd dus een meter plank tot hun beschikking of een locker. Als je eenmaal geschoond hebt en met een minimum aan papier werkt, blijft er genoeg ruimte over om een leuk fotolijstje in je locker te doen. En mocht je dat het meest idiote vinden wat je ooit gehoord hebt: vraag aan de ict-afdeling of ze een screensaver van je favoriete foto’s willen maken. Mag dat niet, dan kun je altijd nog overwegen om naar je mailbox een aantal leuke foto’s te sturen en deze open te zetten. Daarmee creëer je je eigen screensaver.