Bij het digitaliseren van je werkdossier, loop je tegen het probleem aan dat het aantal MB’s op je computer toch ook echt z’n beperkingen kent. Dus wil je niet alleen een schoon bureau, maar zeker zo graag een schone harde schijf, dan moet je dus slim te werk gaan. Denise Hulst weet hoe. En biedt bovendien een document boordevol andere handige en onmisbare Outlook-tips. Doe er je voordeel mee!

Na vorige week de veranderingen die met HNW komen – digitalisering, flexplekken, clean desk – en hoe je daarop aan te passen te hebben besproken, biedt Denise Hulst een overzichtelijk stappenplan inclusief beslismodel om dat digitaliseren en schone bureau te bewerkstelligen. Bovendien genereert opruimen positieve energie, terwijl zoeken alleen maar energie kost. (Maar wat doe je zonder bureau nou toch met je fotolijstjes?)

Voor veel medewerkers is digitaal werken niet vanzelfsprekend of gemakkelijk. Het kan zelfs grote weerstand oproepen. Daarom is het niet heel slecht te weten dat uit onderzoek naar de hoeveel tijd die een gemiddelde manager kwijt is met het zoeken naar documenten blijkt dat dit zes weken (!) per jaar is. Terugrekenend naar weken, is dat vijf uur per week. Dat is dus een uur per dag, rekent Denise Hulst voor. Dit doe je eraan.

‘Ja natuurlijk’, antwoordt zeker 80 procent van degenen die wordt gevraagd of zijn organisatie nog met papier werkt. En hoewel het belang van het afschaffen van al dat papiergebruik eenieder duidelijk is, lijkt dit alleen mogelijk te zijn bij ánderen. Papier is daarmee vijand nummer één van Het Nieuwe Werken, stelt Loek van den Broek. Hoog tijd om daar wat aan te doen. En hij weet wel hoe.

Ook een sloddervos waar het de rondslingerende papieren op je bureau betreft? Geen goed begin van Het Nieuwe Werken. En aangezien we 90 procent van deze administratie nooit meer inkijken: de bezem erdoorheen! Wist je bijvoorbeeld dat Post-its niet waren bedoeld als notitiebriefjes, maar als boekenlegger? Gebruik daarom vanaf nu een digitaal takensysteem. Annemiek Tigchelaar heeft meer goede raad.

De eigen werkplek inleveren? Het kan helaas op grote bezwaren stuiten. Want wat te doen met de privéfoto’s en papieren documenten? Van het wegbergen van persoonlijke bezittingen tot een digitale to-do lijst. Annemiek Tigchelaar zet de oplossingen voor een clean desk op een rij. Het Nieuwe Werken kan van start.

De zomerperiode is het ideale moment om je archieven weer eens op te ruimen, vindt Sanna van der Wijst, die met Eneco bezig is met de voorbereidingen op Het Nieuwe Werken. En daar hoort digitaal werken ook bij.