Het klinkt goed, maar wat is slimmer werken eigenlijk? Waarom hebben zoveel mensen hier moeite mee? Of hebben ze er elke dag stress van? Schieten ze in harder werken? Er staan overal tips om slimmer te gaan werken. Hoe weet je precies welke tips voor jou goed werken? Er lijkt geen ‘one size fits all’ te bestaan. Hoe omzeil je de bekende valkuilen?

Hoe ga je met je tijd mee? Hoe komen medewerkers in beweging? Deze vragen lijken nu relevanter dan ooit. Maar waarom? Dat de wereld verandert is niet nieuw. Er wordt wel gezegd dat de snelheid waarmee de vernieuwingen elkaar opvolgen exponentieel toeneemt, maar is dat ook zo?

Mijn collega Wies en ik waren door onze collega’s uit India uitgenodigd om International Women’s Day met hen te vieren. Een inspirerend bezoek, waarbij ik niet alleen mijn collega’s in Pune in levende lijve kon zien, maar ook een kijkje kreeg in de toekomst van India.

Het is niet gemakkelijk om mensen te motiveren deel te nemen in een verandering als Het Nieuwe Werken. De psychologische theory of planned behaviour, ontwikkeld door Fishbein en Ajzen, maakt overzichtelijk wat er allemaal voor nodig is.

Werken op een gemiddeld kantoor wordt wel eens aangeduid als een aaneenrijging van verstoringen. Dit is op zich een vreemde duiding van een werkplek die juist gericht is op werken met je hersenen. Het is alsof je in een fabriek het productieproces steeds onderbreekt voor een activiteit die niet direct iets bijdraagt aan een betreffende productielijn. Werken op kantoor blijkt wat dit betreft toch minder geordend en georganiseerd dan een industrieel proces. Maar waarom eigenlijk?

Bij Het Nieuwe Werken (HNW) kunnen medewerkers werken onafhankelijk van plaats en tijd. Voor leidinggevenden betekent dit sturen op output en niet meer op aanwezigheid. Zij moeten er op vertrouwen dat de medewerker buiten hun gezichtsveld hun ‘dingen doen’, en dat medewerkers zich verantwoordelijk genoeg kunnen gedragen om die klussen ook echt te klaren. Oef. Dat is nogal een breuk met het verleden.

Een nulmeting met op zijn minst één vervolgmeting: in menig veranderprogramma is het vaste prik. We willen tenslotte weten of de interventie effect heeft gehad. Om tussentijds te kunnen bijsturen en/of om directeuren gerust te stellen: jawel, de investering verdient zich terug. En meten is weten. Toch?

Het Nieuwe Werken en innovaties op technologisch gebied zorgen ervoor dat mensen steeds meer gaan multitasken. We zien bijvoorbeeld steeds vaker dat mensen social media niet alleen op een loos moment gebruiken maar ook terwijl ze eigenlijk met hun hoofd bij andere taken moeten zitten. Ook is het steeds gebruikelijker om een collega even tussendoor aan te schieten en iets te vragen.

Bij de overgang naar een nieuwe manier van werken lijkt het soms net alsof je in de film “Groundhog Day” gevangen zit in een tijdlus die zich iedere keer weer herhaalt. En toch blijft het leuk en uitdagend om net als Phil de geleerde vaardigheden en opgedane (voor)kennis te gebruiken en interventies te verzinnen die vergissingen, misstanden en ongelukken proberen te voorkomen.

Mijn agenda staat vol met afspraken voor overleggen, netwerklunches, en borrels. Tijdens al deze samenkomsten is de verwachting dat ik, naast aanwezig, ook zichtbaar ben, me profileer, whiteboards vol teken, en mijn ideeën, visie en meningen voor de vuist weg pitch. It’s part of the job, zeker als externe raadgever bij een opdrachtgever. Ik word, letterlijk, doodmoe van zo’n agenda: Ik ben introvert in een door extraversie gedomineerde maatschappij.

Samenwerken met social collaboration tools is dé weg zijn die we moeten bewandelen; het gaat niet vanzelf, maar ik maak me deze manier van werken graag eigen. Ik ben er van overtuigd dat ik hiermee verloren en verspilde werktijd terug win. Sterker nog: ik denk dat ik er zelfs extra tijd bij krijg!

Klanten zitten soms met een dilemma. Moeten we eerst werken aan onze waarden en die vertalen naar gedrag? Of met Lean aan de slag op de werkvloer? Sturing van gedrag, vraagt gedragen sturing.

Met de komst van HNW zijn de communicatiemogelijkheden fors toegenomen. En toch lijkt het erop dat we nog nooit zo onbereikbaar zijn geweest als nu. Van stroperige werkprocessen, trage besluitvorming tot slechte communicatie en grote verwarring. Hoe kan dat toch?

In de huidige tijd geldt voor veel werkzaamheden dat je niet meer naar je werk hoeft, maar dat je gewoon aan het werk gaat. Het maakt niet uit waar je het doet. Als je het maar doet. Toch zijn er nog steeds organisaties op zoek naar het ideale kantoor, makelaars die ideale kantoren verkopen, architecten die ideale kantoor ontwerpen, inrichters die ideaal kantoorinrichting verkopen. Maar gaat het nog wel om het ideale kantoor?

Waarom hebben leidinggevenden toch zoveel moeite een omgeving voor hun medewerkers te creëren waar zij zich durven en kunnen ontwikkelen? Als ouder weet Roos Wouters dat mijn kinderen het beste leren en zich het snelst ontwikkelen als ze zich veilig voelen. Als ze zich vertrouwd voelen en mogen experimenteren. Dat werkt met werknemers ook zo, schrijft ze terug aan Annelies Rulkens-Zielman in deel 3 van een briefwisseling.

Vergaderingen zijn vaak ronduit inefficient. Slechte voorzitters of langdradige collega’s zijn daarvoor vaak een oorzaak. Toch ligt het vooral aan de tijd ver voor de daadwerkelijke vergadering: de voorbereiding.

Roos Wouters en Annelies Rulkens-Zielman vroegen elkaar waarom mensen, die toch vaak een aanzienlijk deel van hun leven besteden aan het vergaren van inkomen, zo weinig tijd en aandacht besteden aan de vraag hoe we dat het beste kunnen (blijven) doen? Waarom blijven we vaak niet openlijk met elkaar in gesprek over de vraag wat we als individu en als team nodig hebben om ons doel zo goed mogelijk te bereiken. Deel 1 van een briefwisseling.

Bedrijven die Het Nieuwe Werken (HNW) invoeren, hebben hiervoor vaak meerdere redenen. Te denken valt aan een toename van de productiviteit van werknemers, kostenbesparing of het aantrekkelijker worden als werkgever.